重要邮件的处理

二、重要邮件的处理

（一）准备工作

（1）围绕着促进客人满意度的目的，将重要邮件准确进行分类，并加盖酒店公章。

（2）了解前一天晚上至现在的客房出租情况，将重要邮件与相应的房号联系在一起。

（3）准备好邮件递交报表，以备相关人员查询或签字。

（二）服务程序

（1）将挂号信、包裹单、汇款单、快件等分类。盖章后，在邮件本里登记接收日期和时间，再在“信件传递记录表”上登记。

（2）请行李员将邮件直接送到房间，请客人亲自签字验收，将客人签字单返回总台。

（3）如果客人不在房间，将邮件保存在检查室，把通知卡夹在钥匙架上随时检查。

（4）开启客人房间内留言灯，并在钥匙格内放入留言条以做提醒。

（5）对于预订未到客人的重要邮件要注意妥善保存，联系预订员，将包裹信息记在预订卡上。待客人到达前一天，同预订资料一起转交总台接待处。

（6）接待处在客人办理入店手续时，将邮件交给客人，并请客人签字。

（7）邮件错投是指邮局把信函错发给了酒店，如果是普通信函，应在邮件上贴上退批条，说明原因请邮递员取回。

（8）在接收到挂号邮件或快递类邮件后，应先认真仔细地对照客人姓名，尽量在接收时确认该邮件收件人是否是住店客人。

（9）如果收件时不能决定是否收留该邮件，则应该向邮递员声名，暂为代收，并在邮递员的投递记录上注明。

（三）服务要点及注意事项

执行邮件递交制度，把重要邮件及时、准确地交到客人手中。应重点加强错投邮件的处理措施。

（四）相关知识

如表5-3，表5-4所示是住店客人信件传递登记表的两种形式。表5-5是邮件及包裹核对单的一种体例。

表5-3　住店客人电报电传递送登记表

表5-4　住店客人邮件传递登记表

表5-5　邮件及包裹核对单