产品文件材料组卷

（一）产品文件的组卷方法

产品文件一般按照结构、阶段等分别组卷。

产品的研制、生产活动也是一种具有一定周期的、历经多个阶段和环节的科技活动，按照阶段、子阶段组卷，体现了这项活动的客观规律和纵向时间脉络，是产品文件组卷的常见方法。而在讨论产品文件归档范围和保管期限时，曾提到《企业档案工作规范》（DA/T 42-2009）附表A.5，将产品研制、生产的阶段作为产品文件归档基本范围第一层次的表述，也具有清晰直观、一目了然的优点。

按阶段组卷是以产品研制、生产活动为对象的划分，而按结构、部件、部位、专业、子项等组卷，则是以产品本身为对象的划分，例如，图11-12是某型号船舶的部分专业划分情况。按结构、专业等组卷多应用在产品的研发设计、制造生产等具体实施阶段或环节中。这种组卷方法既对应产品本身的划分，也便于产品档案的利用。

图11-12　某型号船舶研制的专业划分

（二）产品档案案卷排列

《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）规定，产品类案卷宜按产品设计（含初步设计、基础设计、技术设计）、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列。其中，按工作程序排列案卷，即是按阶段排列；按产品结构排列案卷，一般可直接依据产品各专业、系统、部位（部件）的划分，或从产品整体到各专业、系统、部位（部件）等的“先总后分”的顺序，排列产品在研发设计、制造生产等阶段中的案卷。

（三）产品档案案卷内文件的排列

产品档案案卷内文件的排列，除了遵循科技档案案卷内文件排列的基本要求，还应结合产品研制、生产活动的规律和特点，最大限度地便于产品档案的利用，例如，以下几种情况可在实际工作中参考。

1. 根据文件版本排列，新版本在前，旧版本在后

为完整记录产品研制中不断修改、完善的过程，有些单位在产品研制、生产的技术文件和图纸换版、升版后，仍保留旧版。这种情况下，一般新版本文件排列在前，旧版本排列在后。例如，已换版到C版的“舱门装配图015C”排列在前，再依次排列旧版本B版和A版，体现的是“最终结果在前，中间过程在后”的思想。

2. 根据变更依据性文件或修改/变更指令的类型排列

一些较复杂的产品，其研制、生产过程中对技术文件和图纸的变更、修改类型繁多，不但有换版、升版等整体性变更，也有通过工程师指令等形式发放的临时性修改、先行修改等。因此，组卷时应了解变更依据性文件的类型，并在案卷内文件的排列中体现相应的逻辑关系。例如，某产品设计文件和图纸有两种更改类型：一种是换版更改，初始版本从A版开始，每次换版，版本向后一个英文字母依次延续，即B、C、D……版；另一种是对现行版本中文字勘误、尺寸数据等个别内容进行先行更改，这种更改用于工作进度紧而更改内容不多的情况，其不作整体换版、升版，而是在当前版本上，通过工程师指令的形式发布修改内容，作为对当前版本的局部补充或勘误，其编号是在当前版本对应的英文字母后加上阿拉伯数字，从1开始，每次更改，数字依次往后延续，即A1、A2、A3……当此类更改超过九次时，则将历次“小更改”汇总，作一次整体升版。如果某一设计文件现行版本为B，并伴有局部更改的工程师指令B1，上一版本A则同时伴有局部更改A1至A9，该单位要求该设计文件的历次版本均须归档，当这些文件组在统一案卷中，其排列为B1在前，而后B，再排列A9至A1，最后A，也是“最终结果在前，中间过程在后”的思想。

3. 依据性文件在前、具体内容在后

一些产品在其技术文件和图纸管理规定中要求，每一份文件、图纸发布，应以工程师指令等作为发布依据。这类依据性指令，通常包括发布某文件或图纸的指令性表述，相关人员签章，以及具体发放范围等内容。从作用上看，这类依据性指令具有“发文单”“发文稿纸”的作用，从形式上看，类似机关发布部门规章、管理办法时，“红头文件”首页的“关于印发……的通知”，其属于被发布文件或图纸的一部分，一般放首页作为依据，具体文件或图纸排后。