酒店管理信息系统的结构

二、酒店管理信息系统的结构

HMIS系统结构反映出系统整体以及与各个部分间的关系，也反映出整个HMIS的数据处理方式和传输方式。结构在一定程度上决定了系统的主要性能。

HMIS的结构主要有概念结构、硬件结构和软件结构三种。

（一）概念结构

1．开环和闭环结构

根据各部件之间的联系，可细分为开环和闭环两类结构。开环结构，又叫无反馈结构。系统在执行一个决策的过程中不再收集外部信息，也不根据信息情况改变决策，直到产生本次决策的结果，且事后的评价也仅供决策时作参考。

闭环结构则在整个过程中，不断收集信息，且不断传送给决策者，不断调整决策，以取得预期的效果。事实上，在闭环结构中，最后执行的决策已非当初设想的决策。

通常，计算机实时处理的系统均属于闭环系统；而批处理系统均属于开环系统，但对于一些相当长的决策过程来说，批处理系统也能构成闭环系统。

2．金字塔结构

根据处理的内容以及决策的层次来看，可以将酒店管理信息系统看做一个金字塔式的结构。

由于酒店的管理分为战略计划、管理控制和运行控制三层，为其服务的信息处理以及决策支持也相应的分为三层，并且还有最基础的业务处理。通常，下层的系统处理量大，而上层的处理量小。因此就形成了纵横交织的金字塔结构。其结构又可用子系统以及它们之间的连接来描述。因而又产生了管理信息系统的纵向综合、横向综合和纵横综合形式。一般来说，纵向综合是按条划分子系统，横向综合则按层划分子系统，而纵横综合则是金字塔结构中任何一部分都可与其他任何部分组成子系统，以达到随意组合、自如使用的目的。

（二）硬件结构

硬件结构指HMIS的物理结构，说明硬件的组成及其连接方式和所能达到的功能，甚至包括硬件的物理位置安排。如计算中心以及办公室的平面安排。

硬件结构通常有三种类型：单机批处理结构、集中式处理结构和分布式处理结构。它们随着计算机技术的发展而产生，至今仍在不断发展变化着。

1．单机批处理结构

这种结构由一台主机、显示器、键盘和打印机等组成。若在该结构上安装一定的HMIS软件就可构成完整的HMIS系统。当需要处理数据时，将其成批输入计算机中，或者对一批计算机数据处理的作业按一定时间隔一次输入进行处理。该处理方式往往是一个人独占一套计算机系统，上机时带着待处理的数据，下机后则取走作业报告或结果。因此，该结构对数据的共享以及实时处理性能较差。早期的HMIS都属这类结构。

2．集中式处理结构

随着计算机技术的发展，出现了多台终端的联机系统。这种联机集中式处理结构，采用一台或两台小型计算机或超级微型机作为主机。使用人员可在任何时间，通过各终端与主机联系，进行各类数据处理作业。由于各终端只用于数据的输入或输出，而不能直接进行数据处理，因此称为集中式处理结构。

该结构数据处理能力强，数据安全，且可靠性高。同时，只要在终端和主机之间加配远程数据收发器，就可使数据传输距离达5～10公里。实现远距离数据处理，而且无需配置价格较贵的调制解调器。通常，这种结构可以配置20～30台终端机，且速度所受影响较小，所以比较适合中、小型酒店要求的终端用户数，是这类酒店较理想的HMIS结构。

3．分布式处理结构

随着微型计算机功能的日益加强，到20世纪80年代中后期，出现了分布式计算机系统与分布式数据库系统，局域网系统是该结构的典型。这种系统以一台或多台高档微机作为网络服务器。并通过网络连接各个工作站，而每个工作站均是一台独立的微型计算机，其本身都具有数据处理的能力。在需要时亦可联机入网，在服务器内处理数据，因此，将其称为分布式处理结构。

这种结构资源利用率高，系统的开发、维护以及扩充都比较容易，数据安全可靠性相对较高。当服务器出现故障时，工作站仍能处理一定的数据，因而不会影响酒店的正常运营。该结构能完全满足一般酒店业务数据处理的需要，为大多数酒店的HMIS所采用。

随着通信技术的发展，可以通过电话线系统和人造卫星实现异地数据处理和远程数据采访，或实现两个和两个以上局域网络的数据互访，即广域网系统。该广域网分布结构，最适合酒店集团的信息管理：总部可通过广域网络系统有效地管理各地所属酒店，所属酒店亦可通过广域网互传信息数据，相互了解各自经营情况。从计算机应用的发展趋势看，广域网分布结构是各连锁酒店进行信息管理的理想模式，是今后发展的方向。

（三）软件结构

通常，支持酒店管理信息系统各种功能的软件系统或软件模块所组成的系统结构，即为酒店管理信息系统的软件结构。该结构是根据酒店的管理层次以及为满足业务数据处理要求而分成的功能模块或子系统。在酒店业务管理中，系统功能可细分为前台与后台两大部分。图11-3为HMIS的软件结构。

图11-3　HMIS的软件结构

1．市场营销子系统

它是前台系统中的主要功能模块。负责酒店客源市场、客人的个性需求及其满意度的定期分析与比较；酒店新产品、新目标市场的选择及开发；酒店营销计划及营销策略的制定和实施；有效录入关键客户、潜在客房的评价以及与竞争对手的差异，进行酒店销售预测等。

2．预订接待子系统

该功能模块主要负责团体和散客的订房以及接待登记工作；客房状态尤其是可售房的显示与控制；客情预测；排房、换房、退房、提前或延期离店等日常业务管理工作。计算机的有效利用，极大地提高了前厅预订和接待的服务效率。

3．财务审核子系统

该系统主要负责客人的一切账务处理，从收取订金、入住建账、累计客账直到离店结账；前台收银工作以及夜间审计工作；管理前台收银日记账以及应收账款；处理及打印每日营业报表和相关分析报表等。

4．商务中心管理子系统

该功能模块主要负责对商务中心的商品实行进、销、存管理，包括商品的入库、销售、收银以及库存等管理，亦可对住店客人提供收费自动过账等服务。

5．程控电话管理子系统

该系统主要负责酒店内各分机电话的准确计费。其中，一部分完成客房分机的电话计费，直接将房内电话费用记入住客账户下，以方便客人一次性结账；另一部分则记录酒店各管理部门的每一笔电话费用的详细情况，以利于酒店实施对费用的有效控制。该系统是通过程控交换机和计算机连接的一个电话控制计费功能模块，由计算机对所接收到的程控交换机输出的每条话单内容进行分解、计算、存储，以完成酒店每个分机的国际、国内直拨电话的计费，并可进行各种统计、查询报表的管理。

6．餐饮娱乐管理子系统

该系统主要负责酒店各餐厅及各娱乐营业点的收银管理、餐饮成本的动态控制管理、吧台商品的销存管理等。对住店客人或有特殊要求的客人实现收费自动过账、打印各类营业报表以及餐饮稽核报表等。

7．客房中心管理子系统

该功能模块主要负责酒店客房状态、客房设备以及客房用品的管理，通过计算机的处理，方便前厅部及其他部门随时了解客房使用情况，掌握相关数据。如酒店住客房数、走客房数、空房数、待修房数等。同时，通过计算机控制客房用品的消耗，减少浪费，利于环保。

8．人力资源管理子系统

该系统主要负责酒店的劳动组织管理、招聘录用管理、员工培训管理、人力调配管理、考勤输入管理、工资发放与汇总管理以及人事档案管理等。通过该系统的有效管理，不仅可充分开发和利用酒店的人力资源，激励员工，提高凝聚力，而且还可提高人事、工资管理的精确度，大大减轻人事部门的劳动强度，提高工作效率。

9．总经理查询子系统

该功能模块主要提供快速查询服务，便于酒店高层管理人员快速、全面、准确地把握酒店经营与管理中的相关信息数据，作出及时正确的经营管理决策。常用的查询信息数据一般包括：客情预测预报数据、接待账务数据、餐饮营业数据、客房营业数据、人事工资信息数据以及酒店其他经营管理数据等。

10．财务管理子系统

该系统主要负责管理酒店总账、明细账、总分类账等。一般包括账务处理、原始凭证处理、科目设备处理、账户管理、账目查询与打印处理、凭证汇总处理、银行对账处理、月度年度报表处理以及各类报表打印处理等。该系统存储的财务数据是酒店经营管理中最重要的数据，因此，必须有一套安全的数据管理机制，以确保酒店整个账务系统的数据安全性。

11．工程设备管理子系统

该功能模块主要负责酒店设备的购入登记管理、调拨管理、折旧与报废管理及设备查询等管理；同时对酒店固定资产的分类、用途、维护和统计等进行有效管理。

12．安全管理子系统

该系统主要负责酒店的安全制度管理、保密制度管理、各部门各岗位安全职责管理、全体员工的安全培训管理等。越来越多的酒店已通过计算机与公安110、消防119联网，以确保酒店的整体安全。

13．仓库管理子系统

该功能模块主要负责酒店所有物品的入库管理、领料管理、调拨管理、仓库明细账管理、预计进料管理、账务查询管理以及物品分类统计报表打印管理等。该系统的应用能使酒店仓库“账实相符”，减少库存积压，提高酒店资金利用率。