策划奖励旅游的前期准备

江丽君（1995)以专家深度访谈法,了解到台湾企业办理奖励旅游的程序如下:

（一)筹备工作

奖励旅游计划的时间应适中,搭配合宜的竞赛计划,大致上以3～6个月为宜,并有专人负责。如果竞赛的期间太长,会失去鼓舞与激励的作用,尤其在人数众多时更应提早作业。

（二)编列预算

预算的提拔可视企业的规模、业绩的达成度由企业主来决定,预算确定后才能利于后续作业的进行。

（三)择时

办理奖励旅游的时间应避开旅游旺季,可减少成本。

（四)适当的旅游地点

应考虑大众化的目的地,并具备合乎需求的观光条件。

（五)安排行程内容

奖励旅游的行程内容安排需兼顾预算、时间、旅游天数及旅游目的等,除必要的食宿交通外,所有的参观活动、会议及主题宴会等都应事先规划安排,行程不能过于紧凑。行程内容安排会以半天或一天的会议或训练课程为开端,使接受奖励旅游的人员相聚一起,培养团队精神或参与学习训练,其次为旅游活动与主题晚宴（Theme Party),通常将主题晚宴安排于行程的最后一夜,为整个旅游活动之最高潮,让参与者感到永生难忘。

（六)展开作业

企业在办理奖励旅游时应选择信誉优良之旅行社来安排旅游活动,并作事前的沟通与规划。奖励旅游有别于一般旅游团,因需安排会议及主题宴会等,所以须先与各单位及饭店沟通,并展开作业与联系工作。

（七)结束后的后置作业

办理奖励旅游对企业而言是一种“有目的的旅游”,其效果评估对企业而言非常重要,因此,必须视被奖励者的满意度来评估奖励旅游是否办得成功,此外企业也可累积经验作为下次奖励旅游计划的参考。

奖励旅游不同于一般的观光旅游和商务旅游的传统式行程,而是非常专业的旅游形态,它是由提供奖励旅游的旅行社（或专业公司)为企业量身定做并实施运作,所有活动和形式中将尽可能多地融入企业理念和管理目标,因此,并不是所有的旅行社都具备开发奖励旅游项目的,如何推出更具特色、更具吸引力的旅游线路与服务项目、如何使行程顺利进行等是成功与否的关键,例如机场作业、通关、行李分送、车次安排等,完全考验着旅行社的事前准备功夫与团队合作的默契,承办旅行社必须具有相当高的专业素质、临时应变能力和危机处理能力,不论是已开发奖励旅游的旅行社,还是有意开发者,建立下述3个信息库是必要的。

5.2.1　奖励旅游专业知识信息库

如能拥有一套完整的专业知识来进行奖励旅游的行程规划与设计,即跨出了成功的第一步,此奖励旅游专业知识信息库由以下两部分组成。

1)奖励旅游相关知识库

（1)了解奖励旅游的实质目的

深入领会企业热衷于奖励旅游的目的之所在,并在此基础上根据企业的奖励目标来计量明确的人数,并协助企业进行内部宣传及配额的选定,以更好地树立正确观念,提供更好的产品与服务。

（2)了解客户的企业特性与背景

了解企业特性与背景,是提供令企业满意产品与服务的基础。主要内容包括:重视个人隐私或是希望受到团体注目、喜好团体热闹或是注重个人享受等,不同类型的客户则有不同的内容规划。

（3)了解行程的特殊要求

不同的企业,会因其自身特殊情况,往往对奖励旅游的行程提出特殊要求,旅行社最忌讳提供千篇一律的产品,这就迫使旅行社注意企业的特殊要求以及注重本次组团的特殊之处,如人数众多团体、特殊的饮食要求、主题晚会或惊喜派对的安排等,均需事前与企业作充分沟通。

（4)了解企业的预算分配

根据企业所能承担的经费来进行财务分配并实现预算的有效合理运用是旅行社本次任务安排的财政基础。其基本原则为:一方面报价要令企业满意;另一方面旅行社可获得足够的经济收益。

2)建立案例数据库

旅行社案例数据库既包括本社从事奖励旅游的案例,也包括所能收集到的国内外其他旅行社之案例,尤其是在此领域的经典案例。而后对其进行分析、分类、存档,无论是成功经验,还是失败教训,都应加以充分研究,以增长经验值,从而促使本旅行社实力的提升,在竞争中立于不败之地。

5.2.2　建立相关企业数据库

奖励旅游必须事先针对委托企业进行评析,明确企业主办奖励旅游的目的与期待达成的目标,再依经费预算、企业运营性质来配合企业制订完整的行程规划。但事实上,在受委托前,旅行社就应该对企业做诸多工作。

有意开发奖励旅游市场的旅行社,应对企业的特性与市场背景有适当了解,收集关于企业的各类商业资讯,另外对企业已经进行的奖励旅游状况,包括次数、特殊要求、规模、合作方、满意度等都要有充分了解。注意并不是所有企业的奖励旅游都会给旅行社充足准备时间的。只有如此做足准备工作,才能使旅行社有的放矢,有针对性地开展工作,或开发新客户、或早作准备、或主动为企业提出年度或是阶段性的奖励旅游企划。

5.2.3　竞争对手数据库

建立主要竞争对手（其他从事奖励旅游业务的旅行社与专业公司)数据库,主要是组织人员对调查收集到的情报和历史资料进行分析,了解对手近几年从事奖励旅游的状况、其客户群、优势所在、未来趋势等,以找出己方的优势和不利条件,扬长避短,根据自己特长,在日益激烈的市场竞争中做大奖励旅游业务。