存货内部控制制度是什么

7．存货内部控制制度是什么？

答：（1）采购业务内部控制制度

为实现进货业务会计制度设计的目标，存货采购业务的内部控制制度应包括以下几个方面：

①职务分离制度。物资采购环节中的主要业务有提交请购单、签订采购合同、订货、收货和入账等。在这些业务中需要进行职务分离的主要有：

A.在访购单中，对需要采购的物资品种、数量由生产或销售部门、保管部门根据需要量和现有库存量共同制定，然后交采购部门进行公开询价。

B.采购合同应由生产或销售部门、采购部门、财务部门和法律部门会同供货单位共同签订。

C.物资的采购人员不能同时负责存货的验收保管。

D.物资的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录。

E.采购人员应与负责付款审批的人员相分离。

F.审核付款人员应与付款人员相分离。

G.记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。

②请购单控制制度。为使物资既能够满足需要，又能防止由于存货过多而造成的积压风险，在确定物资采购时，必须由物资的使用部门根据本来一定期间的需要量，以填制“物资需求单”的方式提前通知物资保管部门，由保管部门再根据现有存货的库存量计算出访购量后，正式提交“请购单”。经过物资保管部门主管签字的请购单还必须通过采购部门和资金管理（或财务，下同）部门的确认后方可生效。采购部门签署同意采购的意见并将估算的资金需要、付款时间说明后交资金管理部门，由资金管理部门根据企业的经营目标、资金预算范围和企业的现有资金状况进行综合审查后批准。物资采购的请购单由资金管理部门签署同意执行的意见后，再交采购部门，由采购部门将访购单报主管领导批准后存档备案并办理招标订货手续。

③询价比价制度。订货控制制度采购部门凭被批准执行的请购单办理订货手续时，首先必须向不同的多家供应商发出询价单，待获取报价单后比较供应货物的价格、质量标准、可享受折扣、付款条件、交货时间和供应商信誉等有关资料，初步确定适合的供应商并准备谈判；其次，根据谈判结果签订订货合同及订货单，并将订货单及时传送给生产、销售、保管和会计等有关部门，以备合理安排生产、销售、收货和付款。在订货控制制度中，核心点是对购货询价、签订合同的控制和订货单的控制。

④货物验收控制制度。企业所订购的货物到达时必须由与采购部门、使用部门和会计部门相分离的保管部门进行验收保管。所收货物的检验包括数量和质量两个方面。根据订货单和供货方发货单验收合格的货物入库后，仓库保管部门必须及时填制“收货单”一式数联，并分别传送给采购部门和会计部门。货物验收控制制度的核心是保证所购货物符合预定的品名、数量和质量标准，明确保管部门和有关人员的经济责任。

⑤入账付款或应付账款控制制度。由采购请购单、订货单和收货单共同构成的收货业务完成后，会计部门就取得了供货方的发票和收货单等表示货物已经验收入库并应支付货款或应付账款已经发生的原始凭证。这些原始凭证经过审核无误后，会计部门应该及时记录存货的增加和银行存款的减少或应付账款的增加。对存货的核算，必须根据企业的整体管理要求设置一级账户和明细账户并正确地进行记录。会计入账时应注意做到两个方面：一是记入适当的账户和适当的会计期间；二是正确地进行计量。

⑥会计稽核与对账制度。它一方面要求，无论是货款的支付，还是应付账款发生的记录，对进货业务涉及的所有原始凭证、记账凭证，都必须经过稽核人员或会计主管审核后方能记账；另一方面要求，对进货业务发生的应付账款必须及时、定期地与客户对账，防止债务虚列及由此造成的业务人员舞弊行为。

（2）销货业务内部控制制度

①职务分离制度。销货业务需要办理的主要事项有制定商业折扣标准、接受客户订单、核准付款条件、填制销货通知、发出商品、开具发票、核准销售折扣、核定销售折让或退货条件并办理退款或接受退货、收取货款以及各环节相应的会计记录等。应对这些事项中的相关职务进行分离，如接受客户订单的人不能同时负责核准付款条件和客户信用调查工作；办理各项业务的人员不能同时负责该项业务的审核批准工作等。

②订单控制制度。建立订单控制制度是销售业务控制的重要环节，它主要包括以下几个方面：

A.根据不同的客户和销售形式设计多种订单格式，以满足企业内部各个部门协调工作、相互制约的经营管理需要。

B.规定订单在企业内部各环节的流转程序，并规定相应的授权批准程序。

C.实行订单顺序编号法，对已执行的订单和尚未执行的订单分别进行管理和控制，以便随时检查订单的执行情况和每一订单的处理过程。

③销售价格政策控制制度。产品的销售价格一方面直接影响着产品的销售市场，同时也影响着企业当期利润指标的实现，因此，企业必须制定一个良好的销售价格政策控制制度。这项制度至少包括以下两个方面：

A.制定统一的产品销售价格目录；

B.规定灵活的商业折扣、现金折扣标准，并建立相应的授权批准权限。

④销售发票控制制度。销售发票控制制度主要包括：

A.指定专人负责发票的保管和使用，明确发票管理制度。

B.发票使用人领用发票时应签字注明所领用发票的起讫号。

C.发票使用人所开具的发票必须以发货通知单等有关凭证上载明的客户名称、日期、数量、单价、金额等为依据如实填列各项内容。

D.财会部门必须指定独立于发票使用人的专人，定期或不定期地对所有使用过的发票与会计记录和有关手续凭证进行核对检查。

⑤收款业务控制制度。根据订单的规定期限和结算方式收取销售款项是销售业务的最终环节，它直接影响着企业的财务状况，保证足额安全地收取款项是收款业务控制制度的根本目标。关于一手钱一手货的现款销售控制制度已在货币资金的内部控制制度中作了详细论述，应收账款控制问题已在应收账款管理部分进行了研究，这里不再赘述。

⑥退货业务控制制度。建立退货业务的控制制度依然是至关重要的，主要有以下几个方面：建立退货损失惩罚制度；设立独立于销售部门的销货争议处理机构；建立销售折让优先制度；理顺销售折让和销售退回的凭证流转程序；建立退货、索赔、销售折让审批制度；建立退货验收制度和退款审查制度。

⑦售后服务控制制度。企业必须根据自身商品的特点，对服务对象、服务的时间范围、服务标准、服务单位、服务业务的手续等建立相应的内部控制制度。

（3）储存业务内部控制制度

为实现存货储存业务会计制度设计的目标，储存业务控制制度的设计应由以下几个基本方面构成：

①落实保管责任制度。存贷保管责任制度包括两部分内容：授权控制和职责分工。授权控制，是指对各种存货的收、发，根据其重要程度，指定有关的负责人审核批准，严格把关，确保存货的安全完整和合理使用，使存货的保管责任与使用责任分离。职责分工，是指对于存货的请购、采购、验收、记账、保管、请领、审批、发放，必须由不同的人员担任，不能由一人包办，要实行钱、账、物分管，以便相互牵制相互制约，或减少差错。

②建立严格的存货计量、记录和管理制度。

A.存货的分类编号。企业的存货品种较多，收发很频繁，为了便于管理和核算，需要对存货进行一定的分类，企业的性质不同，存货的特征也不同。存货类别的划分必须根据企业的管理核算需要，例如工业企业通常将存货划分为以下几个大类：原料及主要材料、辅助材料、燃料、修理用备件、包装物、低值易耗品、半成品、产成品等。商业企业对存货的划分则主要是根据商品的物理特性，如护肤用品类、服装类、家用电器类、日用品类等。这些对存货的分类既是企业的保管部门对此进行分拣、归类、摆放的依据，也是会计部门对存货进行明细核算的依据。

B.存货的计量与记录。设置精确的计量工具，尽量使用同一件计量工具，对收入、发出的存货精确计量。一旦存货经过单据核对、计量验收入库，仓库保管员为了加强对存货的保管，仓库对每种材料设置材料吊卡（也称料牌，悬挂在料架上的卡片）记录各种物资的收发结存数量。当物资发生收发时，仓库保管员就要在吊卡上进行记录，并要对吊卡上的结存数量与实物经常讲行核对，强化管理。

C.存货的计划和管理。存货的保管包括对它的计划和具体管理制度，越详细的规定尤其是结合具体岗位说明进行描述的管理制度就意味着越严密的控制，这一部分的主要控制要点包括：

a.要求各种存货的收入、发出必须根据有关规定办理有关手续。

b.对各种存货要实行计划控制。

c.各种存货应妥善保管，按品种、规格、编号定位堆放，并悬挂材料吊卡，以便随时核对。

d.库存物资的任何变动都应有一定的手续凭证作为依据，管理人员和任何人员都不得在没有手续的情况下动用库存货物，不得发出、变卖和赠送存货，或用一种存货交换另一种存货。

e.对于委托外单位加工的存货，仓库保管员应根据计划部门填写的“委托外加工发料通知单”进行发料，财会部门据以记账。仓库保管员同时应在备查登记簿中予以登记，加工完成验收入库时再予注销原记录。

f.建立存货的稽核制度。

③采用永续盘存制，加强会计对各项存货的控制。这种方法是通过设置详细的存货明细分类账，逐日逐笔地记录存货收入的数量和金额、发出的数量（能否随时记录发出金额取决于发出存货的计价方法，下同），能够随时结出结余存货的数量、从账面求出期末结存金额。具体做法是，在会计部门设总分类账户，仓库部门设分类明细账。在货物收、发、存业务中，所有有关收发业务的手续凭证都应有一联送交会计部门，由会计部门进行记录。同时，仓库保管部门登记明细分类账，对各种材料和商品的数量、金额分别核算。这样各种存货每一次收入和支出之后，都要计算出结存数。这个结存数又可分为实物数量的、金额的、既有实物数量又有金额的三种不同方式。设计时应当考虑企业对于存货的计价方法和管理上的不同要求来决定，一般是仓库采用数量永续盘存制，明细分类账则采用数量、金额并用的永续盘存制。例如，采用永续盘存制的材料，明细分类账的账页上面应标明材料的名称规格、计量单位、最高存量和最低存量，并按记账日期、凭证字号、摘要、收入、发出、结存分栏记录。在收、发、存各栏下应分数量、单价、金额三小栏。各种材料结存金额的总数，应与总分类账材料账户的结存金额相符。

④健全实地盘点制度。盘点控制是指通过对企业的资产实施定期盘点清查，并将盘点结果与会计记录进行比较以确定其是否相符，进而发挥控制作用的一种控制方式。在工业企业里，盘存业务的内容主要包括：

A.原材料的盘存。即各种原料、主要材料、辅助材料、燃料、修理用备件、外购半成品等的盘存。

B.自制半成品和在产品的盘存。

C.低值易耗品和包装物的盘存。

D.产成品的盘存。在商品流通企业里，盘存业务主要是指库存商品的盘存，此外也有材料物资、低值易耗品和包装物等的盘存。

企业应根据自身的特点建立资产盘点制度，主要包括：

A.定期盘点。当然针对不同的资产，盘点的时间间隔有所不同。一般而言，重要的、增减过程中容易发生错误和舞弊的资产，其盘点时间间隔应短些；反之，可以长些。

B.盘点人员组成。针对不同的组成，确定盘点人员的具体构成，一般来讲，应由资产保管人员、记录人员、内部审计人员、单位或得到授权部门的负责人员共同组成盘点小组，以确保盘点结果的客观、准确。

C.盘点手续。盘点前，应做好各项准备工作，包括盘点表、盘点器具的准备，盘点具体时间的安排等；盘点过程中，应合理确定哪些人员动手点数，哪些人员监视，哪些人员复查等。

D.盘点结果的处理。首先应通过对盘点结果的抽查，确保盘点结果的相对准确，然后，对盘点所查明的问题应得到有关部门的核准进行调整处理，如调账等。

⑤实施存货保险制度。在存货分类和目录设置以及编号的基础上，由存货管理部门根据企业的存货性质和重要程度以及历史数据，对存货进行价值等级测算，统计各类存货的损失率和库存时间以及跌价损失，算出企业存货的储存机会成本，然后与向保险公司投保发生的保险费用进行比较，决定是否投保以及为哪些存货建立保险制度，降低存货发生意外损失的风险。

⑥建立库存存货质量管理制度。库存存货质量的管理包括两个方面：一个是存货的残损变质；另一个是存货的积压呆滞。无论属于哪一种情况，都必须结合存货的盘点，及时发现并采取措施处理，以保证存货质量的良好，减少发生的损失，并保证会计存货核算资料的真实可靠。

对于经仓库保管部门盘点确认已经确实不能继续使用和盘亏的存货应编制“存货报废审批单”，该单由存货管理部门填制，经财务、存货部门负责人及企业领导审批后方可作报废账务处理。

⑦确定恰当的存货明细分类账分户方法。由于材料、商品等存货种类、规格繁多，存货的明细核算既可以按其品种、规格和等级分户，也可以按其品种、规格、等级和进货单价等其他方法分户，不同的分户方法直接导致发出或销售存货价值计算结果的不同和库存价值的不同。因此，无论采用哪种分户方法，都必须结合企业自身的经营管理特点，综合考虑设账的繁简程度与计算成本准确程度的关系，选择恰当的分户方法，为准确计算材料发出成本、库存商品销售成本提供必要的资料。