“档案资产评估”再研究

“档案资产评估”再研究——兼论“档案使用权”评估

陈作明

随着企业资产评估活动的展开，档案界发出了“档案资产评估”的呼声，有的呼吁早日制订“档案资产评估”法规，有的提出了具体评估方法。笔者对于“档案资产评估”的可行性和科学性存有疑虑，曾在《中国档案》1996年第2期上发表题为《“档案资产评估”献疑》的文章。现在想对这问题作进一步探讨，同时提出“档案使用权”评估的思路。

一、“档案资产评估”这一命题难以成立

把档案作为资产来进行评估，有些问题与有关法律、法规和理论相悖，因此，这一命题难以成立。

（一）档案不是无形资产

理解无形资产这个范畴必须把握住以下几个基本点：无形资产无独立实体但通常又依托于某实体；无形资产能为所有者和经营者持续地带来经济利益并由一定主体排他性地控制；无形资产是生产资料和生产条件。根据这样的论述，不难看出档案与无形资产之间虽有密切联系但有根本区别。它们之间的联系主要是许多无形资产依托在档案之中，可以说，档案是许多无形资产的媒体（或叫介质）。专有技术、专利、商标，都是如此，由此派生出“档案也能给其持有者带来经济利益”这一观点。从这角度出发，档案也可以被看作是种生产资料和生产条件。认为档案是无形资产这恐怕是个很重要的原因；有的同志提出的“档案资产评估方法”实际上也就是专有技术、专利、商标等无形资产的评估方法。但是事物的媒体（或叫介质）并不等于该事物本身。档案与无形资产之间是有根本区别的。

1.档案是有形的而不是无形的

众所周知，档案应当是内容及载体的统一体。撇开档案载体仅指档案内容人们就称之为档案信息。而且，由于档案是由文件转化来的，档案的载体必须是文件的原载体，若是更换了原载体，严格地说只是档案的复制件而不是档案。在《中华人民共和国档案法》中，是把档案和档案复制件严格区别开来的。然而无形资产一般仅指其内容而不讲究其载体，无论它所依托的载体如何更换，只要其内容不变，它仍然是同一的无形资产。有的甚至其内容也是难以捉摸的，例如商誉。

2.许多档案的所有权没有排他性

这就是说相同内容的档案如果有若干份，可以同时为若干单位所有。例如，相同内容的工程设计图，可以作为设计档案为设计院所有；同时又可以作为基建档案为建设单位所有。同样内容的产品说明书，可以作为产品档案为生产厂商所有，同时可以作为设备档案为许多个使用者所有。同一问题的请示和批复在请示单位和批复单位各自都归档一份，作为档案分别归它们所有，等等。然而对于无形资产来说，它的所有权往往是有排他性的。就以工程设计图和产品说明书而言，其版权或技术所有权只能归属于设计单位或产品研制单位，对于工程建设单位和产品使用单位，虽然拥有相同内容的档案的所有权，但其并不拥有档案所载技术的所有权。这种拥有档案所有权而不拥有档案所载的无形资产所有权的现象，不正是再次说明档案与无形资产是有区别的吗！

3.档案不仅仅是生产资料和生产条件

档案对于人类的经济、政治、军事、文化等各方面活动均有参考和凭证作用，即使是在经济活动中形成的工程或产品档案等也往往如此。它不像无形资产那样仅仅是种生产资料和生产条件。我们明确这个问题就会认识到若是把档案仅仅作为无形资产评估，对于有些档案来说反而会低估其价值。若想评估政治、军事、文化等方面的价值因素，却又难以用货币来衡量和表达。

4.档案不能自由买卖

前面已经提到《中华人民共和国档案法》禁止出卖属于国家所有的档案。同时《档案法》还规定：“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案……档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖；向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的应当按照有关规定由县级以上人民政府档案行政管理部门批准。严禁倒卖牟利，严禁卖给或者赠送给外国人。”（见《档案法》第16条）然而无形资产的出卖、转让或赠送没有这样的限定，即使是依托在档案之中的无形资产也是如此。这里就产生了一个相当严肃的问题：当一家企业的产权发生变动时，若是把档案作为一种无形资产作了评估，受让人（不管是私人企业或是外资企业）是否只要拿出相应的资金就可以把一切档案如同其他资产那样一起买下来？如果可以，岂不违反《档案法》的规定，如果不可以，又何必进行评估。

（二）档案实体评估无实际意义

这可以从以下三方面进行分析：

（1）对于国有企业来说，当产权发生变化时，档案的国有性质不应该发生变化，要么由国家档案馆接收，要么委托有关单位暂时代管。这样，对档案实体的评估就会徒费精力而无实际意义。

（2）对于集体和个体企业来说，如果是“对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案”，只有在由国家档案馆收购或征购时，才需要由档案部门评估，而且一般不会采用评估无形资产的方法，而是要根据不同单位和不同档案以及所采用的是收购或是征购方式等因素评估其价值。如果不是“对于国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案”就可以由档案所有者自行处理，档案部门不必过问和研究这种档案的评估问题。

（3）如果像有些同志所说的那样把档案作为专有技术、专利、商标等无形资产的代表物来评估，那么其实质是评估无形资产而不是评估档案。评估后实际交割的也只是档案的复制件或摘录件而不是档案原件，也可以说是交割无形资产而不是交割档案，否则，岂不又成了买卖档案？而且如前所述，有些档案虽然归本单位所有，但档案所载技术的所有权却不属于本单位。对于这种档案即使作为无形资产评估也是不行的，因为本单位不拥有这种无形资产的所有权。这又一次说明，评估无形资产不能混淆为评估档案资产，尽管有许多无形资产依托在档案之中，但它们不是同一事物。

总之，档案实体作为资产评估明显地存在着有违于档案法规和档案学理论的问题，这个问题必须认真研究，不可草率从事。

二、“档案使用权评估”的思路值得探索

档案是宝贵财富，这是人们的共识。如今要把这种财富排斥在资产评估之外，会使人茫然。其实，我在前面的论述中已经作了两点解释：（1）档案之所以是宝贵财富，其中包含着它是许多无形资产的媒体（或称介质），我们不评估档案实体是为了避免与各种无形资产的评估发生重复。（2）资产评估的目的主要是为了在产权变动中做到公平合理，而档案实体的产权是不能自由变动的，不评估档案实体并不否定它是财富，只是意味着它是种特殊的财富，必须由国家统一管理起来。但是确实还有一种与档案密切相关的，或者说是由档案派生的无形资产应当认真分析，列入评估范围，这就是“档案使用权”。档案使用权不同于档案实体，它是无形的，而且可以依法转让；拥有档案使用权确实能持续地带来经济利益，称得上是一种无形资产；档案使用权又确实未被其他无形资产所包含，因此可以单独评估。

（一）“档案使用权”的概念

这里所说的“档案使用权”特指广泛地、无限制条件地使用各类档案的专有权利，它区别于一般档案用户查阅档案、接受档案部门咨询服务的那种权利。区别的主要点就在“广泛”、“无限制条件”、“专有”这些限定上。所谓“广泛”指的是使用档案的范围可以包括开放部分和小开放部分，机密部分和非机密部分；所谓“无限制条件”指的是不必像一般档案用户那样每次使用档案必须提供有关证件和办理审批手续；所谓“专有”指的是这种档案使用权不是广泛赋予的，它往往与档案所有权联系在一起，不拥有档案所有权者可以拥有这种档案使用权，不拥有档案所有权者可以通过接受转让而拥有档案使用权，即与档案所有者签订协议，一次性规定使用档案的范围、时间和其他各项权利和义务。这种档案使用权的性质类似于土地使用权，属于无形资产。首先，它是无形的，因为它不是档案本身而是使用档案的权利；其次，这种权利能给使用者持续地带来经济利益；第三，它的转让是合理的、合法的。

（二）转让“档案使用权”的可行性

（1）“档案使用权”的转让是客观实际的需要。随着社会主义市场经济的发展，企业的联合、改组、兼并等现象会相当普遍。联合起来的企业和兼并企业对于被联合和被兼并企业的档案一般不拥有所有权，但它们在生产和管理当中往往要广泛而且频繁地使用这些档案。为了使用方便，就要求一次性签订协议，获得这种“档案使用权”。

（2）“档案使用权”的转让是合法的。《中华人民共和国档案法》规定了档案不能自由买卖的原则，同时又规定了有效地利用档案为社会主义现代化建设服务的原则。“档案使用权”的转让，不发生档案所有权的变化，不是买卖档案实体的行为，而是有效地利用档案的手段。所以这是合法的、可行的。

（3）“档案使用权”可以一次性就使用档案的范围和时间达成协议，而且一般不必负担保管档案的任务。这正符合联合企业和兼并企业的要求。因为联合企业和兼并企业对于被联合和被兼并企业的档案只是在一定时间内对其中的一部分有查找利用的需求，而且一般不想承担保管档案的任务。所以实施“档案使用权”转让措施不仅保护了被联合和被兼并企业的权益，而且也会使联合企业和兼并企业更乐于接受。

（三）“档案使用权”的评估条件和方法

1.评估条件

如前所述，资产评估是出于产权变动中的公平合理，是一种有目的的行为。根据这个精神，“档案使用权”的评估只有在产权发生所有制性质上的变化时才有意义。具体地说下列三种情况应当评估“档案使用权”。

（1）国有企业转让给集体企业、个体企业和外资企业时；

（2）国有企业与集体或个体企业合营时；

（3）中国的国有、集体或个体企业，与外资企业合营时。

下列情况要分别处置“档案使用权”：

（1）国有企业之间发生合营、兼并等情况时，可以不评估“档案使用权”。因为在这种情况下的档案不发生所有制性质上的变化。

（2）不同集体所有的企业之间，集体与个体所有的企业之间，不同个体所有的企业之间发生合营、兼并等情况时，可以由当事的双方自行确定是否需要进行“档案使用权”的评估。但是，档案已经由国家档案馆收购或征购的，应当评估“档案使用权”。

2.“档案使用权”的评估方法

这个问题说到底是如何公平地、合理地为“档案使用权”定价。由于“档案使用权”价格的确定必须衡量档案的使用能给使用者带来多大的经济利益。因此，评估方法的实质是要预测使用档案所能创造的经济效益，这就理所当然地可以参照国家档案局1994年发布的《开发利用科技档案所创经济效益计算方法的规定》。此外，“规定”还分别制订了科技档案所起的凭证作用、复用作用、节约原材料等所创的经济效益的计算方法。这些都可以直接移植使用。不过我们这里要解决的是“档案使用权”的评估问题，有一定的特殊性，主要应当注意这样几点：

（1）评估可以按照转让“档案使用权”协议所规定的各类档案所创造的经济效益，不一定只是科技档案。例如文书档案、会计档案等都能起到凭证作用，都能为档案使用者创造经济效益，都应当列入评估范围。

（2）评估是一种预测而不是实测。因此，评估时首先要用科学的预测方法，测定“档案使用权”所规定的档案范围和年限内能为档案使用者在哪些方面起多少次的作用，然后运用国家档案局规定的计算方法算出每一方面每一次所能创造的经济效益，最后求其总和并以此作为“档案使用权”评估的主要依据。

（3）凡档案内容已作为相关无形资产作了评估的，就不必再列入“档案使用权”的评估范围。这是因为档案内容作为无形资产作了评估之后其使用权理所当然地已包括在内，如果再作为“档案使用权”的一个因素进行评估，必然是重复定价虚增资产总值，例如“技术转让或技术成果推广所创经济效益”等就是如此。

此外，在资产评估活动中必然要大量地查阅档案，也必然会产生许多评估活动的档案，档案部门应当积极做好工作，用好和管好档案，为评估活动服务，为今后工作积累史料和凭证。

（原载《中国档案》1997年第5期）