项目成本预算的基本特征

4.1.2　项目成本预算的基本特征

（1）项目成本预算是一种有限资源的分配计划。

资源对于企业来说，是其拥有和控制的能为企业带来经济利益的物资和财产，对于某个项目来讲，就是能为项目所用的各种人力、物力和财力以及政府公共资源等。项目管理虽然是具有较大不确定性的管理活动，但项目成本预算有一个假定，那就是假定项目成本预算具有投入资源的事先确定性，即在预计时间内需要投入多少资源，否则，就没有进行成本项目预算的必要和可能。它包含两方面的假定:一是假定特定的时期；二是假定在这特定的时期的资源也是特定的。项目成本预算是通过对过去经验的总结以及一系列的决策活动，判定出项目的各种工作的资源占用量，并通过既定资源分配，确定项目中各个部分的相互关系和重要程度，以及对项目中各项活动的支持力度。如对环境、能源、运输、技术等资源和条件的支持力度。确定预算时应坚持成本—效益原则（以最少的成本满足项目的需要），也须整合现有的资源使其能够充分发挥效力。

（2）项目成本预算为项目成本控制提供依据。

项目成本控制是项目成本管理的组成部分，有控制的标准，而项目成本预算可以作为项目成本控制的一种比较标准，项目成本预算是衡量是否按照项目资源计划用量标准进行项目管理的基本标准。对于管理当局来讲，他们的任务不但要有效果，而且要有效率，即以最小的成本（包括时间和其他资源）完成目标。尽可能在规定的时间内，在完成目标的前提下节省资源，这样才能获得最大的经济效益。所以，在完成任务的前提下，管理当局一方面必须安排好生产进度使耗用时间最少；另一方面要对其他资源进行合理的控制使投入的资源最少。

项目成本预算是项目管理的重要组成部分，虽然不能也不可能与实际情况完全吻合，但是，由于它对企业的整个资源系统尤其是现金进行了一个总体支出的规划，对于整个项目的预算和实施过程有着重要的作用。如果没有项目成本预算管理，那么管理者就可能不会注意项目实施中的问题。例如，某个特定时期的特定费用（假如均为现金支出）已经超出了项目进度所对应的预算，但并没有突破总预算，或者在某个特定时期累计的特定费用（假如均为现金支出）一直超越按项目进度所对应的预算，但最后总额并未超出。在这两种情况下可能不会引起管理者的重视，而正是这些局部的“小偏差”最后可导致项目出现“大问题”:资金严重不足、现金链断裂，项目由于缺乏资金而被迫停工等严重后果。

当然，预算作为控制的工具不应管得过死，否则不便应对未来复杂情况和突发事件。所以，一方面，管理当局应该用项目成本预算进行控制，防止某一阶段出现现金链的断裂；另一方面，项目成本预算应该是动态的，在项目的实施中，应该不断收集和报告有关进度和费用的数据，进行准确及时的成本核算以及对未来问题和相应费用的预计，使得管理者可以对预算进行控制，必要时对预算进行修正。

（3）项目成本预算具有时效性。

如上所述，项目成本预算应该是动态的，要根据具体的情况变化而变化，项目成本预算贯穿于整个项目管理过程。项目预算是在一系列的假定条件的基础上进行的，进行预算时不可能完全预计到实际工作中所遇到的问题和可能变化的环境，所以项目预算发生一定的偏差总是不可避免的。对于这种偏差，在项目进行中需不断根据项目的最新情况，检查项目进度和资源的使用情况，及时准确地进行项目成本核算，并与项目成本预算进行对比。如果出现了实际完成情况与预算的偏差，就需要对相应偏差的原因进行分析，明确是预算的问题还是实际情况出现了新变化，以便更清楚地掌握项目进展和资源使用情况，调整项目成本预算或者加强对项目的现场管理，将项目的偏差控制在最小的范围之内。事实上，只有当整个项目完成后，我们才能准确地完成我们的项目成本预算。因此，项目成本预算的好处是显而易见的，也能为项目管理提供控制标准，但由于项目成本预算有自身的假定条件和缺点，管理者应当保持一定的高度，注意项目成本预算的时效性。