系统实施阶段的文档

7．5　系统转换

7．5．1　系统转换概述

新系统试运行成功后，就可在某一时刻进行新旧系统之间的转换。所谓系统转换是指由旧的系统向新的系统切换，此时新系统开始正式运行，同时旧系统停止运行。

系统转换的工作主要包括数据文件的转换、人员／设备／组织机构的调整以及相关资料和使用说明书的移交等。系统转换的主要任务是保证新旧系统的平稳过渡，使新系统正常稳定的工作，并逐步取代旧系统。

在系统进行转换之前，需要提前做好准备工作，其内容主要包括数据准备、文档准备以及人员培训三个方面。

1）数据准备工作

数据准备主要是按照新系统对于数据的要求，将原系统中的所有数据收集后进行统一的分类和编码，再将符合要求的数据存储至新系统数据库的响应文件之中，以此作为新系统的操作文件。

数据准备（包括数据的整理和录入）的工作量很大，必须集中人力物力全力进行。为了确保录入新系统中的数据的正确性，首先必须保证对数据的全面收集，其次保证数据整理的准确性，最后要利用各种输入检验来保证数据录入的质量。

2）文档准备

当管理信息系统的整个开发过程结束后，应该有一套完整的系统开发的文档资料，其记录了管理信息系统的开发轨迹，不仅是系统开发人员的工作依据，同时也是用户运行和维护系统的依据。文档资料必须准确规范，在系统运行之前准备好完备的正规文件。

3）人员培训

在系统转换的过程中必须重视人的参与，因此，必须加强对相关人员进行系统知识和技能的培训，同时还要进行对信息管理规范的培训。一般情况下，需要对不同层次人员进行不同内容的培训，这些人员包括系统操作人员、业务管理人员、系统管理人员及系统用户，其具体培训内容如下：

①系统操作人员：进行专门的系统操作和管理技能培训，能够熟练掌握系统操作过程和操作规则，充分应用系统功能完成工作。

②业务管理人员：进行系统原理和岗位职责的培训，学习系统的使用方法并能熟练进行业务操作。

③系统管理人员：进行系统技术的培训，了解系统中的数据来源和分布情况，掌握必要的数据查询和分析方法，并能利用系统的数据分析结果来辅助决策和管理工作；与此同时，掌握各种技能来保证系统的正常运行。

④系统用户：进行系统资源使用的培训，掌握对管理信息系统内信息资源的利用，并能够与桌面系统有效集成。

7．5．2　系统转换方式

新旧系统之间的转换方式主要有直接转换、并行转换、逐步转换、试运行转换四种方式，如图7．2所示。