以“验收”为契机做好项目档案工作

以“验收”为契机做好项目档案工作

陈　蓉

（中核核电运行管理有限公司）

摘　要：固定资产投资项目档案验收是衡量企业固定资产投资项目完成情况的重要指标，未经档案验收或验收不合格的项目不得进行或通过项目的竣工验收。项目档案工作的好坏决定了企业投资与经营的成败。本文以项目档案验收为契机，结合本单位实际工作，简要阐述如何做好项目档案工作，应对项目档案验收。

关键词：项目档案　固定资产投资　项目档案验收

我公司以核电作为国家重大建设项目验收工作业已完成，但随着企业的经营发展，陆续又产生许多新建、改建、扩建项目。根据相关规定，总投资1亿元以上的项目，都要组织档案验收。档案验收是项目建设的重要环节，在项目竣工验收中起到一票否决作用。借助档案专项验收制度，可以强化档案收集、整理等基础工作，进一步规范档案业务行为，提高档案服务经济、社会发展的贡献力。

一、理清思路，明确工作要求

项目档案验收以一定的标准规范为依据，日常工作中必须要搞清楚档案验收的对象和依据。

档案验收的对象是项目建设过程中形成的各种形式的文件材料。利用国家预算内基本建设拨款、自筹资金、银行贷款等多种方式，以扩大生产能力为目的而进行的新建、扩建、技术改造等基本建设工程和设备设施的更新等建设的一切活动均可称之为“固定资产投资项目”，其具体档案内容包括：固定资产购买（如设备、工具、器具的购买）、固定资产建设安装（如建筑物、构筑物的建设和机器设备的安装）和其他基本建设工作（如勘察设计、土地征用、拆迁补偿等）等固定资产投资项目建设、管理过程中形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录。

2007年2月，国防科工委、国家档案局以科工办〔2007〕161号文件联合颁发了《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》，该办法对国防科技工业固定资产投资项目档案（以下简称“项目档案”）验收的组织及方法提出了明确的要求。2007年6月，国防科工委又颁发了《国防科技工业固定资产投资项目档案管理规定》。两份文件均规定：“项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。未经项目档案验收或者项目档案验收不合格的，不得进行或者通过项目竣工验收。”此外，国家档案局印发了《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》及相关规定，都是项目档案工作的重要依据。项目档案工作的日常管理、平时立卷归档、收集整理、安全保管等，都要按照上述规定执行。

二、超前谋划，强化档案基础工作

项目档案专项验收是在工程建设的后期，而档案来源于工程建设的前期和建设过程形成的文件。文件是档案的前身，文件质量关系到档案质量，关系到档案验收能否顺利进行。因此，应以档案验收为契机，将档案工作关口前移，把好文件的形成关、入口关，确保档案工作质量。主要可以从以下几方面入手：

（一）健全项目档案工作规章制度

健全项目档案工作规章制度是项目档案自身要求所在。项目档案是对整个项目建设过程的真实记录，它记录了项目从立项、设计、监理、施工到竣工验收的整个过程。包括项目前期文件、项目竣工文件（施工文件、竣工图、监理文件）和项目竣工验收文件等。项目档案具有如下特点：文件数量多，内容复杂，既有管理文件，又有专业技术文件；门类多，包括建设工程项目档案、财会档案、设备仪器档案、声像档案、电子档案等；信息载体多，包括纸质、声像、电子等多种载体。面对纷繁复杂的项目文件就必须建章立制，确保项目档案最终的完整、准确、系统和有效。如中核核电运行管理有限公司在乏燃料干式贮存项目建设中，结合国家和行业相关档案管理法律法规与规章制度，编制了数十份档案管理程序，还专门制定了个性化程序《乏燃料厂内干式贮存项目文件和记录管理》，确保该项目文件的形成质量以及项目档案的齐全和完整。

（二）健全机构，落实责任

1．设立单位领导小组

建立健全项目档案管理组织机构，落实责任，为项目档案管理提供组织保障。在乏燃料干式贮存项目建设中，我们在项目伊始就成立了项目档案验收领导小组，切实加强对项目档案工作的领导，保证项目档案工作顺利开展，达到统一领导，统一档案管理。

2．形成档案网络小组

在项目档案验收领导小组成立的同时，成立以具体业务为主的工作小组。该小组以项目负责人牵头，触角延伸至各部门，利用信息化手段建立文件共享信息，最终成为辐射全项目的档案网络小组，负责项目档案的收集工作。在我们的验收项目中，先将该项目建立一个网络共享文件夹，里面存贮着各类管理、技术类文件，所有文件在接收时就扫描产生电子文件，做到计算机全文管理。这种电子化、网络化的工作流程让所有相关人员都能第一时间了解文件的产生，让档案人员对文档的全生命周期通过网络进行可控管理，真正实现与工程建设同步。

3．明确各部门文件形成、积累、归档职责，将其纳入工作目标责任制考核

无论是项目档案验收的领导小组还是工作小组，都是由档案人员、各领域技术人员构成。领导小组则由档案部门、技术部门负责人担任。将项目档案管理责任分层划分，实行领导负责制，工作人员具体实施。明确各领域对口人员，定期召开会议，编制工程项目档案竣工验收计划，编制工程项目档案竣工验收大纲等，明确各部门文件形成、积累、归档职责，并将其纳入各部门和有关人员责任制考核中。

（三）超前控制，全程管理

1．档案工作与项目建设同步

做好项目档案工作，必须做到超前控制，全程管理。要将档案工作与项目建设同步，即项目下达计划任务与项目文件材料的归档要求同步，检查计划进度与检查项目文件材料形成情况同步，项目验收与档案验收同步。

2．“三纳入”“四参加”

项目档案工作同样也应做到“三纳入”“四参加”。就是要将项目档案工作纳入工程管理，纳入合同管理，纳入公司的质量管理体系，实现文档管理的标准化、规范化和程序化；参加合同签订、参加项目协调会、参加设备开箱验收、参加基建项目各阶段验收，只有深入现场，即时掌握第一手资料，才能把握好项目档案的命脉。

3．重点把好阶段验收关

对于投资较大的项目，项目档案工作还要重点把好阶段验收关。在项目建设阶段验收中会产生如分部工程的各个检验批（如钢筋、模板、混凝土检验批等），分项工程报验资料，质保资料（如材料合格证、材料检测报告、实体检测报告、桩基础检测报告等），混凝土、砂浆等的评定资料（强度等级评定记录），材料进场报验资料（报监理方审查、签字）等客观原始记录，只有在阶段验收中即时跟踪，才能确保归档材料真实、有效。

（四）强化培训，提高质量

1．事前沟通，明确要求

这里既包括业主与设计、施工、监理方的沟通，也有公司内部不同部门，甚至档案工作人员之间的合作。具体表现在对外将项目档案的归档范围及整理规范以合同条款形式明确下来，约束双方共同遵守；对内以项目档案负责人为主，联络投资、基建、设备仪器、财务、审计等各部门对口人员，密切配合，共同做好项目档案的收集工作。同时档案工作人员之间也应加强协作，将这些门类众多的文件材料最终整理、汇集在一起，确保该项目档案齐全、完整。

2．事中培训指导，规范业务

针对工程建设中参建单位资料人员缺乏相应的文档工作经历和经验，加强对承建单位资料人员进行事中培训指导，规范业务。通过指导、培训，使他们了解本单位档案工作规章制度、该项目档案收集内容、整编标准，将培训重点放在具体操作上，对项目档案验收顺利过关起到事半功倍的效果。

3．事后检查，确保质量

事后检查是对项目档案质量的全面评价，也是对项目档案事前、事中控制的检验。检查参建单位是否按照相应法规、要求进行项目档案的收集、整理；只有通过检查，才能确保项目档案的规范性。针对不足，及时下达整改通知，限期整改。

（五）加强自检，确保规范

1．注重档案“三性”（完整性、准确性、系统性）审查，关注安全性

做好验收前的自检工作非常重要，它是验收前的最后一个关口。自检就是对验收前的各项工作进行梳理，注重项目档案的完整、准确、系统，同时关注安全。审查项目归档文件材料是否齐全、完整；审查归档文件材料是否是原件，是否与实际情况相符，做到图物相符；审查归档文件整理是否分类科学、组卷规范；关注归档文件的制成材料是否符合耐久性要求，档案装具是否符合标准，档案保管条件是否与项目档案工作相适应等各项安全措施。

2．项目档案整理要依据规范

项目档案自检应以《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》为基准，案卷的整理应符合GB/T 11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》，编制汇总该项目各类档案检索目录。在固定资产投资项目文件收集整理归档完毕之后，要认真组织做好项目档案自检工作，成立验收自检小组，召开自检会议，编制自检工作报告，发现问题及时整改。必要时还可以进行同行评估，即邀请外部档案专家对工程项目档案进行评估检查，形成评估报告。处理完所有整改问题后，还可申请由上级档案主管部门组织实施预验收，确保档案专项验收的通过率。

总之，做好项目档案工作是确保固定资产投资项目完成的重要因素，是项目建设的前提，是工程质量评估的依据，是项目竣工验收的保证，也是今后工程改造、维护的不可替代的权威佐证，是企业维权最有力的证据。因此，具有十分重大的意义。同时，加强项目档案管理工作，确保项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，已成为各单位档案工作的一个重点。以“验收”为契机，可以加强本企业的领导和各相关部门对档案工作的重视，强化全员档案意识，促进档案标准化、规范化、制度化管理，提高单位档案管理水平，提升档案人员的地位，使档案人员更积极主动地做好项目档案工作，圆满完成档案验收工作。