浅析如何实现人普资料的科学化管理

浅析如何实现人普资料的科学化管理

张　薇

人口普查工作留下了大量的资料，主要包括四大类：一是文件类；二是资料、表册类；三是音像、实物类；四是普查过程中形成的电子版数据文件、资料表册、影音图片等。这些资料的整理、归档和保管是人口普查的一项重要内容，也是贯穿整个普查过程的一项重要任务。《全国人口普查条例》规定：各级普查机构应当做好普查资料的管理工作，人口普查中获得的原始普查资料，按照国家有关规定保存、销毁。

一、人普资料的特点

一是数量大、种类多、价值高。一般的普查都分好几个阶段，工作量极大，因而形成的普查资料数量大、种类多。而普查过程中往往会遗留许多具有重要意义的资料，它们不仅对普查工作的现阶段及将来的管理和利用有重要意义，而且对今后同类型乃至其他类型普查具有很大的借鉴及参考价值。

二是普查资料形成及保管时间长。人口普查从2009年开始至2012年结束，时间跨度极长，普查资料形成的周期也长。普查资料的长期保管以及及时更新将为今后的开发利用提供重要依据。

二、舟山资料管理的具体做法

（一）领导高度重视，工作有序展开

市人普办领导十分重视资料管理工作，多次强调资料管理是一项极其重要的基础工作。市办综合组在进行此项工作时按照“全面、规范、准确、有效”的具体要求，做到“全、真、准、洁”。“全”即全面，资料翔实，内容丰富；“真”即真实，资料来源可靠，数据真实；“准”即准确，准确反映普查实际情况；“洁”即整洁，档案管理规范。

（二）加强制度建设，规范管理标准

制度建设是做好资料管理的基础，强化管理是做好资料管理工作的保障。市人普办按照“早准备、早着手、早规划”和“同步部署、同步管理、同步验收”的“三早三同”的总体思路，精心谋划和部署，将资料管理纳入人口普查的整体工作计划，把普查资料管理工作作为重要的日常工作，并配备了素质高、责任心强的资料管理人员。同时从制度建设入手，建立了操作性强的资料管理规章制度。

（三）有力促进普查资料的电子数字化管理进程

舟山市人普办充分利用现代科技，对普查资料进行多层次、多功能的现代化管理，及时配备了资料管理现代化所必需的计算机、影音传输设备，加快普查信息数字化处理步伐。及早建立普查信息内外网站、FTP文件传输基站，将其联入互联网和统计内部信息网，实现了与各县区之间的信息交流和资源共享，拓展普查信息利用服务的范围，从封闭的机要服务转向开放服务。

（四）建立规范化资料目录管理体系

普查资料种类繁多，管理不当极有可能造成有关资料的遗失。舟山市吸取农业普查、经济普查的经验，建立完善了普查电子资料的规范化目录管理体系，做到电子资料分门别类地有序存放，确保资料不遗失并且查询方便。

三、当前舟山市人普资料管理中存在的主要问题

（一）资料管理科学化的意识不强

一些地方对普查资料管理现代化的重要性认识不足，往往缺乏运用现代高新技术工具和信息开发应用能力。一是认为普查工作业绩重在宣传、户口整顿、调研、清查摸底、普查正式登记等工作，资料管理工作属于内部工作，思想上不够重视；二是认为资料管理工作就是简单的收存材料，是后勤的事情，对管理工作关注不够。

（二）资料管理人员素质不高

在实际工作中，普查资料管理队伍建设还有一些需要加强和改进的地方：一是从目前人员现状来看，许多资料管理人员，大多数还停留在收发、查找的阶段，缺少现代化管理的基本知识，没有掌握现代化设备的操作技能；二是资料管理人员力量配备不够，有的甚至没有明确的资料管理人员，或者兼职人员主要精力不在资料管理上。

（三）资料的整理、归档、装订、销毁工作不规范

普查资料管理不规范主要有以下五个方面：第一，不能及时整理普查资料，而是资料随意放置在办公桌上，或长时间堆放一处；第二，不是按照规范的要求进行装订，而是按类随便整理后就置之不理；第三，装订时无封面，也不按规定编好页码装订成册，各类资料分散存放，未按要求进行细分；第四，不按保管期限分别立卷归档。

三、如何真正实现普查资料的科学化管理

普查资料管理科学化要求资料管理要与时俱进，构建科学的资料管理机制，夯实完善普查资料管理基础，以资料管理科学化促进普查工作的高效完成。普查资料管理科学化工作是一项系统工程，主要包括以下几方面：

（一）充分认识资料管理在整个普查过程中的作用和意义

在普查资料管理科学化的过程中，普查办领导、普查资料管理人员必须充分认识普查资料的价值、地位、作用和意义。同时，要充分认识普查资料科学化、现代化建设的重要性，做到建档及时，合理开发利用。

（二）建立健全相关制度

要建立严格的管理制度，从技术与管理两方面着手，确保普查资料实体与载体的安全，确保网络传输及档案数据的安全，并做好数据备份工作。

一是保密制度。要依据《中华人民共和国统计法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规，认真做好保密工作。凡是属于调查对象的商业秘密，严禁对外提供利用。

二是岗位责任制。建立岗位责任制，坚持职权责一致的原则，对资料管理人员的权力、责任都要规定得全面、明确、具体，能量化的尽可能量化，以便考核。

三是公文处理的制度。具体来说，必须做好如下几点：一是规范公文种类。二是统一公文格式和固定行文关系。三是准确、及时、安全、保密地完成各道公文处理程序，保证和提高公文管理的效率。

四是借阅与利用制度。人口普查办公室工作人员因工作需要，查阅与本身业务有关的档案，管理人员应给予接待查阅。外单位查阅人口普查办公室有关档案，需持单位介绍信。并在档案阅览室内查阅。借阅资料，要办理登记手续，写明借阅内容和利用目的，阅后及时归还。借阅者必须爱护档案资料，尊重档案史实，不得遗失、拆散、调换、涂改和烧毁，不得在档案上做任何标记。

五是移交与销毁制度。要按照国家有关规定，在人口普查结束后，人口普查办公室向同级档案馆移交档案。移交的档案必须符合质量要求，并履行必要的手续。

（三）实时全过程进行普查资料的管理

人口普查期间，各级人普机构要建立专门的资料管理场所，并配备专门的资料管理人员。在工作中，要严格按照普查伊始制定的档案管理办法开展工作，切实提升全市资料管理能力，构建全面的普查资料管理体系。

资料管理的一大忌讳就是在一段时间内对所有资料进行大规模整理。一来大规模整理需要花很多人力物力，很可能会贻误其他工作；二来大规模整理之前很多资料就存在缺失等问题，寻找、分类、整理相对困难。所以，为保证工作质量，普查全过程都应按部就班，当时的资料当时整，对普查资料进行全过程实时管理，努力保证普查资料的完整性。

（四）有力促进普查资料的电子化、数字化管理进程

现代化管理手段储存的各种信息，为信息资源的开发利用创造了条件。人普资料的管理要努力实现数字化、标准化、系统化、网络化。各级普查机构应充分利用现代科技，利用缩微技术、光盘技术实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，及时配备资料管理现代化所必需的计算机、扫描仪、光盘刻录机等办公设备，加快普查信息数字化处理步伐。建立普查信息内外网站、FTP文件传输基站，将其联入互联网或统计内部信息网，不仅能实现各市、各县区地间的信息交流和资源共享，而且能够拓展普查信息利用服务的范围，从封闭的机要服务转向开放服务。

（五）切实提高资料管理人员的素质

资料管理工作综合性强，这必然要求管理人员具有较宽的知识面，能够了解档案学、逻辑学等学科的基础知识，努力做学识渊博、视野开阔的“通才”。在工作中，要努力研究档案管理业务，学习有关计算机应用知识，不断提高档案管理的水平。同时，要牢固树立服务的意识，积极主动地想办法发挥普查资料在人普工作中的重要作用。

舟山市人口普查办公室