会计科目编码设计

一、会计科目编码设计

科目是会计要素的细化。对会计信息系统来说，设计一套科学的科目体系及编码方案，对提高系统的输入、处理、输出效率，对提供详细而又完整的会计核算资料，都至关重要。

（一）会计科目编码设计的意义

在手工方式下，会计科目主要使用文字表示，很少使用编码。但在计算机方式下，如果继续使用文字形式，则至少会存在三个方面的缺陷：一是在程序中使用文字（汉字）形式，除了占用大量内存空间外，还会降低计算机的处理效率；二是文字科目容易产生歧义，文字中多一个或少一个空格，计算机都会认为是两个不同的科目。所以，文字科目会影响会计科目的准确性、确定性、唯一性和一致性，不便于计算机进行分类处理；三是文字科目会极大地影响凭证的录入速度。

因此，在计算机方式下，对会计科目进行编码是一项必不可少的工作，是利用计算机进行账务数据处理的前提。

（二）会计科目编码方案的设计

1．编码方式

会计科目通常采用位码与序码混合使用的混合码方式，即将会计科目编码分成若干段，每一段有固定的位数，第一段表示编码的类别，如1表示资产类，2表示负债类，等等。第二段表示一级科目编码，第三段表示二级明细科目编码，以此类推，每一段均按照一定的标准顺序排列。如：

10020102　1代表资产类，一级科目002，二级科目01，三级科目02

21710103　2代表负债类，一级科目171，二级科目01，三级科目03

关于会计科目编码体系的详细情况，我们已在本书前面详细分类列示，读者可自行查阅，这里不再重复。

2．会计科目编码结构设计

通常，每个科目的代码按照其级别可分为若干段，每段由几位数字组成。编码的段数和每段的长度就构成了科目的编码结构。一般来说，一级科目的编码结构由财政部统一规定为4位，而其他各级科目编码结构，可由单位根据情况进行详细分析后自行设定。例如，如果所有一级科目下的二级科目的个数都不超过100个，那么，二级科目的代码长度就可确定为2位，按排列组合算法，即每个一级科目下最多能挂出99个（抛去“00”编码不算）明细或分类科目。如可以把科目编码结构设计为“4—2—2”结构，它表示系统的科目编码体系最多可设置到三级明细，一级科目长度为4位，二至三级科目长度都为2位。在设计会计科目编码体系时，应注意以下问题：

（1）科目编码体系要具有可扩展性。会计科目编码体系是账务处理系统乃至整个会计信息系统核算的基础，可谓牵一发而动全身。科目体系的任何变化（如长度或编码方式等）都将会波及整个信息系统的修改和调整，而企业及其发生的经济活动却又总是处于不断的发展变化之中，这就要求我们设计的科目体系也要具有一定的弹性，即可适当进行增减变化。因此，在设计会计科目编码体系时，要一定的前瞻性，要留有一定的可扩展性空间，使其在一定的（甚至是相当长的）时期内，在不改变原有编码长度和方式的条件下，可以很顺利地增加新科目。

（2）编码位数不易过长。这个要求看起来似乎与前一个要求有一定矛盾。因为要求科目编码方案相对稳定，并具有较大的适应性，除了要在编码方法上想办法外，其次就是要增加编码的长度。但编码过长又会为记忆、输入和使用带来不便。据国外的统计资料显示，会计科目编码长度与输入的出错率有很大关系，编码越长，出错率就越高。当会计科目的编码长度在8位以下时，这种关系不太明显，但当超过8位时，输入的出错率将会大幅度上升。所以，这两个要求之间是一种辩证的关系，是一个合适“度”的把握问题。这种辩证关系要求我们，在设计科目编码体系时，要结合企业的实际情况，既要具有一定的可扩展性，同时又不要无为地浪费空间，尽量保证编码的简短性。