计算机会计信息系统的建账含义与内容

二、计算机会计信息系统的建账含义与内容

1．建账的含义

与手工建账相同，计算机会计信息系统的建账也分为企业开立建账和新年度建账两项内容，它分别对应于用友ERP-U8应用系统中的账套与年度账两个概念。

（1）账套。企业应用计算机会计信息系统处理业务之始，需要首先在系统中建立企业的基本信息、核算方法、编码规则等，称为建账。然后在此基础上启用用友ERP-U8系统的各个子系统进行日常业务处理。这里的“账”是“账套”的概念。在计算机会计信息系统中，每个企业的数据都存放在数据库中，账套即为一组相互关联的数据库体系。手工核算方式下，可以为会计主体单独设账进行核算，在计算机中则体现为多个账套。在用友ERP-U8系统中，可以为多个企业（或企业内多个独立核算的部门）分别设立账套，各账套间相互独立，互不影响，系统最多允许建立999个独立核算单位的账套。

（2）年度账。每个账套中一般存放不同年度的会计数据，为方便管理，不同年度的数据存放在不同的数据库中，称为年度账。采用账套与年度账的两级管理，可以使系统的结构清晰、含义明确、操作性强。不同年度的会计数据，对查询历史数据和比较分析也显得特别方便。另外，账套和年度账的分级管理，还可以实现对不同范围数据进行引入和输出，可方便地进行跨年度数据的结构调整等。

在计算机系统中，账套和年度账的表现形式是这样的：如2009年1月新建一个企业账套，账套号为001，且软件默认安装路径为C：\U8SOFT\Admin，则账套建立完成后，会形成以下层级结构：C:\U8SOFT\Admin\ZT001\2009。其中ZT001是企业账套的概念，而其中的2009则对应年度账的概念。2009中有两个文件：ufdata.1df和ufdata.mdf。ufdata.1df是事务文件，ufdata.mdf是数据文件。进入2010年度，建立新年度账后，又形成C:\U8SOFT\Admin\ZT00l\2010目录结构，用来存放2010年年度账。

2．计算机建账的主要工作内容

（1）企业开立时建账

计算机建账的主要工作内容与计算机信息处理的特点息息相关，总体来说，计算机建账的工作内容远比手工建账的工作内容要宽泛。主要包括：

●设置系统操作员并进行岗位权限划分。

●设定企业账套的相关信息。

●系统启用设置。根据企业核算购置的模块及管理要求，按顺序启用相关子系统。

●账套参数设置。

●基础档案建立。

●期初数据录入。

由于计算机建账的工作内容较多，且在软件中需要分别在系统管理和企业应用平台各模块中完成，在本章中仅完成系统管理模块中部分主要建账工作。其余内容在下一章讲授。

（2）新年度开始时建账

新年度账的建立是在已有上年度账的基础上进行的。通过年度账建立，在每个会计期间结束时，自动将上个年度账的基本档案信息结转到新的年度账中。对于上年余额等信息则需要在年度账结转操作完成后，由上年自动转入下年的新年度账中。

3．系统管理员与账套主管

计算机会计信息系统由多个业务子系统组成，各个子系统服务于同一主体的不同层面。子系统本身既具有相对独立的功能，彼此之间又紧密联系，他们共用一个企业数据库，拥有公共的基础信息、相同的账套和年度账。在一体化管理应用模式下，用友ERP-U8应用系统为各个子系统提供了一个公共平台——系统管理，用于对整个系统的公共任务进行统一管理，包括账套的管理、年度账的管理、系统操作员及权限的集中管理、系统安全运行的管理及控制等，任何其他产品的独立运行都必须以此为基础。鉴于系统管理平台的重要性和独特性，系统对登录系统管理的人员做了严格界定。系统只允许以两种身份注册进入系统管理：一种是以系统管理员的身份；另一种是以账套主管的身份。

系统管理员身份用以对系统进行总体的控制和维护，他处在软件系统的最高管理级别上，管理着软件系统及其建立的所有账套。系统管理员是在软件安装时，由软件供应商和软件用户共同确定和任命的。软件安装后，系统管理员就被唯一确定下来了，而且这一岗位相对于软件具有永久稳定性。系统管理员的最高权限体现在对系统管理员密码口令的独立拥有和独立行使其相关职责上。由于系统管理员拥有软件的最高管理权限，因此为了实现权限之间的相互牵制，一般要求系统管理员不得从事具体账套中的业务操作。建账工作完成后，日常账套内业务数据的处理工作将全部由账套主管和操作员来完成。账套主管负责所辖账套的管理。在用友ERP-U8系统中，对系统管理员和账套主管的权限做了细分，如表8-1所示。

表8-1　系统管理员与账套主管权限比较