博士后管理信息服务系统

（二）博士后管理信息服务系统

推行电子政务，是我国探索行政管理体制改革、努力创建服务型政府的一个重要手段。全国博士后管委会从2001年起筹建全国博士后管理电子政务系统，目前系统已投入使用。

从政府业务角度讲，电子政务是政府机构应用电子信息化和网络通讯手段，通过网络技术集成管理与服务，在互联网上实现对政府组织机构和工作流程的优化，突破时间、空间和部门分隔的限制，全方位地向社会提供优质、规范、透明的管理和服务。其建设重点是公共管理和公共服务。在博士后管理业务中，博士后进出站管理、博士后科学基金评审、中国优秀博士后奖评选、博士后科研工作站和博士后科研流动站设站评审等几项业务被认为是公共服务性质最显著的几个业务。因此博士后信息网络建设是基于规范上述业务的审批程序，编制了业务流程。

实施电子政务不仅包括在网页上列出政府的静态联系方式，例如：政府部门工作地点，办公时间、办公电话号码、E－mail地址、政府部门职能介绍、相关法律法规条文、工作办事流程等，更主要的是要提供动态服务，具备一定的交互性，即通过人机界面实现方便快捷、实时高效的人与计算机之间双向的信息交换，以改善办公效率和服务质量，如：单位和个人上报的数据直接录入到相应部门数据库，自动收发电子传真，自动提醒并通知各类手续待批的单位或个人到不同政府部门办理手续等。

1.虚拟的网上博士后管理组织机构

博士后管理的组织机构为纵向层级制，它由纵向的若干层次（主要是博士后试点省市）构成，每一下级层次对上级层次负责，除最高层外，依地域行政单位——博士后工作试点省市划分为若干板块。层次越低块数越多，层次越高块数越少（如图4－2所示）。除特殊的审批业务需报博管会外，试点省市对其所辖地区的博士后设站单位有直接的管理权力，对非试点省市的设站单位，博管会实施直接的管理。

图4－2　网上博士后管理组织机构

相比较而言，博士后管理的组织结构简单，没有过多的横向组织机构，行政管理关系较单一。因此，在全国博士后管理电子政务系统中，基本上模拟了现实的组织结构形式。模拟的手段是权限控制，即控制系统中管理单位和管理人员可以使用的系统功能和可以访问的数据资源，以此实现现实管理模式中的层级节制，通过控制所赋予权限的多少还可实现集权和分权。

具体讲，在博管会层级上设置系统的超级管理员，管理和掌控系统的全部资源。试点省市和所有设站单位在系统中的使用权限由博管会授予。设站单位对各自单位内的院系、各分公司等管理机构进行授权。在系统中，由高层级至低层级，可以调用的系统资源逐渐减少，并逐渐专著于各部门自身的业务。

2.博士后管理信息网络系统的总体架构

中国博士后科学基金会2004年初开发完成了“全国博士后管理信息网络系统”（以下简称博士后管理信息系统）。它是根据《博士后工作“十五”规划》筹建的。按照规划的要求，博士后管理信息系统应能做到“博士后供求、项目招标与洽商、进出站管理、经费拨款、基金评审、质量评估、经验交流等工作的信息化、自动化、网络化，并提供可面向社会服务的网络平台”。目前的系统中，除“质量评估”功能未实现外，其他规划所要求的内容均已完成。主要是由于系统筹建时，评估工作的需求还不明确，随着评估试点评估的展开，评估的需求会逐渐明晰和具体，有条件在系统的后期功能升级中开发评估模块。

博士后管理信息系统是基于Internet提供服务，用于博士后管理工作的电子政务系统，它由三个子系统组成：信息发布系统（网站）、交互式网上办公系统、综合信息管理系统。

信息发布系统包括两个子系统：中国博士后基金会信息发布子系统和试点省市信息发布子系统。该系统旨在向社会公众介绍博士后管理的有关政策、规定、博士后设站单位等，提供查询、检索、答疑、讨论等服务，全方位、多视角地与社会互动，建设透明政府。录入数据时，已在互联网上建有博士后网页的单位，可直接在主页栏内输入相关网页地址，并在信息发布内容中录入有关设站单位合作导师、招聘博士后的科研课题，以便于系统应用软件检索；尚未建有博士后网页的单位可在信息发布内容中录入欲发布的信息，包括：招收计划，博士后合作导师及科研课题等。

交互式网上办公系统主要提供网上办公服务，目前可以办理的网上办公事项有6类16项，6类办公事项包括博士后进出站申请和审批、博士后科学基金申报、中国优秀博士后奖评选、博士后科研流动站设站评审、博士后科研工作站设站评审等。交互式网上办公系统的具体功能如下：首先，申请者可以通过系统的帮助，查看和学习网上审批系统的办事流程，通过办事向导找到自己要办的事进行办理。系统针对每个文件都提供详细的帮助信息，引导申请者快速地完成文件填写，申请者可以随时查看办事结果，根据办事结果决定下一步该如何操作。其次，管理人员可以从管理界面上直接看到该管理人员所有的可以审批的项目，通过工作统计模块查看和查询自己的工作情况：如管理人员的级别是领导级，他可以通过工作监督模块监督他所管辖范围内的所有管理人员的工作情况；如果上级管理人员将下级管理人员审批通过的申请直接驳回到申请者，则系统自动给审批过该申请的所有下级管理人员发送反馈信息；管理人员审批的申请列表中使用醒目的警示灯来提示管理人员哪些申请需要尽快审批，哪些申请已经过了审批的最后期限；管理人员可以在需审批的申请列表中查看原管理人员对该申请的审批意见等。

综合信息管理系统主要用于设站单位的管理人员对本单位博士后管理部门及博士后研究人员进行管理。综合信息管理系统分为四级：基金会综合信息管理系统、试点省市综合信息管理系统、设站单位综合信息管理系统、流动站工作站综合信息管理系统。分别实现本管理层级的博士后日常管理事务，各级系统管理权限不同。

这三个子系统的设计遵循两个原则：一是公众接受服务的逻辑顺序；二是管理人员处理办公事务的性质。从使用者的角度看，系统所提供的办公服务面向的服务对象，按照优先顺序依次为预备申请进站的博士生、在站的博士后研究人员、有人才需求的企事业单位以及其他预备了解中国博士后制度的社会公众等。其中欲申请进站的博士生、在站的博士后研究人员是该系统主要的办公业务服务对象。因此我们将主要的服务对象锁定在该两类人员上。其接受网上服务的顺序是：了解政策法规及相关的办事流程——申请各类办公服务。相应的两个子系统，即信息服务子系统和网上办公服务子系统，以提供信息服务和办公服务。三套子系统中，信息发布系统和交互式网上办公系统的主要用户为社会公众、博士后研究人员、博士后管理人员（如图4－3），综合信息管理系统的用户只为博士后管理人员，因此可以说，综合信息管理系统是专供博士后管理人员使用的“内网”。博士后管理人员处理的办公事务分对内事务和对外事务两类。对外办公事务是指博士后管理人员受理各种网上申请、解答咨询等，对内办公事务是指博士后管理人员对已经在站和出站的博士后研究人员进行管理，包括对博士后研究人员的日常经费、政治面貌、住房和配偶子女等的管理，以及各类查询、统计分析等。

图4－3　博士后管理信息系统

系统还建有博士后研究人员库、博士后设站单位库、专家库、博士后科研成果库、博士后科学基金库以及一级学科、二级学科库、技术职称库等。数据库采用集中管理模式，即所有的博士后信息系统的正式授权用户都对总的数据库进行操作，通过系统授权控制可访问的数据库资源。

这套系统的使用及推广是实现博士后管理工作办公自动化、信息化的第一步。利用信息技术，博士后管理机构各部门将逐步实行电脑化、网络化和程序化，将极大地改进管理机构的办公手段，提高在行政、服务和管理方面的效率。这套系统普及后，有关单位、公民可以不受地点、时间的限制，在网上了解有关博士后工作的方针政策，同时，主管机构也能加强部门之间以及机构与公众之间的信息沟通和互动，优化行政管理的组织结构和提高信息传递的速度和效率，大大缩短办事时间，增加了透明度，提高了规范性，优化了管理环境。

同时，信息服务系统的建立可以更好地实现社会公共资源的共享，提高社会资源的利用效率。随着现代信息时代的到来，信息资源呈爆炸式增长，传统的信息传播和管理方式已经无法满足公众对信息日益增长的需求。信息服务系统的建立，可以提供一个高效率的信息平台，将有关政策法规、学术信息等信息资源与公众的需求紧密结合起来，实现公共信息资源的社会共享，为公众提供多样信息服务，提高政府行政管理和整个社会的运行效率。

但是，要让信息服务系统真正达到这些功效并非易事，需要信息技术的不断发展和服务系统的不断完善。我国的博士后管理信息服务系统还处于起步阶段，并没有达到完全普及的程度，而且不管是系统的维护和建设还是信息资源的建设和服务都有待进一步发展和完善。