加强信息技术在学校档案管理中的应用

加强信息技术在学校档案管理中的应用

邹正华

（龙游中学）

摘　要:随着时代的发展，计算机技术已进入各行各业。加强信息技术在学校档案管理中的应用，使之为学校的教育教学提供优质的服务，已是学校档案管理必须面临的一个课题。本文从传统管理档案方式的不足、档案信息资源的开发与利用、信息化档案管理中应注意的问题三个方面论述了加强信息技术在学校档案管理中的应用的重要性。

关键词:档案管理　信息技术　学校　应用

一、问题的提出

学校的档案资料是学校的整个教育和教学工作活动中形成的，有一定保存价值的、各种形式的历史记录。与其他部门的档案一样，它们作为历史的佐证材料，反映了一所学校由始建到发展或终结的全过程，是历史沿革的见证。其最突出的功能是还原历史本来面目。其次，为师生提供充足的信息和便捷的查询手段。社会信息化给我们的生活和工作带来深刻变化的同时，也对学校的档案建设提出了更大的挑战。采用以往传统方式管理学校档案已不再适应社会对档案工作的新要求。具体表现在如下方面。

一是学校档案收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作等仍然延续着传统的手工操作。如学生花名册、教职工花名册、学生考试成绩、教师课表、教师和学生的各种荣誉证书、上级部门文件等材料都是由档案管理员到学校各部门收集，接着是对文件进行分类、归档、整理、装订、编码等，尤其是每一届学生都有学籍卡、思想品德考核表、花名册、考试成绩、毕业证存根，光是抄写目录同样一个学生名字就要重复5遍，最后按照时间将档案存放到对应的档案柜中，才算完成了整理工作。由于学校各种文件数量大、门类多，库存处于饱和状态，到时也只能进行档案迁移，这不仅仅造成查找不方便，档案柜里的文件维护也是一个棘手问题。

二是档案利用服务工作仍然停留在档案的借与还上，很少对档案信息进一步开发利用，对档案的内涵挖掘不够。造成这种问题的原因，主要是有关人员对档案开发工作的意义认识不足，认为档案只要能保管好，到时能查找到就行了，这种认识造成了档案的开发利用徘徊在被动式提供服务和常规的一次性开发利用上。目前，多数学校档案信息资源开发能力都较弱，往往没有固定的档案编研人员，而档案管理工作人员忙于应付收集、整理、装订工作，没有精力开展深层次的编研工作。其次是档案管理人员的综合素质、文化知识水平及业务能力，与档案事业发展的需求不相适应。熟悉档案内容，能进行档案信息资源深层次研究和开发的人才严重缺乏，极大地影响了档案信息开发工作的有效开展。再是档案信息资源还处于一种封闭半封闭状态，平时大量的工作集中在收集、整理、装订、借阅等基础性的事务上，借阅服务工作也是被动开展，致使大量的档案信息被封存在档案柜中，价值无法体现。

三是档案服务的能力与师生员工对档案工作的要求明显不适应。以往信息一般都存在于档案原件内，人们需要档案信息，往往需要亲临档案馆，通过阅览摘录、静电复制或拍摄等形式来获取需要的信息。由于这种方式受时间、空间等因素的限制，利用者希望不必亲临档案馆，就可以在任何时间、任何地点通过计算机方便地利用档案信息。加上卷宗繁多，信息量大，致使档案的检索极为烦琐，也严重影响档案管理人员的工作效率和服务质量。比如，要查找某一个学生的学籍卡或者是某一项获奖情况，首先要通过目录检索，然后翻看是教学文件档案还是文书档案，要花费很长时间才能完成这项工作。

二、应对的策略

针对目前多数学校档案管理中存在的问题，笔者认为，档案工作必须适应形势发展要求，建立与学校信息化相适应的档案工作体系。具体包括:

首先，学校应把档案信息化纳入学校信息化规划，实施数字化带动战略。要充分利用信息技术的优势，更好地满足社会各层次对档案服务的需求。因为传统的档案多为纸质档案、照片、录音、录像带、影片、地图、磁带、磁盘、光盘等实体，即主要以有形的实物为主，而数字化档案，具有纸质档案和其他实物档案不可比拟的优点，数字档案信息检索方便，传递速度快，不受时间限制，数字化档案管理可以提高档案工作的效率，极大地节省查阅者和档案管理员的时间；另外，数字信息占有空间小，不仅可以加大档案信息的传递量和服务对象的数量，还可以通过档案管理网络系统异地查阅档案信息，同时利用者可不受时空、地域的限制，使用计算机通过网络主动了解档案信息，而不是被动地等待。

其次，要以档案利用服务工作来推动档案信息化的发展。加强档案信息资源的深度整合和开发，将档案信息化成果融入学校信息化系统中，使教师的课表、学生的成绩数据、教师的各种材料文件等各类档案基础信息资源能得到及时开发与利用，并按照不同的目的和要求进行的不同方式、不同深度的程序和加工，以各种信息方式提供给利用者使用。通过开发将无序信息变为有序信息，将浅层信息变为深层信息，最大限度地发挥档案信息的资源优势。对学校来说，目前主要应做好以下两项工作:一是学校档案室要加强档案接收和征集工作，扩大档案的接收范围和征集门类，努力改变馆藏结构中文书档案占主体的单一局面，力争建成档案数量充足、内容丰富、结构合理、质量优化并富有特色的档案信息资源服务体系；二是建立网站，通过网络提供档案信息。这是当前档案信息资源开发利用的新形式，随着网络化的普及，这种服务方式将是档案信息开发与利用的主要形式。

三、应注意的问题

在加强信息技术在档案管理工作中应用的同时，必须注意解决随之而来的相关问题。

第一，学校要加大保障和投入力度。档案信息化建设离不开软硬件和队伍的支撑。在软硬件方面，要配置计算机、服务器、扫描仪等必要的硬件设施和软件平台。在队伍方面，要加大培训力度，使档案人员不仅掌握档案知识，还具备一定的信息技术技能。

第二，加强信息技术在档案管理工作中的应用。平时尽量通过学校计算机网络来收集学生的成绩、各处室文档、上级部门的文件，并将其纳入到档案管理系统中，以便今后能快捷查找和利用。同时，建立学校档案信息基础数据库，如对学生成绩的数据库、教师荣誉证书原件的文本文档、毕业证照片的图片格式等电子文档，通过建立统一的数据库，实现有序管理，方便今后利用。

第三，要注意解决信息技术带来的问题。如随着计算机的普及，上级部门所有的发文都是通过电子文件发到各学校，但这些电子档案的格式五花八门，有PDF、XLS、DOC、TXT、DBF等多种格式，必须在归档前转换成规范的格式。

第四，加强档案数据的安全管理。完善档案特别是电子档案的管理制度，并在利用查询上设置操作权限和加强身份认证，以免在档案数据查询过程被删除、随意复制。采取一定的技术防范措施，防止数字信息资源被任意篡改，确保档案数据的原始性、权威性、长期可用性。