撰述型材料

撰述型材料是指编研人员从特定的课题出发，采辑档案信息，并加以融会贯通所形成的编述型成果。撰述型材料偏重“述”，强调说明档案内容的本末原委，注重档案信息的摄取与编辑加工。多样化的信息处理方式决定了撰述型成果在编写时所受的限制较少，尤其是大事记、组织沿革、摘报等已成为基层档案部门档案编研工作的主要内容。

（一）大事记

大事记是按照时间顺序简要记录一定范围内的重大事件和重要活动的一种表册。大事记能够揭示重要事件和活动的发生、发展过程以及它们之间的关系。

作为具备查考作用的编研材料，时间和事实是大事记中最基本和最主要的组成部分。时间是大事记的首要组成部分，必须精确无误。一般应载明年、月、日，采用公元纪年法，以阿拉伯数字表示。在排序方面，须严格按照事件发生的先后顺序排列，具体日期不清者附于月末，具体月份不清者附于年末。事实是大事记的主体部分，要求真实准确、简明扼要，遵循“要事突出，大事不漏”的原则。有要事、大事则记；无要事、大事则不记，不必勉强凑数。

大事记可分为综合性大事记和单项大事记。综合性大事记是将发生在一定时间和空间范围内的各种重大事件、重要活动，按时间先后顺序排列起来，如《上海近代大事记》。综合性大事记的内容丰富、包罗万象。

单项大事记则是指在一定时间和空间范围内，按时间顺序排列某一事件、某一机构、某一方面问题等的发生、发展过程中出现的大事、要事、如《中共上海党史大事记》。单项大事记具有较强的专业性和针对性。

大事记的组织形式和体裁主要有三种：编年体式、纪事本末体式、编年纪事本末体式。

编年体式即按照时序先后编写，脉络清晰，易于操作，但同一事件的发展逻辑或不同事件之间的因果关系也常会因此被割裂。

纪事本末体式是以事件的前后始末为基本素材，加以提炼浓缩，写成短文或条目，再按时序排列。其长处是对某一事件的叙述比较完整，但难以反映同时期不同事件之间的内在联系，且有时条目间在时间上的交错也难以避免。

编年纪事本末体式综合运用了时序记载与按事件始末记载的方法，兼具编年体式和纪事本末体式的优点。一般情况下，它是以编年体式为主，当某一事物的发展过程具有时间上的连贯性时，可以采用纪事本末体式进行记叙，再将相关条目按时序编入相应位置。

（二）组织沿革

组织沿革是系统地记载特定单位、地区、专业系统的机构、人员变化情况的撰述型编研成果。最常见的是单位组织沿革，其内容主要包括：单位名称、成立和撤并时间，内部机构的设置及下属单位变更，单位性质、任务、主要职能及演变，领导人的任免，人员编制等。

常用的组织沿革编写体例分为三种：按系列分述、按编年分述、按阶段分述。

按系列分述就是以组织机构为主线，勾勒每个机构的历史演变情况。这种方法能较清晰地反映出机构的纵向发展变化，适合机构稳定或内部组织系统简洁的单位。机构变动频繁或内部组织系统复杂的单位不适宜采用这一编写方法。

按编年分述是按年代顺序，逐年排列组织机构在职能、人员变动等方面的情况。它适用于机构部门变动频繁的单位。可是，由于内容分散、重复较多，这种体例难以直接反映机构部门人员的纵向历史变化。

按阶段分述的特点是将特定单位、地区、专业的发展历程划分为若干历史阶段，然后在每个阶段内再按系列分述。它易于编写，既可以宏观反映组织机构的发展脉络，又能罗列出各阶段内组织机构的微观变化，因此应用较为广泛。

组织沿革的表达方法有文章法、表格法和图示法。文章法是最传统的表达方式，划分篇章节目，通过文字叙述的形式来展现某一组织系统的机构、人员变化情况；表格法是运用表格，将组织沿革的相关要素进行分类组合；图示法就是使用示意图反映组织机构的演变过程，最常见的为树状示意图。较之文章法，表格法和图示法更为直观形象，便于读者理解，常被用于图册、展览之中。在实际工作中，可根据需要单独或综合使用上述三种方法。

（三）摘报

摘报是及时为领导干部提供档案信息以作为工作参考的一种撰述型编研成果。在所有撰述型编研成果中，摘报是档案工作服务大局、提供资政参考的重要形式之一。

摘报具有“短、平、快”的特点。短，指篇幅短小，摘报的编制目的就是要为领导干部提供有用的参考信息，因此，摘报内容必须有针对性，紧扣某一主题，点到为止，若长篇大论，反而无法突出主题，适得其反，内容紧凑、主题鲜明、言之有物的摘报才能真正发挥效用；平，指语言平实，编制摘报时，只需平铺直叙即可，不需要过多的修饰和华丽的辞藻。遇有历史档案中半文不白的表述，须将它们进行改写，便于领导参阅；快，指编制过程快速，从选题、选材到拟制草稿、审核定稿，摘报编制周期应该控制在一个相对短的周期内，这样才能及时向领导提供其所关注问题的历史背景资料。

摘报的编写方式多种多样。在内容方面，可以是一份摘报只写一桩事情，也可以是一份摘报围绕一个议题展开，通过几件事的描写，来说明该议题不同侧面的情况；在刊期方面，可以是定期的月刊、双（单）月刊、季刊等，也可以是不定期出版。

选题是写好摘报的首要环节。要从是否符合实际工作需求、是否有比较充分的档案作为材料支撑这两方面来确定摘报选题的方向。

在行文中，摘报的标题应将主题明白无误地表示出来，习惯上，在正文之前，可以加上一段按语，简单交代编研人员撰写摘报的意图和目的。正文内的重要语句或段落可以用黑体等醒目字体标明，个别易引起歧义或概念模糊的词汇可作简要注释。

最后要强调的是，摘报只是一种信息提供媒介，帮助领导干部在解决现行问题时掌握更多的背景资料，增强决策的可行性和有效性。编研人员必须把握好摘报的定位，无需在摘报中提出现行问题的解决方案或办法。否则，摘报也就失去了参考价值。