企业供应链管理系统案例分析

第三节　供应链信息系统

供应链管理的一个主要特征就是通过节点企业之间的信息分享，实现降低成本和提高供应链柔性的目标，因此，信息共享是实现供应链管理的基础。迅速发展的信息技术推动了供应链管理的发展，信息技术在供应链管理中的成功应用，可以帮助节点企业节省时间，实现信息共享，减少人为失误导致的时间浪费和经济损失，保证供应链管理的运行效率。本节将介绍两个重要的信息系统，电子订货系统和企业资源计划。

一、电子订货系统

电子订货系统（electronic ordering system，EOS），是将批发、零售商场所发生的订货数据输入电子计算机，即通过电子计算机通信网络连接的方式将资料传送至总公司、批发业、商品供货商或制造商处的系统。EOS能处理从新产品资料的说明到会计结算等所有商品交易过程的作业，EOS几乎涵盖了整个商流。

（一）电子订货系统的构成要素及流程

EOS的构成要素包括商业增值网络中心，批发、零售商场，供应商等。

1．商业增值网络中心

商业增值网络中心不参与双方的交易活动，只提供用户连接界面，每当接收到用户发来的EDI单证时，自动进行EOS交易伙伴关系的核查，只有互为伙伴关系的双方才能进行交易，否则视为无效交易；确定有效交易关系后还必须进行EDI单证格式检查，只有交易双方均认可单证格式，才能进行单证传递；对每一笔交易单证要进行长期保存，供用户今后查询或在交易双方发生纠纷时，以商业增值网络中心所储存的单证内容作为司法依据。

商业增值网络中心是共同的情报中心。它是透过通信网络让不同的计算机或各种连线终端相通，使情报的收发更加便利的一种共同的情报中心。在这个流通网络中，VAN也发挥了很大的功能。VAN不单单是负责资料或情报的转换工作，也可与国内外其他地域的VAN相连并交换情报，从而扩大了客户资料交换的范围。

2．批发、零售商场

采购人员根据MIS系统提供的功能，收集并汇总各机构所需货物的商品名称和数量等，根据供应商的可供商品货源、供货价格、交货期限、供应商的信誉等资料，向指定的供应商下达采购指令。采购指令按照商业增值网络中心的标准格式进行填写，经商业增值网络中心提供的EDI格式转换系统而成为标准的EDI单证，经由通讯界面将订货资料发送至商业增值网络中心，然后等待供货商发回的有关信息。

3．供应商

商业增值网络中心转来的EDI单证，经商业增值网络中心提供的通信界面和EDI格式转换系统而成为一张标准的商品订单。根据订单内容和供应商的MIS系统提供的相关信息，供应商可及时安排出货，并将出货信息透过EDI传递给相应的批发、零售商场，从而完成一次基本的订货作业。

交易双方交换的信息不仅仅是订单和交货通知，还包括订单更改、订单回复、变价通知、提单、对账通知、发票、退换货等许多信息。

EOS并非单个零售店与单个批发商组成的系统，而是许多零售店和许多批发商组成的大系统的整体运作方式。EOS的流程基本上是：零售店的终端利用条码阅读器获取准备采购的商品条码，并在终端机上输入订货材料，通过调制解调器传到批发商的计算机中；批发商开出提货传票，并根据传票，同时开出拣货单，实施拣货，然后依据送货传票进行商品发货；送货传票上的资料便成为零售商的应付账款资料及批发商的应收账款资料，并接到应收账款的系统中去；零售商对送到的货物进行检验后，便可以陈列与销售了。

（二）电子订货系统的效益

EOS的效益在零售业和批发业中表现明显。

EOS给零售业带来的好处如下所述。

1．压低库存量

零售业可以通过EOS将商店所陈列的商品数量缩小到最小的限度，以便使有限的空间能陈列更多种类的商品，即使是销量较大的商品也无需很大库存，可压低库存量，甚至做到零库存。商店工作人员在固定时间去巡视陈列架，将需补足的商品以最小的数量订购，在当天或隔天即可到货，不必一次订购很多。

2．减少交货失误

EOS订货是根据通用商品条码来订货的，可做到准确无误。批发商将详细的订购资料用电子计算机处理，可以减少交货失误，迅速补充库存。若能避免交错商品或数量不足，那么，把对商品的检验由交货者来完成是十分可取的，零售商店只作抽样检验即可。

3．改善订货业务

实施EOS的操作十分方便，用户可准确、迅速地完成订货业务，并根据EOS可获得大量的有用信息，如订购的控制、批发订购的趋势、紧俏商品的趋势及其他信息等。

4．建立商店综合管理系统

以EOS为中心确立商店的商品文件、商店货架系统管理、商品货架位置管理、进货价格管理，等等，便可实施商店综合管理系统。如将所订购的商品资料存入电子计算机，再依据交货传票，修正订购与实际交货的出入部分，进行进货管理分析，可确定应付账款的管理系统；而批发业运用零售商店中商品的货架标签来发行，也可据此提供商品咨询等，大大提高了交货效率。

EOS给批发业带来的好处如下所述。

1．提高服务质量

EOS满足了顾客对某种商品少量、多次的要求，缩短交货时间，能迅速、准确和廉价地出货、交货。EOS提供准确无误的订货，因此减少了交错商品的现象，减少了退货。计算机的库存管理系统可以正确、及时地将订单输入，并因出货资料的输入而做到正确的管理，从而减少了缺货现象的出现，增加商品品种，为顾客提供商品咨询。共同使用EOS，使得零售业和批发业建立了良好的关系，做到了业务上的相互支持。

2．建立高效的物流体系

EOS的责任制避免了退货、缺货现象，缩短了交货时的检验时间，可大幅度提高送货派车的效率，降低物流的成本。同时，可使批发业内部的各种管理系统化、规范化，大幅度降低批发业的成本。

3．提高工作效率

实施EOS可以减轻体力劳动，减少事务性工作，减少以前专门派人去收订购单、登记、汇总等繁杂的手工劳动。同时，实施EOS后，因减少了退货，而减少了繁杂的事务性工作。

4．实现销售管理系统化

EOS使得销售管理标准化、系统化、一体化，大大提高了企业的经济效益。

二、企业资源计划

（一）企业资源计划相关概念

企业资源计划（enterprise resource planning，ERP），可追溯到物流需求计划（MRP）和准时制生产（JIT）。1970年，Joseph A．Orlicky、George W．Plossl和Olivers W．Wight三人在美国生产与库存管理协会的学术年会上，首次提出了物料需求计划的概念和基本框架。物流需求计划是根据市场需求预测和顾客订单制订产品的生产计划，然后基于产品生成进度计划，组成产品的材料结构表和库存状况，通过计算机计算所需材料的需求量和需求时间，从而确定材料加工进度和订货日程的一种实用技术。

在实施MRP时，与市场需求相适应的销售计划是MRP成功的最基本要素。如果销售领域能准确、及时提供每个时间段的最终产品需求的数量和时间，则企业就能充分发挥MRP的功能，有效地实现MRP的目标。人们把MRP的原理应用到流通领域，发展出营销渠道需求计划（distribution requirement planning，DRP）。

1981年，Olivers W．Wight在物流需求计划的基础上，将MRP的领域由生产、物料和库存管理扩大到营销、财务和人事管理等方面，提出了制造资源计划（manufacturing resource planning，MRPⅡ）。

准时制生产（JIT）方式最早由日本丰田汽车以“看板”管理原理开发出来，并应用于生产制造系统，后来被广泛地接受并大力推广。近年来，在供应链管理中，特别是由制造业和零售企业组成的生产销售联盟，非常重视JIT概念，及时生产、及时管理、及时采购等概念都是在JIT方式的影响下产生的。

MRP与JIT在经营目标、生产要求方面是一致的，但在管理思想上是不同的：MRP讲求推动概念和计划性，而JIT讲求拉动概念和即时性；MRP认为库存必要，而JIT认为一切库存都是浪费。

随着全球化经济的形成，社会消费水平和消费结构的深刻变革，产品呈多样性、个性化、系统化和国际化的特征，以面向企业内部信息集成为主，单纯强调离散制造环境和流程环境的MRPⅡ系统已不能满足全球化经营管理的要求。因为随着网络通信技术的迅速发展和广泛应用，为了实现柔性制造，迅速占领市场，取得高回报率，企业必须转换经营管理模式，改变传统的“面向生产经营”的管理方式，转向“面向市场和顾客生产”，注重产品的研究开发、质量控制、市场营销和售后服务等环节，把经营过程的所有参与者，如供应商、客户、制造工厂、分销商网络纳入一个紧密的供应链中。

企业资源计划就是在MRPⅡ和JIT的基础上，通过前馈的物流和反馈的物流及资金流，把客户需求和企业内部的生产活动，以及供应商的制造资源结合在一起，体现完全按用户需求制造的一种供应链管理思想的功能网链结构模式。

企业资源计划是多模块的软件应用平台，这些平台能够帮助组织管理公司业务的重要部分。最初问题集中在生产上，企业资源计划通过普通软件平台和集中数据库系统来整合组织（或公司）中的信息和活动。企业资源计划连接的主要商业流程包括会计和财务、计划、工程、人力资源、采购、生产、库存／原料管理、订单执行等。集中和共享的数据库系统将整个组织联系在一起，信息一旦进入即可被所有使用者使用。商业流程也可形成自动化，从而实现快速、准确的执行。

ERP作为一项重要的供应链管理的运作技术，在整个供应链的管理过程中，更注重对信息流和资金流的控制，同时，通过企业员工的工作和业务流程，促进资金、材料的流动和价值的增值。ERP已打破了MRPⅡ只局限在传统制造业的格局，并把它的触角伸向各行各业，如金融业、高科技产业、通信业、零售业等，从而使ERP的应用范围大大扩展。为给企业提供更好的管理模式和管理工具，ERP还在不断地吸收先进的管理技术和IT技术，如人工智能、精益生产、并行工程、Internet／Intranet、数据库等。

随着企业资源计划向外延伸，以至包括供应商管理、客户关系管理和其他供应链成员关系管理，供应链信息系统和企业资源计划之间的联系进一步加强。供应链成员可以通过企业资源计划进入组织来评价库存的有效性、生产流程和运输信息。总之，企业资源计划系统为供应链成员提供了一种有效分享信息的机制，因此可见性提高了，交易可以在更快、更准确的情况下完成，且决策制动能力也得到了加强。

（二）企业资源计划的核心管理思想

ERP系统的核心管理思想就是实现对整个供应链的有效管理，主要体现在以下几个方面。

1．体现对整个供应链资源进行管理的思想

在电子商务时代仅靠企业自身的资源不可能有效地参与市场竞争，还必须把经营过程中的有关各方如供应商、制造工厂、分销网络、客户等纳入一个紧密的供应链中，才能有效地安排企业的产、供、销活动，满足企业利用全社会一切资源快速高效进行生产经营的需求，以期进一步提高效率和在市场上获得竞争的优势。现代企业竞争不是单一企业与单一企业的竞争，而是一个企业的供应链与另一个企业供应链之间的竞争。ERP系统实现了对整个企业供应链的管理，适应了企业在电子商务时代进行市场竞争的需要。

2．体现精益生产、同步工程和敏捷制造的思想

ERP系统支持对混合型生产方式的管理，表现在两个方面。一是“精益生产”（lean production，LP）思想，它是由美国麻省理工学院提出的一种企业经营战略体系，即企业按照大批量生产方式组织生产时，把客户、销售代理商、供应商、协作单位纳入生产体系，企业同其销售代理、客户和供应商的关系，已不再是简单的业务往来关系，而是利益共享的合作伙伴关系，这种合作伙伴关系组成了企业的一个供应链，这是“精益生产”的核心思想。二是“敏捷制造”（agile manufacturing）思想。当市场发生变化，企业遇到特定的市场和产品需求时，企业的基本合作伙伴不一定能满足新产品开发生产的要求。这时，企业就会组织一个由特定的供应商和销售渠道组成的短期或一次性供应链，形成“虚拟工厂”，把供应和协作单位看成是企业的一个组成部分，运用“同步工程”（simultaneous engineering）组织生产，用最短的时间将新产品打入市场，时刻保持产品的高质量、多样化和灵活性，这就是“敏捷制造”的核心思想。

3．体现事先计划与事中控制的思想

一方面，ERP系统中的计划体系主要包括主生产计划、物料需求计划、能力计划、采购计划、销售执行计划、利润计划、财务预算和人力资源计划等，且这些计划功能与价值控制功能已完全集成到整个供应链系统中。

另一方面，ERP系统通过定义事务处理相关的会计核算科目与核算方式，以便在事务处理发生时同时自动生成会计核算分录，保证了资金流与物流的同步处理和数据的一致性，从而实现了根据财务资金现状，可以追溯资金的来龙去脉，并可以进一步追溯所发生的相关业务活动，改变了资金信息滞后于物料信息的状况，便于实现事中控制和实时做出决策。

4．体现了“五流”合一的现代先进管理思想

在供应链上除了人们已熟悉的“物流、“资金流”、“信息流”外，还有容易为人们所忽略的“增值流”和“工作流”。

从形式上看，客户是在购买商品或服务，但实质上，客户是在购买商品或服务能带来的效益的价值。各种物流在供应链上的移动，是一个不断增加其技术含量或附加值的增值过程，在此过程中，还要注意消除一切无效劳动与浪费。因此，供应链还有增值链（value-added chain）的含义，即只有当产品能够售出，增值才有意义。企业单靠成本、生产率或生产规模的优势打价格战是不够的，要靠价值的优势打创新战，这才是企业竞争的真正出路，而ERP系统能提供企业分析增值过程的功能。

信息、物料、资金都不会自己流动，物料的价值也不会自动增值，只有靠人的劳动来实现，靠企业的业务活动——工作流或业务流程，它们才能流动起来。工作流决定了各种流的流速和流量，是企业业务流程重组研究的对象。ERP系统提供各种行业的行之有效的业务流程，而且可以按照竞争形势的发展，随着企业工作流（或业务流程）的改革在应用程序的操作上作出相应的调整。

总之，ERP包含的管理思想非常广泛，这些先进的管理思想之所以能够实现，同信息技术的发展和应用是分不开的。ERP不仅面向供应链，体现精益生产、敏捷制造、同步工程的精神，而且必须要结合全面质量管理以保证质量和客户满意度；结合准时制生产以消除一切无效劳动与浪费，降低库存和缩短交货期；它还要结合约束理论来定义供应链上的瓶颈环节，消除制约因素来扩大企业供应链的有效产出。

对于企业来说，如果ERP系统能够正确地安装并运转，那一定会给企业带来很大的竞争优势，其成果可以弥补资金和时间的投入。一个功能完整的ERP系统可以通过企业产能的利用，更准确地安排生产进度，减少库存，满足装运日期，提高供应链的高效运作。

（三）企业资源计划的优缺点

ERP的优点主要体现在以下几个方面。

ERP系统使用统一的数据库和架构，提供了广泛的更新的信息，从而实现更好的高层决策并从供应链中获益。ERP也擅长提供实时信息，便于供应链中的合作伙伴及时沟通和交流运营变化，避免运输延误。ERP的设计也充分享用互联网的优势，用户可以通过互联网交流和分享信息。

ERP通过供应链过程的可视化降低整个供应链的库存，在订单的执行过程中，过程的可视化可以使供应、生产和物流更加顺畅。供应链可视化能减少“牛鞭效应”，帮助供应链成员更好地安排生产和产品的运输。

ERP系统还可以帮助企业实现生产流程的标准化。许多制造企业存在不同业务单元生产相同产品，但使用不同流程和信息系统的情况。ERP可以帮助制造企业的某些步骤实现自动化。生产过程的标准化可以减少资源的浪费并提高生产能力。

ERP可以使企业特别是业务多元化的企业有效地跟踪雇员的操作，并通过标准的方法和他们进行沟通。全公司的运营可以采用相同的评估体系和标准进行监控。统一软件平台和数据库还可以整合财务、生产、供应和客户订单信息。公司在一套软件中拥有所有信息，就可以跟踪物料、订单和财务状况，并同时协调在各地的相同和不同业务单元的生产、库存和装运。

可以看出ERP的优点非常明显，但同时也存在一些缺点，主要有以下几个。

昂贵的建置投资成本。ERP的建置需要花费的软、硬件及顾问公司收取的顾问费是庞大的开支，也需要对员工进行培训等，往往只有大型企业才有能力导入。

安全性问题。为满足电子商务的需要，整合企业功能部门在单一系统所建构出的坚实安全性，在提供网络模块后，受到强烈的挑战。安全性问题主要在于ERP系统与互联网的桥接部分，需要将ERP系统与外部互联网间区隔，同时运用网络加密认证技术来处理网络安全问题。

另外，ERP是在特有的商业模式的基础上专门针对特定的业务流程设计的。ERP软件中的业务流程都是参考行业内最好的公司而设计的，公司引进的系统无法充分实现与企业现有的系统进行整合。

随着信息技术和现代管理思想的发展，ERP的内容还会不断扩展，企业应根据企业自身实际情况引入适当的ERP系统，提供全面的企业管理解决方案，提高企业的竞争力。