管理你的时间

每人每天拥有的时间都是相等的，但是不同的人在相同时间内所做的工作却相差悬殊。不会利用时间的人总是事倍功半，会利用时间的人则可事半功倍。

（1）对时间进行计划管理

对时间的使用不能干了算，而要算了干。把要完成的工作，按小时、按天、按周的先后时序排好，然后按计划逐个完成。在自己可控的时间内把工作安排得紧张而有节奏，并尽力把不可控制时间转化为可控时间，善于在不可控时间内处理事务，使用时间最忌把时间切成零星的碎片，不能把一件完整的工作肢解为几次完成。要尽量把自己的时间集中起来使用。集中时间多少要依工作的需要而定，集中得过多，也会造成浪费。一般来说，时间集中较多的人，往往是时间利用率最高的人。

（2）对时间的使用也要计算成本

凡是劳而无功或得不偿失的事尽量不去做。计算时间的单位不要用小时，而是用分钟。越小越有助于督促自己珍惜时间、抓紧时间、充分利用时间。

假定一个部门平均每人月收入400元，这400元占每人每月创造新价值的27%，则每人每月创造新价值为：400÷27%=1482元。每人每天工作为7.5小时，每月工作23.5天，则每人每月工作时间=7.5×23.5×60=10575分钟。每人每分钟创造的价值=1482÷10575≈0.14元。

如果办一件事，需要3个人工作5天，则办此事的成本为3×5×7.5×60×0.14≈945元。

（3）善于区分重要工作和一般工作

一个人的精力有限，对自己的工作要分轻重缓急。工作一般分三类：急件，必须马上办；优先件，尽量去办；普通件，有空去办。应把主要时间花在重要的事情上，抓住了关键性的工作，才能有效地提高时间的利用率。

（4）利用最佳状态去办最难和最重要的工作

一个人在1天的不同时间里，精力状况是不一样的。生物学家通过研究揭示，人和其他生物的生理活动都有明显的时问规律。人的智力、体力和情感都显现出一种周期性的变化，也就是人体内“生物钟”的作用。管理者应该找出自己在1天中，什么时间工作效率最高，要充分利用自己效率最佳的工作时间，来处理最重要和最难办的工作，而把精力稍差的时间，来处理例行公事上。

（5）把常规的工作标准化

如何办理经常性工作，它在规章制度中明确规定，照章办事。同样的问题出现后，把具体情况和处理办法写下来作为日后处理同样问题的范例。这些范例经过逐渐修订改进而形成标准化，这可使领导者摆脱琐事的缠绕。领导者要保持优化的工作秩序，先是考虑好先干什么，后干什么，使自己的工作有条不紊，逐步规范化，不能东一耙子、西一扫帚，更不能顾此失彼。

（6）抓住今天，不唱明日歌

只有当天完成当天的任务，而不是拖延到明天，时间利用率才能提高。日本效率专家桑名一央指出：“昨天已是无效的支票，而明天是预约的支票，只有今天才是货币，只有此时此刻才具有流动性。”

立足于“今天”，珍惜“今天”，运筹“今天”，凡今天能做的事，绝不能推到明天。明朝文嘉有文《今日》诗：“今日复今日，今日何其少！今日又不为，此事何时了？人生百年几今日，今日不为真可惜！若言姑待明朝主，明朝又有明朝事。为君聊赋《今日》诗，努力做人今日始。”有些主管上任之后，仍不改平日养成的拖沓作风，导致政绩平平。

（7）有效地利用零碎时间

所谓零碎时间是指不构成连续时段，在两件事之间的空余时间。有效地利用零碎时间，可以增加工作密度，加快工作节奏。

（8）提高单位时间的利用率

做任何事情，都要高度集中注意力，以便缩短时间。有成效的主管并不感到自己肩上的担子压得喘不过气来，自信自己的时间是充分的，总认为自己还可以挤出更多的时间来。

（9）复合工作法

人的大脑是划分区域的，如听觉区、视觉区、语言区……各个区域有不同的使命，据说可使两个或两个以上的区域同时兴奋起来，因此有些工作可以同时进行。有些应酬或不重要的会议，领导者不去又不行，去了又觉得失去不少宝贵时间。这时一方面表面应酬，另一方面可思考其他工作问题。

（10）有效地利用节约时间的工具

如个人备忘录、台历、工具书、通信簿、计算器、电传、电话、电子邮件、VCD机、录像机等。工具齐全、适用，用起来方便、顺手，就有助于提高工作效率。

开好一个会，除了对目标、议题、议程作总体规划、用好开场白、连缀语、结束语和应变语以外，还有其他许多问题应该注意。

（1）做好会务工作

例如时间问题。在什么时候举行会议，常常直接影响会议效果。在美国玛丽？凯化妆品公司里，每周最重要的事件就是销售主任在本单位举行的销售会议。这个会议被安排在星期一上午举行，这个公司的领导说：“如果你上周销售情况差，那你得在星期一上午召开的销售会议上听昕别人的经验；如果你上周销售情况好，那你得在星期一上午召开的销售会议上讲讲自己的经验。”要是一个人散会时浑身是劲，那他有整整一周的时间把劲使出来。有个学校在星期六下午召开校务会，会议上决定的东西要等过了一个周末才能贯彻，无形中就抵消了会议的效果。

会场的布置也值得注意。例如环境是否安静，光线是否充足、空气是否流通都应考虑。就说会议桌的布置，一般说来应做到几点：一是应便于主持人观察到所有与会者，如果会议桌过于狭长，而主持人又坐在长边的中间，他就无法和每个人形成目光交流；二是应有利于会议气氛的烘托。例如与会者围成一圈，讨论的气氛就容易出来，而所有与会者都朝一个方向坐，就制造了一种典型的听取发言的气氛。主持人在会前应当选定。

（2）掌握宣布开会的时机与方式

主持人不同于发言人，他不应过多地卷入到会议发言中去，他应当超脱于一般发言者之外。但是，这并不是说他对会议内容无动于衷，相反，他是会议的组织者与控制人，只不过是他更多地运用无声的语言手段干预会议。

例如开场时主持人的行为举止就很重要。他走进会议室时要展现在大家面前的初始形象对会议就有影响作用。如果他步履缓慢，犹豫不决，那就给人一种不果断的印象，为会议定下拖拉的基调；如果他阴沉着脸，紧锁着眉头，那立刻给会议罩上一种紧张不安的气氛。会议主持人应当是挺直腰板，充满信心地出现在大家面前。

当他坐下之后，大多数与会者的注意力会集中到他身上，但仍然有些人在低声交谈，可能还会有些迟到者还未坐定。这时主持人既要迅速集中大家的注意力，又不宜点名要某人某人安静，因为那样会在被点名人心中树起一层敌意，即使是不点名地高声呼喊“请大家都安静，我们开会了”也是一种费力不见效的笨拙办法。高明的主持人总是通过自己的神态举止来集中大家的注意力。他稳稳地坐在自己的位置上，向那些已经准备开会的人微笑致意，然后把目光射向那些还在说话的人和还未坐定的人。这时，那些已经准备开会的人也会将目光射向同样的目标，那样还未准备开会的人会立刻感受到大家的目光，于是迅速做好开会的准备。这时，主持人要对他们微笑一下，并环视一下会场，然后宣布开会。

（3）制止开“小会”

在开会时，当某人在发言时，常有些人在那里开小会。这种行为一是对发言人的不礼貌，二是破坏了会场的整个气氛与纪律，所以必须制止。但如何制止呢？点名是不妥当的，不但那些开小会的人会极感难堪，而且整个会议也会被打断，主持人应通过自己的举止而不是通过语言来控制局面。比如他自己全神贯注地注视发言人，以自己的神态影响带动其他人；此法不灵，则可以向那些开小会者示以善意的提醒目光或手势，要他们集中精神；如果吵闹声太大，主持人则可以亲切友好的方式请发言人暂停发言，然后把身体后靠到椅背上，沉默不语，这样，全场就会感觉到局势的严重性，开小会者立刻会集中注意力了。这样主持人再把身子往前靠一靠，向大家报以微笑，这时既控制了局势，又强调了会议的友好气氛。然后再把目光转向发言人，请他继续发言。于是会议就正常地进行下去了。

（4）鼓励发言

主持人主持会议有一个重要任务，就是尽可能地将更多的人吸引到会议中来，鼓励他们发言，搞浓会议讨论气氛，扩大会议效果。

主持人在说过会议开始的开场白以后，就需要请与会者发言了。如果不是预先定好了发言人，那么，主持人就要做好开场白和与会者发言之间的衔接，不要出现大的停顿。因此，在与会者未能及时响应主持人的开场白的时候，主持人就应当慎重，这要注意两点：一是应该使用引导语，如果不用引导语，直接说：“你谈点看法，好吗？”就很可能失败。再一个要注意的就是称呼语应在前，而不要放在后，比如应该说：“老李，请你谈点看法，好吗？”而不应该说：“请你谈点看法，好吗？老李。”因为后者会使“老李”措手不及，要一二秒钟才能反应过来，破坏了会议的节奏。

再如会议上也常出现向某人提出问题的情况。如果这个问题带有普遍性，有值得深入讨论的必要，主持人就应趁势然而又不露声色地把其他人也拉进来。例如当老王对小刘提出了一个问题：“请问照你的看法，我们公司开发这种新产品将带来多少直接经济效益呢？”主持人可以这样说：“谢谢你，这是一个很值得注意的问题。但我想在请小刘回答之前，请问一下大家在这方面还有什么其他问题？”这种说法达到了两个目的，不仅给了小刘以准备的时间，不至于措手不及而难堪，更重要的是趁势将其他与会者吸引了过来，扩大了会议的讨论面。

可见，提高开会效率是多么重要！