实物资产内部控制的要点

第二节　实物资产内部控制的要点

一、实物资产内部会计控制的弊端

无论是存货还是固定资产，都有各自所特有的弊端。只有明确了这些弊端，才能够针对它们采取有效的制度设计，从实物资产控制的薄弱环节进行有效控制。存货管理中常见的弊端如下：

(1)超储积压。由于库存计划不周全，存货最高储备量、最低储备量和再订购点等信息估计失误，导致采购过量，造成存货超储积压浪费。

(2)职责不分明。在存货验收、保管、盘点、发货和记账环节，不相容岗位没有进行严格的职责分离，因而给存货管理带来隐患。

(3)处置滞后。对短缺毁损的存货没有按照规定的程序及时报请有关负责人批准并及时进行处置。

固定资产管理中常见的弊端如下：

(1)购置盲目。单位价值大是固定资产的一大特点，若购置前缺乏可行性研究论证和资金预算计划，可能会导致购置的固定资产同企业的生产经营业务能力不匹配，也无法适应企业的发展规模和发展趋势。同时，这样造成了资金的浪费，吞噬了企业的流动资产，使得企业经营风险增加。

(2)资本性支出收益化。在购置固定资产的过程中，将本应资本化的材料费用、人工工资和利息支出，作为收益性支出计入生产成本，或者作为财务费用计入当期损益，或者计入长期待摊费用中，使得固定资产的价值被低估。

(3)存在账外资产变动业务。例如盘盈的固定资产、捐赠的固定资产和无形资产未计账，固定资产的变价收入和残值收入不入账，形成账外资产，致使企业资产流失。

(4)在折旧和修理过程中，随意调节成本费用。由于固定资产使用时间通常超过了一个会计年度，因此一般都要进行折旧的会计处理，修理业务的发生也相对较多。企业通过随意更改固定资产折旧的计算方法、折旧率以及虚列固定资产修理费用等方法，人为地调节成本费用，进而影响当年利润。

(5)账实不符。由于固定资产管理相对分散，有的企业长期不进行财产清查盘点，也不及时处置待报废固定资产，导致账实不符，给资产核算造成负面影响的同时，也给生产经营留下隐患。

二、实物资产内部控制的要点

在实物资产内部控制方面，企业应当建立明确的岗位责任制度，对验收入库、领用、发出、保管、盘点和处置等关键环节进行控制，才能有效达到保证财产安全和完整，达到会计制度设计的目的。

存货的内部控制要点有以下几个方面：

(1)存货的采购和领用均要经适当的审查批准。这样方能防范虚报存货，造成账实不符，资产流失。

(2)紧抓存货收发环节的凭证控制。各种存货的收发必须及时登记入账，并且明确相关负责人，以相关负责人审核批准后的凭证为准。同时，存货要按照规格型号建立库存实物明细卡片，并定期对存货的数量和金额进行核算，确保账实相符。

(3)职责分离。存货的请购、审批、发放、保管、记账和核对工作不能由一人包办，应分给不同人员负责，并保证相互独立。

(4)规定合理的材料储存定额，用限额凭证进行领用控制。

(5)对本企业存放在其他企业的存货，例如委托加工材料、外存材料、带回收包装容器等，要设置账簿，进行登记并定期同有关单位核对。另外，外来加工材料和本企业材料要分开保管，避免混乱。

(6)对存货的计量采用适当的计价方法并保持执行的连贯性。对于存货成本的计算过程和会计处理要确保准确无误。经常进行不定期或定期的内部清查。

(7)设置残料废料账簿，派专人负责回收利用。材料的报废要得到负责人或相关部门批准，定期考核缺货以及超储积压问题，积极处理以加速资金周转。

(8)加强存货仓储和运输环节的人员素质控制。在人力成本允许的情况下，提高仓储和运输环节员工的素质，以保证存货安全，同时促进企业生产经营的良性循环。

固定资产的内部控制要点有以下几个方面：

(1)权责分配和职责分工应当明确，机构的设置和人员的配备应当科学合理。固定资产成本核算、折旧和减值准备的计提、处置等会计处理要符合国家统一的会计制度规定。

(2)健全固定资产预算制度。作为固定资产内部控制中最重要的部分，预算制度对固定资产的运用具有指导性的意义。一般来说，大企业应编制固定资产年度预算，小企业也应该对固定资产的购建加以计划。要结合企业生产经营发展目标和固定资产的使用情况决定投资项目，在进行可行性分析的基础上，综合考虑固定资产的规模、资金占用成本、预计盈利水平和风险程度等因素，合理编制固定资产投资预算，确保固定资产投资决策科学合理。其中，对重大的固定资产投资项目，应组织独立的第三方进行可行性研究和评价，并提请企业领导机构实行集体决策。决策后，应严格执行固定资产投资预算，对预算内项目按照执行进度办理相关手续;对预算外和超预算的固定资产投资项目，应向固定资产管理部门提出申请，得到审批后再进行处理。

(3)固定资产购置验收应该授权批准。首先请购部门要提出计划申请，按照规定的职责权限审核同意后方可执行。固定资产购置金额应严格控制在预算之内，超过预算的，要根据公司章程经股东会(股东大会)或者董事会的批准方可购置。对于大型设备的采购以及在建工程的施工，要实行公开招标制度。请购的固定资产到达之后，由验收部门负责检验，仓储和保管部门办理入库手续。另外，对于需要安装的固定资产，在安装完毕之后，由验收部门组织鉴定和验收。若发现实际情况与采购合同不符，应当及时告知财务部门。

(4)明确固定资产的确认条件和计量方法。根据企业会计准则，企业取得固定资产，应当以实际成本计量。对购入的固定资产，以支付的对价加上使其达到可使用状态前发生的可归属于该项资产的费用，包括包装费、运输费、安装成本以及有关税款，作为该项固定资产的成本。对自行建造的固定资产，以达到预定可使用状态前发生的全部支出作为该项固定资产的成本。

(5)针对固定资产的内部转移和租赁，应当设计完整的管理制度。当固定资产发生内部转移的情况时，首先要向使用单位提出申请，经调入调出部门、主管部门和财务部门的领导会签后方可办理调拨手续。人员流动率高的企业尤其应加强固定资产内部转移的控制。对于租赁给外单位的资产，要制订完善的授权审批制度，明确各方责任并签订租赁合同。

(6)对固定资产修理和报废要进行控制，首先要设置严格的检验确认和审批手续，交由专业人员进行检验，然后上报资产管理部门进行确认，取得主管领导审批后方可进行修理。申请修理的部门和实施修理的部门应该相互分离或者取得无相关利益的第三方监督。修理结束后，必须会同资产管理部门、申请修理的部门和实施修理的部门办理验收交接手续后，再交给财务部门进行会计处理;为防止随意处置待报废固定资产以及防范此过程中产生的腐败行为，对于闲置损毁固定资产的处理，应当首先向企业资产管理部门申报，经领导审核后，由企业相关负责人批准。处理报废固定资产时要有多人执行，互相监督，降低虚报残值收入的风险。

(7)对固定资产定期要进行清查盘点。查明是否存在短缺或未入账的固定资产，并迅速查明原因，保证账实相符。对多余闲置不用的固定资产要及时汇报进行处理。