作为公司的法务人员，应时时注意要求员工有资料的归档意识，防止因人员流动而到时难以收集到所需要的证据资料，特别是对于合同文本等重要的法律文书，一定要有归档的制度、流程与要求。
下面是作者曾起草过的一份文档整理及归档要求，供公司法务人员参考：
1.要求有关部门每季或每半年集中清理、移交相关法律文档（包括公司章程、公司重要制度与流程、授权书、各类合同及与合同有关的往来函件、司法诉讼文书、法律意见、法律风险评估、相关资格、质资证书、公司的所有的土地使用、海域使用及房地产所有等权利证书）等。
2.集中归档时间为每季首月的×日至×日。请各部门安排专人提前做好整理与移交工作。
3.法律文档归档时需要用铅笔编页码和宗件号，并填写附件1“档案卷内目录”，具体要求如下：以件为单位，合同类归档应将合同正本作为第一件，其他形成文件按工作流程的先后顺序排序。同时，在每件文件首页的右上角，用铅笔写上件号（用阿拉伯数字表示）。
提示：对于合同如附有投标文件的，请将投标文件单放，并在“档案卷内目录”的备注栏中注明“单放”，同时在中标单位的投标文件封面上注明“中标”字样。
4.法律文档的归档编码从第一页开始，按流水号编页码，用铅笔将页码写在每张有文字的纸张的右下角（正反打印时，反面的页码写在左下角）。
提示：胶装的文本只作为一页进行编号，页码写在该文本首页的右下角。
5.填写附件“档案卷内备考表”，整理人在立卷人处签字后，将该卷文件提交法务人员进行审核（合同类归档合同正本及其所有形成文件的纸质版、相关附件的电子版）。
提示：如有文件缺失或文件的原件缺失，请在附录表中备注说明。
6.按卷宗将归档文件装盒，并在文件盒上注明文档编号和名称及该卷文档文件在“档案资料移交清单”中所对应的序号。
7.法务人员审核文件的合法依规性、内容完整性及整理符合上述要求后，在卷内备考表中的检查人处签字（原则上合同类文本归档由原合同审核法务人员检查）；若不符合要求，应返回给立卷人重新整理直至符合要求。
8.法律文档管理员每季×日至×日，集中时间审核归档文档，检查人签字后，由经办人及时向采办管理人员档案管理员移交。移交时，由档案管理员向经办人提供收到的交接凭据。
9.档案管理员根据本月所有将移交的合同文件，填写附件“档案资料移交清单”后，将清单中所列的合同文件纸质版及相关附件的电子版按时移交归档案室。
10.档案管理员接收相关法律文档后，检查归档文件内容的完整及整理符合要求后，在“档案资料移交清单”上签字接收；若不符合要求，应返回给经办人重新审核或调整，直至符合要求。
11.各部门移交文档人员要填写附件“档案交接文据”，签字确认后提交负责文档管理的部门领导阅示，最终将相关资料移交公司档案管理员。
在档案整理上，应严格按照下述要求进行：
第一，按照文档的形成时间顺序编码，对于合同类文档对照合同正本，找到形成文件，按照档案管理要求进行编号整理，达到可随时查询快速找到的目的；
第二，对于非关闭档案，要求相关部门单独存放，等关闭时归入公司档案室，如果领导需要查阅，由相关部门归档人员按照审批原则到档案室负责办理借阅手续后，方可调取，或者暂时放在经办部门。法律文档归档后，法务人员除纸质合同副本或正本复印件外，其他以留存电子文件为主，每一个合同都要求留存包括形成文件在内的电子文档一份。法律文档是相关部门的资源，更是公司的资源。
第三，根据相关保密法及文档管理的要求，减少形成文件、合同正本在部门的流转时间或泄密可能，合同签订完成后，合同正本连同合同形成文件应及时随同合同正本移交档案室保管。
第四，对于已归档而多余的合同文本要进行集中清理，而后交由原合同审核法务人员审核，多余档案资料可集中由档案人员统一销毁。
第五，对于合同文本归档，应严格依照下述程序办理：1.纸质文件归档：采办工程师在合同签订后，按照档案归档要求整理合同形成文件（含合同正本），包括形成文件清单，形成文件说明送原合同审核法务人员进行审核，审核无误后交物资采购部门文档管理员，由经办部门经办人员统一移交档案室。2.其他纸质副本一律移交法律文档管理员，由法律文档管理员根据规定负责分发。招标文件一份正本归入合同形成文件，一份转交工程控制部，一份由经办人员留用备查。3.电子文档归档：合同签订后，将合同签署版WORD文档，含小签的合同签订版正本一份PDF文档，及合同流转单PDF版，合同形成文件电子文档一同发送至合同管理岗位，发送时，请注明“合同电子文档归档”。由合同管理岗位整理后根据备案需要上传相关人员备查，并主送档案管理员实施电子文档归档。
一般法务人员在文档管理中容易出现以下工作失误：
第一，收集的形成文件整理虽然比较规范，但容易忽视按照归档要求进行统一编号、编序，这样就会出现查询困难，有时无从下手，资料多时，就会出现不知到底该打开哪一柜子才能找到资料，因此，随着数量的增多，查询越来越难，特别是形成文件。
第二，不及时归档，会形成部门留存大量有价值的文档，如在办公室堆放大量的招投标文件等重要的法律文书。
第三，对于合同类文档，由于合同形成文件与合同关闭时间可能出现间隔时间长的问题，当合同关闭时，可能会出现重要文件的缺少，特别是对于人员流动性较大的单位，这个问题会更重要。
第四，在借阅问题上，要注意借阅审批手续。对于保密级别高的法律文档，不能对所有人都开放。根据工作经验，合同谈判的形成文件就不属对外开放档案，原则上只有审计、纪检、法务人员通过审批渠道可以查看、质询。还有就是对于没有关闭的合同，不能将所有形成文件的副本随便发放，并且对于有保密要求的，如对合同文本可视情况进行技术处理为带金额的与不带金额两种版本的PDF。这个工作需要合同管理人员专门负责。
第五，法律文档不能随便带回家处理的，即使工作繁忙，随便带回家，也要及时拿回办公地点，放置到较安全的地点。
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