论档号（节选）

论档号（节选）

何嘉荪

档号是档案实体的标识代号。但是如何编制档号才既科学又实用，在我国并未取得共识。我国档案界目前在档号编制问题上所出现的混乱状况莫不与此有关，因而及时地对档号的功能及编制原则等理论问题展开讨论极有必要。

一、档号与档案信息处理语言

为了科学地确定档号编制的原则，我们首先有必要研究档号应具备哪些功能。因为只有目标明确，才可能据此拟定出应当采用的最佳方案。

提到档号的功能，可以举出一大堆。作为档案实体的标记，它既是档案的地址代码，又是存取档案、管理库房、统计监督和提供档案利用、对外服务的工具。但是笔者认为，在这方面最重要的问题却是：档号仅仅是一种简单的标识与存址代码，还是应该成为又一种标引与检索档案信息的人工语言？

为了便于说明问题，我们不妨对现有的比较通用的档案信息标引与检索语言作一番剖析。

首先为了避免误解，笔者认为有必要对“档案信息”这个概念加以澄清。应该指出，任何信息都依附于一定载体之中，即使声响信息也是依靠空气、电磁波等无形载体传播的。因此我们在讲信息的时候，必然包括它的载体。独立于载体的信息是不存在的。从这个意义上说，档案也就是档案信息。然而广义地理解，“档案信息”概念的外延又大于“档案”的外延。档案信息不仅仅指档案原件或储存于档案原件中的信息，还可以包括源于档案的、可以反映档案基本特征的信息（其载体可能是卡片等非原始材料）。这些信息虽然已非严格意义上的档案信息，却在相当程度上具备档案信息的某些特性，并且是管理档案、提供档案服务的重要工具，因而也应包括在“档案信息”这个大家族之内。

众所周知，档案信息（既包括档案实体，也包括经过复制或输入电脑等手段而游离于原始载体的信息）经过组织与处理的状况必须借助人工语言来表达。根据一定规则组织档案信息的“近期”目的是为了能再根据同样的规则检索，得到这些信息。而为了便于这一过程的进行，就必须运用一种规范化的语言，将档案信息的组织状况、排列位置描述下来，表达出去，以便在检索时也按照这种语言的指引取得所需信息。因为所谓检索，实际上就是情报提问与表征档案信息的检索标识之间的相符性比较过程。如果情报提问与检索标识一致就命中了文件，找到了所需信息；如果不一致，就必须跳过已经比较了的标识，继续查寻，直到两者一致为止。为了顺利完成这个相符性比较过程，档案信息处理人员和检索人员就必须使用一种彼此能够理解的语言，沟通双方思想。前者据此组织并描述档案信息的处理状况，并编制检索工具，后者也据此表达情报提问和寻找文件。这种用于保障档案信息处理工作、联结档案信息存储与检索两个过程、统一信息处理人员与检索人员双方思想的语言就是档案信息处理语言，也可因使用角度和场合的不同而称之为档案信息标引与检索语言。

当前，在我国经国家权威机构批准试行的档案信息处理语言的词典，有《中国档案主题词表》和《中国档案分类法》。

《中国档案主题词表》是叙词标引语言（或主题词标引语言）的词典。它的作用只要指出一点就够了：它主要是用来组建主题检索系统的，而任何效率较高的计算机检索系统都必须以主题检索系统为基础和最主要的部分。《中国档案分类法》则是按事由类同性原则编制起来的分类标引语言词典。

笔者在《全宗理论的实质》一文中曾经指出，档案文件之间的事由联系有广义与狭义之分，狭义的事由联系是在同一的人类社会实践活动过程中形成的，与来源联系相吻合的本质有机联系。体现这种有机联系的分类原则是有机关联性原则或全宗原则。广义的事由联系则是事由类同性，它不是在档案的形成过程中自然产生的，而是人们依据各种事物所具有的相同性质、相同特点在事后人为赋予的。依据它组织档案实体馆藏往往会引起混乱，这在历史上已得到过证明。

然而，人们在实践活动中又常常需要将产生于不同活动过程、但具有共同性质或特点的事物排比在一起进行共性研究，或者需要从这样一种共同性质出发检索与此有关的事物。事实上，档案信息作为单体文件存在时也是有价值的，也可能在一定程度上满足某些用户的信息需求。所以也有一定数量的用户并不需要以档案的形成过程为依托检索并利用信息。更有不少用户对档案的自然形成过程比较陌生，不善于或不懂得如何从这种形成过程出发检索文件。因此事由类同性，也就是历史上存在过的广义的事由原则，并未失去其现实意义。如果将它仅仅用以类分从档案原始载体上离析出来的档案信息——著录形成的条目或款目，就既不会打乱档案实体馆藏体系，又可以得到另外一种检索途径。也就是说，以条目形式存在的档案信息还应该按事由类同性分类，以满足用户的需求。

所谓按事由类同性分类，就是主要按社会活动的专业化分工类分档案信息。为此而编制的分类标引语言的具体体现就是《中国档案分类法》。也就是说，以事由类同性原则为基础的分类标引语言是以《中国档案分类法》的类目和分类号为语词的。由于分类标引时，只将标引结果用“分类号”形式著录下来，所以又可以把这种语言通俗地称呼为“分类号语言”。请注意笔者这里讲的“分类号”是个专有名词，它仅仅指《中国档案分类法》中的类目代号，也就是国家标准《档案著录规则》中指称的“分类号”，而并非一般意义上的分类号。

在对上述两种分别用于主题标引和分类标引的档案信息处理语言进行分析以后，我们可以得知：它们都不是用以反映档案信息本质上有机联系的语言工具，因而只能用于处理游离于原始载体之外的档案信息。这种处理过程又可以称之为智能控制。^[1]

那么，是否有必要创制一种人工语言来处理仍然依附于原始载体之中的档案信息呢？或者说，是否应该有一种反映档案信息间本质的有机联系的人工标引与检索语言呢？笔者认为答案是肯定的。

依附于原始载体的档案信息是根据有机关联性原则或全宗原则分类整理的，档案实体也是基本上根据这种整理的成果在库房中排序存放的，这整个过程可以称为实体控制。^[2]也就是说在实体控制中，人们是依照形成档案的人类活动过程及与这种过程相吻合的有机联系来处理档案原始信息的。

只有这样，档案信息才可能构成为一个有机整体，如实地反映人类社会实践活动的真实场景，并发挥其最大功能。而且用户依照此种途径检索档案信息的频率也最高。既然如此，就应该有一种按有机关联性原则编制的人工语言，使之成为档案整理者与检索者之间的媒介和联系桥梁。

事实上这种人工语言本来就已存在，“全宗群组合方案”、“全宗区分方案”、“全宗内分类方案”以及立卷用的“案卷类目”等的总和就是这种人工语言，只不过它们并不完善，大多数也没有经过规范化处理。因此，这种按有机关联性原则组织起来的人工语言，尚处于雏形阶段。但是它们的存在至少说明这种人工语言的必要性，证明没有这种语言就无法确保档案实体（或档案原始信息）按有机联系有序化地组织起来。

但是，与此同时，我们也应该看到这种人工语言又存在着极大的缺陷。其中最大的问题就是，缺乏配套成龙的代码标识系统并且尚未意识到应该用这种代码语言来标引档案原始信息或标识档案实体，许多档案工作者甚至根本还没有把它们看成是档案信息处理语言。

比如对“全宗内分类方案”中类目代号的使用就存在着误解和歧异。为了便于说明问题，笔者建议将全宗内全宗之下、案卷之上的档案实体分类层次（series）统一称呼为“系列”，而不简称为“类”。因为在汉语中这个“类”容易与分类标引中形成的“类”，也就是分类目录中的“类”（class）相混淆。既然分类标引中形成的“类”（class）已经由《中国档案分类法》和《档案著录规划》所规范和确认，那么全宗内分类形成的“类”（series）就只好改变其称呼。为此，笔者认为干脆采用“series”一词的汉语直译“系列”为宜。

在“全宗内分类方案”内，一个“系列”当然应该有自己的代号，我们可以称之为“系列号”。以往文书档案的“全宗内分类方案”中没有为系列类目设置代号，这是不正常的。随着综合档案室的建立，这种现象正在改观。但是在文书档案管理中，为档案实体标识的代号中，却见不到“系列号”，取而代之的是案卷目录（不是档案）的代号，即“目录号”。不过，在科技档案管理中不存在这种现象，科技档案历来标识的实际上是“系列号”。

上述情况在完全用手工方式管理档案时是可行的，然而在应用计算机时就会出现障碍。

我们都很清楚，在目前的技术水平条件下，还没有可能把所有档案的全文都存入计算机。所谓应用计算机管理档案，只能依靠代表档案特征的档案著录条目信息。而这些条目又必须依靠档案信息处理语言去组织。目前，可以用来反映档案内容特征的，经过规范化处理的人工标引与检索语言，只有叙词标引语言（以《中国档案主题词表》为代表）和按事由类同性原则编制的“分类号语言”或“分类标引语言”（以《中国档案分类法》为基础）。

那么，上述以条目形式出现的档案信息，在计算机中是否还应该按有机联系或全宗原则组织呢？我想这也是没有疑问的，问题是如何才能实现这一点。

当前流行的做法是将采用手工方法编制的案卷目录、卷内文件目录输入计算机。但是这样做只能称为对档案的半自动化管理，因为最主要的使条目按有机联系排序的工作仍然是依靠手工完成的，在这一过程中计算机实际上成了高级打印机。正因为如此，为了使计算机能按照有机关联性原则自动处理条目信息，就必须创制一套按上述原则组织起来的人工代码语言。无此，就不可能在完全不用手工方式实地整理档案实体和编制案卷目录、卷内文件目录的条件下，按有机关联性原则组织、处理档案条目信息。所以曾有一些同志提出必须另外为档案编制“系统号”，即创制一套“系统号语言”。笔者认为，这样一种“系统号”的任务可以由“档号”来承担。

笔者的理由是：再为档案另外创制一套号码系统太复杂，会加重档案人员的工作负担。与其这样，还不如利用现成的档号系统来得更简单。况且，档案实体本来就应该是按照有机关联性原则有机地分类组合在一起的，只要让作为档案实体标识代号的档号自然而然地显示出档案实体应有的体系结构或物理位置来，它就会自动地变成按有机关联性原则组织起来的人工代码语言。

事实上，让档号反映档案实体应有的体系结构和物理位置，也可以说是一种客观规律。因为只有这样，才会使档号具有丰富的含义，既将互有关联的档案有机地联系起来，又将不同全宗、不同活动过程和内容不同的档案明显地区别开来，从而便于档案员和用户系统地检索和利用档案。

正因为如此，我国档案界为科技档案实体编制的档号，历来都比较清楚地显示了这些档案按有机联系组合在一起的体系、层次和结构。即使在文书档案管理中，这种现象也并不少见。比如“目录号”一般情况下不能反映档案实体的分类体系结构，因为“案卷目录本”是根据厚薄程度分册的，有时可能好几个年度“系列”的档案合编在一本目录内。这样，就不便于查找利用。于是有不少档案部门采取了变通的办法，干脆为这本目录多编几个号。五个年度的档案合编一本目录的，就为该目录编五个连续的号，于是仍然是一个年度“系列”编一个号。因此，这种名义上的“目录号”，实际上成了“系列号”，把档案实体按年度分类的体系、结构就显示出来了。这充分说明：客观规律总是会表现出来的，用强制的手段要它不表现出来是不可能的。

总之，笔者认为，应该让档号如实地反映档案实体有机地组合在一起的体系结构和物理位置，使之构成一种以有机关联性原则或全宗原则为基础的、可以用于标引和检索的人工代码语言。

那么，到底是先为档案实体整理分类，再配以档号；还是先为档案实体标引档号，再据此为档案实体分类排序？回答是：前者是手工管理的工作程序，后者是计算机管理的工作程序。不论何种方式，其前提条件都是：首先为各种“全宗群组合方案”、“全宗区分方案”、“全宗内分类方案”和立卷用的“案卷类目”一律配上系统、科学的类目和代号。这一系列的类目和代号就构成了“档号标引语言”，运用它就能为档案信息作“档号标引”。档号标引的过程也就是根据有机关联性原则对档案信息进行组织与处理的过程。当然，鉴于这种信息处理本身所具有的特点（要保持与社会实践活动过程相吻合的有机联系，而各种社会活动过程又异彩纷呈且变化多端），这种档号标引语言不可能在全国范围内规范、统一。但至少在一个档案部门内应该规范化，并且文书档案和科技档案不能实行不同的标准。至于其编制规则，则必须在全国有统一的标准。

二、档号编制规则

档号编制规则就是以有机关联性原则为基础的档案信息处理语言的语法。其基本要求必须包括：

1.必须反映档案实体的结构体系和物理位置

其理由已如前述。应该指出，这样做可能会使档号变得较为复杂，号码的层级位数较多。但是既然这种做法在科技档案管理中已延续使用了多年，并且没有太多的反对意见，笔者认为将它扩展到文书档案等其他档案管理中也是可行的。何况，即使为求档号简短、层次少并只让其起存址代码作用，也必须另外创制一套按这种原则组织并且同样复杂的号码系统，以适应计算机处理档案信息的需要。

2.必须具有唯一性或单一性

档号作为人工语言，其每一个标识代码必须被赋予专指的单一含义，即一种代码不能同时代表两种东西，否则就不能成为有特定意义的人工语言。具体来说就是一个档案馆内不能有重复的全宗号，一个全宗内不能有重复的系列号，一个系列内不能有重复的案卷号。

3.必须具有可延性或扩展性

档案是不断产生并分期分批藏入档案馆（室）的，而且前后产生的档案都是相互联系的。因此，作为档案实体的标识，档号就必须适应这一形成规律而具有扩展余地。这样才能避免档案实体增加却已无空号可编或打乱整个编号体系的情况。

4.必须具有稳定性

作为档案实体的标记和一种人工语言，档号本身不能经常处于变动之中，否则将会引起一系列的连锁反应，使以档号为基础编制的检索工具、编研成品等失去原有的效用。

5.必须适应计算机管理的需要

档案管理迟早要计算机化，档号编制必须面对这一现实，不能借口尚不具备应用计算机的条件而拒不考虑。为此要考虑以下几点：

（1）“案卷目录号”应由“系列号”取代。如前所述，应用计算机编目必须先标引档号，再按档号排序打印出案卷目录。既然案卷目录编制在后，又如何未卜先知其排序号数？何况一本案卷目录中究竟包括一个系列类目还是多个系列类目，主要是根据其厚薄程度决定的，很难准确地预测其号数。其实，目前某些档案部门在应用计算机时所规定及使用的“案卷目录号”，实际上已经是“系列号”或其变种，只不过用了“目录号”的名义而已。

（2）档号本身宜采用分类法配号和层累制标记。因为如果采用流水法配号，将不便于反映档案实体应有的体系结构和物理位置，也不便于率先为档案信息标引档号，而用分类法配号还可便于计算机利用档号进行组配检索。

（3）组成档号的标识符号应简洁，易于计算机辨识、组配。为此应采用拼音字母和阿拉伯数字，避免使用汉字。

以上就是笔者认为在编制档号时应予遵守的基本原则。至于档号的具体组成，仍应按传统做法分为四层或四个部分，即全宗号、系列号、案卷号和件（张、页）号，它们相互之间以短横“-”相连。这种以多个短横“-”相连的符号是档号所特有的，在实践中它们将成为与“分类号”相区别的显著标志。（分类号中即使夹有复分号，也只一个短横“-”。）

三、几个相关的问题

为了更好地贯彻上述原则，尤其是为了适应计算机管理档案的需要，笔者认为还有一些与此相关的理论问题、认识问题应加以澄清，某些传统的手工管理方法也应进行改革。

1.在考虑反映档案实体的体系结构时，应如何对待“全宗群”问题

也就是说，要首先解决“全宗群”是否是档案实体分类层次，其组合情况应否在档号中得到反映以及如何反映的问题。

大家知道，档案实体整理必须以保持档案之间的有机联系为原则。而有机关联性不仅指系统内部诸因素的有机关联，也指系统同外部环境的有机关联。如果把一个全宗看作一个系统，那么其他全宗就是这个全宗的外部环境，它们之间也存在着一定的有机联系，因为人类从事的各项活动及活动对象之间必定存在着天然的联系。它们在一定的时间、地点、条件下，或者互相依存，或者互为因果，或者同属一个更大事项的并列部分……因而，在这些活动过程中形成的档案全宗之间也呈现出多种多样的关系，使它们可依一定的专业、行业、工作系统、时间、地域等特征，组成更大的群团。这种依一定自然特征组合在一起的、由若干全宗组成的群体可称为全宗群。也可以说，全宗群是在纵向或横向方面具有相同性质的、一定数量全宗组成的有机群体。在科技档案中，它们又往往被称为“专业类”或“大类”。

全宗群与全宗的关系是大系统与系统的关系。若干个互有联系的系统组成一个大系统，而大系统之上还可以有更大的巨系统。所以全宗群在必要时又分为若干层次，而某些大全宗必要时也可分为若干子全宗。全宗群与全宗的这种关系也是符合自然界与社会中大大小小事物及活动过程互相之间错综复杂关系的客观实际的。可以说，全宗群实际上是系统、全面反映大系统或巨系统活动过程或状况的档案文件综合群体。

正因为如此，笔者认为“全宗群”并非仅仅是一种管理思想，它还应该可以成为档案管理的实体单位。就让我们看看事实吧：几乎在任何一个综合档案馆中，都把档案分为“旧政权档案”、“革命历史档案”和“新中国成立后档案”三大部分，而它们又完全可以被认为是先按时间特征（新中国成立前后），再（在新中国成立前档案中）按性质区分组成的三个大全宗群，并且事实上成了档案管理的实体单位。

诚然，全宗群中各全宗之间的关系比之全宗内档案文件之间的联系要松散得多，而且全宗之间的联系是多方面的，这就使得全宗群可以按多种特征构成，并不一定局限于按特定的一种方式组合。也就是说，全宗群的组织方法与范围可以具有一定的弹性或灵活性，并不存在一个十分固定的模式。比如全宗群有时可以按专业性质、工作系统或其他方面的联系组织，有时又可以按一定的时间或地区特征组合。这也正是当前在我国占主导地位的档案管理学理论认为“全宗群”不能成为档案管理实体单位的重要理由。

但是，笔者想着重指出，弹性或灵活性仅仅是指可以根据具体情况选择全宗群的组合方法，且其机动性比区分全宗和全宗内分类时大得多。然而这并非意味着在一旦组成全宗群后，仍可灵活地更动它们的组成方式。相反，鉴于档案数量庞大、搬动不便和方便检索和提供利用，全宗群与全宗、系列和案卷一样，也应该相对稳定，即使实在不得已，也绝不能轻易变动其组成方式。就是说，新的档案和全宗可以持续不断地添加到原有的全宗和全宗群之中，而这些全宗群的构成方式却仍应维持原状，不再随意变动。

我们可以按工作系统组合的全宗群为例来说明这个问题。即使现实生活中的系统发生了变化，全宗群作为一种档案实体的分类形式，仍可与现实保持一定的距离而维持原状不变，但要在相关的检索工具及指南中采用“参见”等方法予以说明。其实按工作系统分类也可看作是按专业性质分类。某个立档单位的隶属关系变了，并非其专业性质也变了，故仍可维持原分类体系不变。如果连专业性质也变了，就说明这个立档单位的职权可能发生了根本性的变化，于是可能诞生了一个新的全宗并可划入其他全宗群去了。也正是鉴于上述理由，在综合档案馆内应尽量不要根据工作系统组合全宗群，一般以采用专业性质或时间、地区等特征为宜。这是因为工作系统往往不稳定，经常会发生变化。

既然全宗群可以成为档案管理的实体单位，它也就可以成为档案馆内档案实体的最高分类层次。并且这种分类状况可以也应该在档号内（具体是在全宗号内）得到反映。这样做的优点是：（1）便于档案在尚未入馆以前就为之匹配全宗号，而这又将大大节约未来档案馆的工作量；（2）使全宗号含义丰富，而这又将便于档案员和用户的管理、检索与利用。当然，这样做会使全宗号比按入馆顺序编复杂一些。但是如果全宗号也根据层累制匹配，并且注意不让全宗群分得过细过小，则全宗号并不会变得太复杂。

2.系列号如何标记问题

系列号标记亦可采用层累制，其高位类也可采用拼音字母，低位类则用阿拉伯数字。对于按年度分类的，可直接用年度数字外加括号标记。注意：用拼音字母作类目代号时，可跳过“I”、“O”不用，因为易与数字“1”、“0”相混淆。

3.案卷号及件（页、张）号的编制与对文书处理、分类立卷、著录方法的改革问题

对案卷号的件（页、张）号的匹配涉及如何运用计算机立卷的问题，而这又与如何在办公室自动化基础上处理文件、著录文件密切相关，故必须综合考虑。

应该指出，吉林省和长春市档案局金慧珠等同志在这方面所进行的改革和试点，已经为解决这个问题奠定了良好的基础。^[3]因为这一改革具有如下特点：

（1）实现了文件管理与档案管理一体化

应用计算机的主要优点是通过一次性输入，即可多次、多种方式输出信息。鉴于现行文件与档案在物理形态上是完全同一的，所以档案管理所要求的项目必须在作为现行文件信息输入计算机的时候“一次性”解决。也就是说，在现行机关中，必须把档案管理中相当一部分工作完全“溶解”在文书处理工作之中，“一步到位”解决所有的前处理问题。否则计算机就无法充分发挥自己的优势，反而会变成档案部门沉重的负担。

（2）简化了立卷方法

目前我国流行的综合运用六个特征立卷的方法太复杂，由于还要附带考虑保管期限、密级、卷的厚薄程度等一系列问题，其工作程序较难标准化，而要求其与文件登记一体化并由计算机模拟，其难度更大。因此，只能立足改革，尽量简化立卷中需要考虑的因素。在这方面，吉林省的同志们也已经进行了有益的尝试，即推行绝对的“一事一卷”制：即使为解决一个具体问题形成的是单份文件，仍然单独成卷（一文一卷）。^[4]其实欧美国家也一直是如此立卷的（如果承认它们也立卷的话）。

（3）通过改造鉴定程序和制订归档范围、保管期限、分类去向“三合一”表，使案卷有可能在文件登记时就可根据文件收到或发出的时间顺序，按永久、定期和不归档三个系列，分别流水编号。

笔者认为，为便于计算机处理，除作上述改革外，还可以考虑：①将系列分类表中的系列进一步分细、分小，以免案卷变小以后，一个系列中的案卷太多，不便检索。②档号中第四层的张、页号改为一律只编“件”号。

综上所述，档号是一种重要的档案信息标引与检索语言，只有在充分论证其编制理论的基础上，才有可能解决其具体配号技术问题。这就是笔者抛出管见，就教于档案界同仁的目的。

（注：本文得益于中国海洋档案馆副馆长刘新安、浙江省档案馆副馆长韩李敏提供的意见，在此谨致谢忱。）

（原载《档案工作》1990年第5期）

【注释】

[1]何嘉荪：《档案信息的组织》，《档案工作》1986年第9期。

[2]何嘉荪：《档案信息的组织》，《档案工作》1986年第9期。

[3]金慧珠、王志才、王俭、梁伟：《文件登记、立卷、著录三位一体》，《档案工作》1989年第4期。

[4]金慧珠、王志才、王俭、梁伟：《文件登记、立卷、著录三位一体》，《档案工作》1989年第4期。