宴请前的准备

宴请是商务交往中最常见的活动之一，宴请可以拉近我们和客人之间的距离，促进相互之间的沟通和了解。宴请有中餐、西餐、自助餐等多种形式。举办宴请活动采用哪种形式，通常根据宴请目的、邀请客户及预算开支等各种因素来确定。

宴请客户是一门销售人员必须掌握的交际的手段和艺术。宴请充分体现了一位销售人员的素质修养及综合能力，良好的言谈举止及风度礼仪都会给客户留下深刻的印象。一个具有良好礼仪、懂得应对进退、表现大方得体的销售人员，很容易在一次宴请后赢得客户的好感，结交许多朋友，营造出和谐友好的人际关系。反之，如果一个人不讲究礼仪，又没有良好的言谈举止，表现拘谨或者不拘小节，那么一次宴请就足以让好事变坏事，给客户带来负面的感受，得不偿失。

宴请首先要明确邀请的客户，客户的姓名、职务、公司，宴请的人数，有何禁忌及注意事项。邀请客户参加宴请必须师出有名，要明确宴请的目的和主题，是认识新客户，还是促进沟通和合作；是庆祝合作成功、酬谢，还是联络感情、加深认识等。主题确定，才能根据此来确定宴请的规格，并为之后的邀约和准备工作带来明确的指导。

根据宴请的规格，做出预算。按人均消费做好预算，使宴请消费尽量控制在预算范围内。通常，高于预算的宴请多是没有做好准备工作和对突发事情缺乏应变能力造成的。

宴请的时间应先征求客户的意见，得到客户的同意后再确定。

宴请的地点应充分考虑客户是否方便达到。

1．发请柬

宴请活动一般应发请柬，既正式，又礼貌；既能引起客户的重视，也能起到提醒的作用。

请柬内容包括宴请形式、举行的时间及地点、主人的姓名（如以公司名义邀请，则用公司名称）。请柬行文不用标点符号，所提到的人名、单位名应用全称。中文请柬行文中不提被邀请人姓名（其姓名写在请柬信封上），邀请人姓名放在落款处。请柬可以印刷也可以手写，手写字迹要美观、清晰。

请柬信封上被邀请人姓名、职务书写要准确。国际上习惯对夫妇两人发一张请柬，一般国内遇需凭请柬入场的场合每人一张。

正式宴会，最好能在发请柬之前排好席次，并在信封下角注上席次号。

请柬发出后，应及时落实出席情况，准确记录，方便安排并调整席位。即使不安排席位的活动，也应对出席率有所估计。

一般的商务宴请经面对面约定后，发不发请柬都可以。无论是否发请柬，都应提前一个星期，最少也要留出3天邀请客户。

2．口头邀请

口头邀请应给客户一个明确的时间，看客户是否有时间，如果客户说那天没空，邀请方要把一个时间范围告诉被邀者，让他来选择。

如果是明天的宴客今天才邀请，给人的感觉是邀请者缺少诚意，至少是经验不够和准备仓促。在宴请的前一天，应再与被邀请方确认出席的时间、地点和人数。

宴请的目的是为达到宾客满意、高兴，所以在选择餐厅时一定要先了解被邀主宾的籍贯、口味偏好、忌口，选择相应风味的餐厅，或者先咨询主宾是否有心仪的目标。作为商务宴请，选择餐厅应满足环境好、服务有保障、菜品好这三个基本要求。

1．环境好

环境好不仅是指装修的档次和品位，还必须要求包房有相对的私密性，免受外界干扰。

2．服务有保障

服务有保障就是服务要做到热情周到，注重细节，同时团队整体服务水平好且能一贯保持。若服务员不识时务，过分热情地进包间来推荐酒水菜品、询问、服务等，不断打断交流的话题，会影响到双方沟通交流的情绪。

3．菜品好

菜品好就是饭菜好吃、有特色，能给主客带来良好的美食体验（图6-1）。所以菜单准备的原则是兼顾到多数宾客的口味，分量足，有特色。

图6-1

销售人员在了解了客户用餐禁忌的前提下，最好是按预算先将菜品点好。如果主宾客到后再点菜，一是会浪费一些时间；二是服务员当着众人介绍一些特别高价的菜时，销售人员不好推辞，但若按此来点又会超出预算很多，造成尴尬，对以后的继续合作交往造成负面影响。最保险的方法是，请餐厅相关人员根据预算额度，结合你的想法，事先制定专门的菜单。

销售人员起码应提前半小时到达餐厅，与餐厅负责主管沟通，确保宴请的顺利进行。

检查环境布置、妥善安排好主次座位、准备菜式等事宜，并告之客户你在餐厅准时恭候。

大型的宴请应在餐厅大门口迎接。如是几个人一般性的宴请则不必过于隆重，否则会让人感觉拘束。可交代餐厅的迎宾人员引领至就餐的房间。