系统分析的方法及工具

三、系统分析的方法及工具

建立手工系统的逻辑模型，需要有合适的分析方法和表达工具。目前广泛采用的分析方法是结构化系统分析法，主要的表达工具是数据流图、数据词典以及具体的描述文件等。

（一）系统分析的方法

20世纪70年代以来，世界上出现了许多适用于系统分析的方法，其中结构化系统分析方法，简称SA（Structured Analysis）方法，是一个简单可行且应用最广的方法。它采用图论技术为工具，用于对分析对象进行现状描述或构造相应的逻辑模型，它非常适合于分析大型的会计信息系统。SA采用自顶向下、逐层分解的思路来剖析一个系统，即先把分析对象抽象地看成是一个大系统，然后自顶向下层层分解，直到系统足够简单为止。

如图3-3所示，假设用S代表上层系统，如果其很复杂，可先将其分解为①、②、③三个子系统，若①、②两个子系统还比较复杂，可再将①分解为1.1、1.2、1.3、1.4四个子系统，而将②分解为2.1、2.2、2.3三个子系统。如此下去无论系统多么复杂，系统分析工作都可以以此思路有条不紊地进行下去，这样，就可以将系统的全部功能要求清晰地表达出来。对系统做了合理的分解后，就可以理解系统的每一个细部。

图3-3　系统自顶向下逐层分解示意图

例如，可以先将会计信息系统分解为财务会计信息子系统和管理会计信息子系统；然后将财务会计信息子系统又可以划分为以下子系统或功能模块：采购核算、库存核算、销售核算、固定资产核算、工资核算、成本核算、专项核算、账务核算等等。如此分解下去，直至最后的子系统或功能模块都足够简单为止。

以上的SA方法我们用到了一些符号工具，下面我们来详细介绍这些系统分析的工具。

（二）系统分析工具

1．数据流程图

数据流程图（Data Flow Diagram，简称DFD），用于描述数据系统由哪些部分组成，各部分之间的联系，以及各部分内部数据的流向等。以下是画数据流程图用到的基本元素，如图3-4所示。

图3-4　画数据流程图用到的基本元素

其中，图3-4（1）表示逻辑数据流。它反映了系统各部分之间的信息传递关系；图3-4（2）表示逻辑加工处理。当数据流经过加工处理后，会发生一定的变化，或是数值变化，或是性质变化；图3-4（3）表示逻辑存储文件。它是相关数据的逻辑集合，当某一数据流被加工处理后，若暂时无须转入下一“处理站”，就可将其存入逻辑存储文件中。图3-4（4）表示数据流的逻辑源点或终点。

对大型系统来说，应借助数据流程图，采用逐层分解的手段来描述它。在分解的过程中，要保证分解前后的输入、输出数据流数目不变，即数据流守恒。一般来说，即使是较大型的系统，经过三四次的分解展开后就已经比较详细了。至于如何划分层次，分解到何种程度为止，可按以下一般标准来判断：

（1）展开的层次与管理层次一致，但也可以划分得更细。

（2）最下层模块的处理过程，应能用几句话或几张判定表来表达清楚。

（3）最下层模块的处理过程，要么是计算机处理，要么是手工处理。

（4）最下层模块中的数据存储，应是一个实体的描述。

2．数据词典

数据流程图描述了系统的“分解”，表明了系统由哪些部分组成及各部分间的相互关系，但对组成系统的各部分含义并没给予必要的说明。如数据流的内容、文件的组成，数据加工的方法，数据项的特征，等等。为此，需要对数据流程图中的每一数据流、基本加工、文件及数据项下一个“严格的定义”（即进行必要的文字解释）。而所有这些定义按照一定的次序汇编成册，即是所谓的数据词典。每个定义都是数据词典中的一个条目（项）。简单地说，数据流程图描述了系统的组成及相互关系，而数据词典则描述了系统的具体细节，两者相互联系，相互补充才能将系统的逻辑模型表达清楚。数据词典是系统分析阶段的工具，也是系统设计阶段的重要依据。因此，在数据词典的定义中，常常还包括了其他信息。如对数据流条目来说，还包括数据流动的次数、范围、峰值、峰谷等。

数据词典的描述也是自顶向下，逐步求精的。如A数据流由B和C组成，B又由B1、B2、B3组成，C由C1、C2组成，则分层的数据词典定义如下：

A=B+C　B=B1+B2+B3　C=C1+C2

数据词典中常用到以下符号：+表示和，│表示选择，[]表示方括号内的项可有可无，‖表示重复，有时还可在旁边加注重复次数。

数据词典通常由4类条目组成：数据流条目、文件条目、数据项条目和加工条目。

（1）数据流条目。主要说明数据流的组成、流量、来源、去向等。如数据流“银行对账单”条目内容有：

数据流名：银行对账单

组　　成：月份+日期+支票号+金额

流　　量：2张/3天，每张约40笔数据

来　　源：开户行

去　　向：资金管理组

（2）文件条目。主要用来说明文件由哪些数据项组成以及其存储方式及频率等。如文件“总账”条目内容有：

文件名：总账

组　成：月份+日期+科目名称+科目编码+期初余额+期末余额+发生额，等

存储方式：顺序

存取频率：1次/3天

（3）数据项条目。数据项又称为数据元素，是不能再分解的数据单元。数据项条目主要说明数据项名称、类型、长度、取值范围等。如数据项“凭证编号”条目内容有：

数据项名：凭证编号

类　　型：字符型

长　　度：4位

取值范围：0001～9999

（4）加工条目。说明加工的输入数据、输出数据及加工的逻辑。如“凭证汇总”条目内容有：

加工名：凭证汇总

输入数据：记账凭证

输出数据：凭证汇总表

加工逻辑：将成批记账凭证的数据，按总账科目分借、贷方对金额汇总，并对借、贷进行平衡检查，输出至凭证汇总表中

词典中的条目并不是孤立存在的，各条目之间会发生一定的联系或引用。如一个数据项可能会是多个数据流或数据文件的组成内容，一个数据流或数据文件可能会被多个加工条目所引用，一个加工逻辑也可能会涉及多个数据流和数据存储。因而编写数据词典一定要注意条目表述的统一、完整和规范，以免发生歧义，为系统分析留下隐患。

3．加工逻辑的说明

在上述对加工条目的描述中，我们用自然语言对其处理逻辑进行了说明，但对有些加工条目来说，由于自然语言描述上的含糊性和繁琐性，很难真正表达清楚。有时我们需要借助专门的工具和方法对其进行说明。常用工具有：结构式语言、判断树和判断表等。

（1）结构式语言。结构式语言是介于程序设计语言和人们平常使用的自然语言之间的过渡性语言，它采用了程序语言的结构方式，但用自然语言来进行表达。

如对“银行对账”的加工逻辑说明如下：①取银行对账单中的一笔业务；②若其发生额在贷方，则在企业银行存款明细账的借方查找，并核对银行票据号；③若其发生额在借方，则在企业银行存款明细账的贷方查找，并核对银行票据号；④对于②和③，如果发生额相等，并且票据号一致，则为已达账业务，否则为未达账业务；⑤重复上述四个步骤直到结束。

由此可见，结构式语言非常简练，并且能够清楚、准确地表达各种逻辑判断和策略，具有较强的可修改性和可读性，易于与用户进行沟通讨论。

（2）判断树。判断树是对加工逻辑进行说明的另一描述方法。在看一张判断树图形时，要从左边开始，沿着各分支向右看，根据每一条件的取值状态可以找出应采取的策略，所有的动作都放在图的右侧，整个图形看上去就像一棵向右躺倒的大树。从判断树图形中，能够很清楚地看出在什么情况下应采取什么样的策略。对那些存在多次判断问题的处理逻辑，判断树是一个十分有效的表达工具，它比结构式语言更清晰、更易于理解。如某公司的折扣政策为：若与本公司每年交易额在50000元以上且最近3个月无欠款，则折扣率为15%；若最近3个月有欠款且与本公司交易20年以上，则折扣率为10%，若最近3个月有欠款且与本公司交易20年以下，则折扣率为5%；若每年交易额在50000元以下，则无折扣。用判断树表示，如图3-5所示。

图3-5　加工逻辑的判断树描述

（3）判断表。对有些加工逻辑来说，当条件很多且每个条件的取值又有若干个，相应的动作也很多时，用判断表可能比判断树描述更有效。判断表的优点是能够把所有的条件全部组合出来，以帮助系统分析员澄清问题，它甚至能够发现用户可能遗漏的尚未提出的逻辑条件。

判断表是用表格的形式，来分析和表述一个加工逻辑的功能以及其对数据流的转换途径和策略的。如某车间有3台生产机台，现要求将车间经费按比例分配到各机台上，然后各机台再根据产品生产天数将经费分配到产品中去，假定当月车间经费发生额为1000元，则判断表的格式如表3-2所示。

表3-2　判断表格式

判断表用于逻辑验证的效果最好，它能够把所有的可能性全部考虑到。但是逻辑表的可修改性较差。当加工逻辑发生变化时，如要增加或减少一个条件、增加或减少某个条件的取值，则就会改变所有的条件组合，需重新建立判断表。

在实际工作中，会计信息系统的加工描述多以结构语言为主，而辅之以判断树或判断表。

上面我们分别学习了系统数据流程图、数据词典和处理逻辑说明的建立方法，如果我们将所有的数据流程图、数据词典和处理逻辑说明组合起来，就得到了一个原系统的逻辑模型。在此基础上，我们再根据用户的系统开发目标和要求，结合计算机的处理特点，对其逻辑模型加以改造（如删除某些带有明显手工痕迹的不合理之处或增加具有计算机特征的处理功能）和完善，则就可得到计算机会计信息系统的逻辑模型。