记账模块设计

四、记账模块设计

记账是账务处理系统最关键的数据处理功能。记账的过程主要体现在两个方面，一方面是将“临时记账凭证文件”中已审核的记账凭证转存于“记账凭证文件”中，作为正式的会计档案资料进行长期保存；另一方面是用“临时记账凭证文件”中已审核的记账凭证更新科目余额发生额文件。实际上，在计算机账务处理系统中，并不存在手工意义上的账簿，只有当需要输出账簿（总账、日记账和明细账）时，系统才会自动从记账凭证文件和科目余额发生额文件中快速加工生成各种账簿。同样，会计报表也是系统自动从记账凭证文件和科目余额发生额文件中按照既定的报表格式快速加工生成的。记账属于成批数据处理。可以一天记一次账，一天记数次账，也可以多天记一次账。

1．记账模块的处理流程设计

记账模块的处理流程设计如下：

（1）保护记账前的数据，以便记账失败时恢复到记账前状态。

（2）取“临时记账凭证文件”中已审核的凭证记录。

（3）将已取出的凭证记录存入“记账凭证文件”。

（4）根据凭证记录中的科目代码，更新“科目余额、发生额文件”中相应科目的发生额，并将其汇总到上级科目（下面模块还将介绍这一过程）。

（5）如果取出记录的科目属于银行科目，则该业务记入“企业对账单文件”。

（6）如果取出记录的科目有辅助核算要求，则将该记录记入有关辅助核算账库文件。

（7）从“临时记账凭证文件”中删除该记录。

（8）取“临时记账凭证文件”中下个已审核记录，若没有则记账结束，否则转第3步。

记账模块设计的流程图如图4-9所示。

图4-9　记账模块流程

记账是根据“临时凭证文件”中已审核的凭证逐个记录进行的，如果记账过程中发生断电或其他中断，记账就会半途而废，已转移到“记账凭证文件”的凭证就可能不完整，这会导致账务系统的借贷不平衡。为防止这种现象发生，可有三种策略：

（1）安装不间断电源（UPS），从硬件上解决。

（2）记账前先用备份功能把数据进行备份，一旦发生故障，再用备份的数据进行恢复，这是由人工方式解决。

（3）由计算机记账模块在记账前自动做一次强制备份，如果记账不成功，则执行“恢复到记账前状态”功能，由计算机自动根据备份的数据进行恢复，然后再重新记账。

2．记账过程中对科目余额及发生额文件的更新

为了得到各会计科目的最新余额数据，须用临时记账凭证文件的借方金额、贷方金额更新科目余额、发生额文件的借方发生额和贷方发生额。更新流程如下：

（1）扫描临时记账凭证文件，若已经到文件尾则结束，否则进行下一步处理。

（2）若当前记录尚未审核通过或已经记账，则记录指针指向下一条记录并返回（1）。

（3）在当前记录上做记账标记，并以当前记录的科目代码作为查找键值。

（4）根据查找键值，在科目余额发生额文件中找到对应记录，并将凭证上的借方金额累加到科目余额发生额文件当前记录的借方发生额，贷方金额累加到贷方发生额。

（5）若当前科目有父科目，则以其父科目为查找键值，重复（4）的处理。

（6）记录指针指向下一条记录并返回（1）。

实质上，上述更新过程要用到四个文件，即凭证内容文件、凭证业务文件、科目文件及科目余额发生额文件。凭证业务文件通过凭证编号与凭证内容文件联接，通过科目代码与科目文件联接，然后形成一个完整的凭证文件。此外，还可以利用某些数据库语言提供的功能，使上面的更新过程大大简化。如可通过筛选命令将临时记账凭证库中已审核未记账的凭证保留下来，从而免去某些判断；也可利用更新命令，以临时记账凭证文件为业务文件、以科目余额发生额文件为主文件，直接对科目余额文件进行更新。

3．记账模块设计中应注意的控制功能

（1）记账前，应首先进行数据备份。

（2）检查上月是否已结账，若上月未结账，则本月不能记账。

（3）凭证记账后，不允许再撤销审核标志和进行修改操作。

（4）凭证记账过程中不能进行人为中止。

（5）记账后，应该进行平衡检查，确保记账处理的正确性。