【案例十】防汛变防震

我国南方某地发生较大的地震后，汛期又将到来。一日，省领导机关的值班秘书接到国家防汛抗灾指挥部电话，要检查了解该地区防汛抗灾准备情况，要求尽快作一次汇报，并指明要检查大中型水库坝基的安全可靠程度。值班秘书接电话时，将防汛指挥部错听为防震指挥部，因为当时对地震惊恐的余波还影响着人们的心理，该秘书认为“防震”检查也是理所当然的，是可能的，而没有对打来的电话进行认真核对，就向领导汇报。当时领导班子几个主要成员正在同兄弟省区的领导同志商讨经济协作的事情，被迫中断了商讨，立即召集省直各有关部门的负责人开会，研究防震工作，并准备按电话的要求向上级汇报。

在研讨中，有人提出是否是上级防震部门预测到本地区最近还会发生地震，于是由办公厅主任亲自打电话询问国家防震部门，得到的答复是，“没有预测到你们地区最近会发生地震，也没有要你们汇报有关情况”。经仔细核查，得知是防汛指挥部打来的电话。原来是一场虚惊。由于误报信息，致使正在进行的工作搁置，虽然未造成直接损失，但牵动了领导一班人的行动，打乱了领导机关工作部署，影响了领导机关工作的决策，不能不说是个较大的失误，教训是应该记取的。

【问题思考】

1．上述案例中，值班秘书仅仅是听错了音、传错了话吗？其核心问题是什么？

2．值班工作的意义和要求是什么？

【案例分析及参考要点】

问题就出在这位接电话的值班秘书身上。该秘书是讲粤语和客家话的，对普通话的语音辨别力差，“汛”“震”相混，以致闹出了上述笑话，可见语音是口语交际不可忽视的要素。语音听错了，意思就变样了，听者就可能作出有违说者初衷的举动，传递错误信息，贻误工作，造成损失。所以，讲好普通话，是秘书人员的基本功。

早在1956年，国务院就发布了《关于推行普通话的指示》。1958年毛主席发出“一切干部要学好普通话”的号召。1982年修改的《宪法》规定“国家推行全国通用的普通话”。现在，普通话在我国已较为普及，已经成为我国各民族共同的语言。语言能否起到便于人们交际的作用，关键在于听、说双方对语言的认同。秘书人员需要接触四面八方的人，在交往中，必须使用规范化的语言，才能较好地进行沟通与交流。

秘书工作要建立必要的制度，接听电话也应是其中重要的一项。有了制度，工作程序、工作要求就有了规范，具体操作时就增加了一份监督；有制度作保证，就可以防止或减少工作中的差错。听到电话铃声后，尽快接听，并准备纸和笔，重要的事情要随时记录下来，有条件的还可以同时进行录音。除如实记下对方讲述的内容外，还要记明来电的时间、单位、姓名以及必要的联系电话等。记下对方讲述的内容后，要当即复述一遍进行核对，对方确认无误后再进行办理。记录的内容不要加入记录人任何主观猜测的东西，否则电话的内容就会走样。上述“汛”“震”之错，就是典型的一例。