信息管理概述

2.1　信息管理概述

信息管理是人类为了收集、处理和运用信息进行的社会活动。信息管理的兴起不是偶然的，它是科学技术的发展、社会环境的变迁、人类思想的进步所造成的必然结果和必然趋势。

2.1.1　信息管理的基本概念

所谓信息管理是指人类对于社会活动的各种相关因素进行科学的计划、组织、控制和协调，以实现信息资源的合理开发与有效利用的过程。它包括微观上对信息内容的管理和宏观上对信息机构和信息系统的管理。其中微观主要指对信息的组织、检索、加工和服务等。

信息管理是由活动主体、活动对象、活动手段等要素构成的，在信息管理活动中表现为信息人员利用所掌握的信息技术，控制和利用信息资源来达到组织目标的活动过程。

2.1.2　信息管理的原则

1．系统原则

信息管理的客体是一个有机整体，需要对各部分进行通盘考虑，并且要从其发展过程中表现出的规律不断修正对客体的认识。在选择方案时也要从整体优化出发，调整局部关系，根据工作的目的和条件选择满意度最高的方案。

2．整序原则

整序原则是指对信息按照“关键字”进行排序，使信息的总体内涵和外延更容易显现，方便使用者检索和利用。管理者也可以对同一组信息选择不同的特征进行整序，从而获得满足自己需要的信息序列。

3．共享原则

共享原则包括以下两个方面：其一，信息管理者要善于最大限度地使组织成员将所拥有的全部信息都贡献出来，供组织及全体成员使用；其二，信息管理者要通过信息法律、信息伦理及技术手段，约束人们的信息活动，防止信息的非法使用，保证信息安全。

4．搜索原则

搜索原则是指信息管理者在管理活动中千方百计地寻求有用信息的管理思想，包括：事前的有意搜索、随意获取以及依靠他人和社会的求助搜索。为保证搜索到有用信息，信息管理者还要明确搜索范围，掌握有效的搜索方法。

5．激活原则

激活原则是指在已获得的信息基础上进行综合转换、逻辑推理和联想等，从而得到人们所需要的新信息，激活信息体现为管理者服务的管理思想。

2.1.3　信息管理的任务

信息管理的基本任务是建设和管理各级各类的信息系统。具体地说，分为以下几个步骤：

1．信息管理计划的制订

信息管理计划包括信息资源计划和信息系统计划。前者是信息管理的主计划，是对组织活动中所需要的信息，从采集、处理、传输到使用和维护的全面计划。后者是信息管理中的一项至关重要的专项计划，是信息系统建设的行动安排和纲领性文件。信息管理计划的主要内容是：信息网络和信息系统的规划设计、信息收集计划、信息传递程序、信息利用计划以及信息人员培训计划等。

2．信息机构的建立

建立信息机构，制定信息管理的规章制度，选配信息人员并与信息活动和信息技术有机结合。这部分工作主要包括：信息系统的研发与管理、信息系统的运行维护与管理、信息资源的管理与服务、信息管理组织有效性的提高。

3．组织成员行为的指导

对组织人员的信息行为进行指导和施加影响，使成员能够自觉为实现组织的信息管理目标而努力工作。信息管理领导者的职责包括：参与高层决策，提供解决全局性问题的信息和建议；负责制定组织信息政策和信息基础标准；负责组织开发和管理信息系统；负责协调和监督各部门的信息工作；负责收集、提供和管理组织的内部信息、外部信息以及未来预测信息。信息管理的这一任务的目标是通过调动一切组织资源将个人目标和组织目标结合起来，最大限度地发挥员工的积极性和主观能动性。

4．对信息活动的控制

对整个信息活动过程及信息管理系统进行控制。包括对信息活动的监视、检测、考核、促使信息系统的正常运转，或者根据内外部情况的变化，补充和完善信息活动过程的某些环节，调节信息系统，以更好地适应客观环境的变化。

上述四步任务相互联系和依赖，形成一种动态循环，共同发生于信息管理之中。