防患未然,降低泄密风险

企业应该如何保护自己的商业秘密呢?综合法律界人士的建议与企业界人士的经验,可从以下三个方面着手,防患于未然,以降低泄密风险。

(一)确定商业秘密的内容和范围

商业秘密实际上是权利人所拥有的一种无形资产,它的最大特点是处于秘密状态。因此,权利人自己必须事先确定本企业商业秘密的内容或范围,即哪些技术信息和经营信息是本企业的商业秘密,需要进行保密。如果权利人事先没有确定商业秘密的内容和范围,一旦这些信息被泄露或盗用,由于无法界定这些信息与普通信息之间的差别,从而导致这些信息无法作为商业秘密来寻求法律保护。根据我国《反不正当竞争法》的规定,作为商业秘密的技术信息和经营信息,“包括设计、程序、产品配方、制作工艺、制作方法、管理诀窍、客户名单、货源情报、产销策略、招投标中的标底及标书内容等信息。”企业应当尽可能详细地确定商业秘密的内容和范围,从而使反映和记录商业秘密的载体变得相对明确化、具体化、有形化,变成可以被法律保护的客体。另外,企业在确定商业秘密的范围时,可以根据商业秘密的重要程度,对商业秘密确定不同的密级。

对于商业秘密的确定,下面的方法不妨一试:

首先静下来想一想你的企业中有哪些东西是不想让外人知道的,这些东西在很大程度上可能使你的企业在激烈的竞争中立于不败之地。它们可能是企业做出的那些方案、图表、设计、专用装置,本企业使用的信息、文件、汇编等。这些信息和文件的汇编具有独创性、优先性、新颖性,其他企业还没有用或根本不得而知。确定哪些是应保守的秘密后,再想一想这些东西的价值;想一想它们一旦丢失,将会给你的企业带来什么样的损失。

也可以用以下的6个小测验来检验和确定你们的企业存在的商业秘密和它们的重要性:

1.这些秘密是否为你的企业之外的人所知?

2.这些秘密是否在你的企业中人人皆知?

3.你是否采取过保密措施?

4.这些秘密对你有多大价值?对你的竞争对手呢?

5.在开发、创造、构思、采集这些秘密的过程中你投入了多少资金和付出了多大的努力?

6.你的竞争对手会不会轻易得到这些秘密?

(二)采取保密措施

确定了企业的商业秘密,接下来的工作就是如何采取措施对这些商业秘密进行保护了。权利人对商业秘密采取保密措施是防止商业秘密被他人窃取和使用的首要屏障和重要环节,同时这也是权利人请求法律保护的先决条件。当然,法律并不苛求权利人必须采取绝对安全、万无一失的保密措施,而是要求权利人采取适当、合理的保密措施。也就是说,只要你采取了措施,虽然这些措施并没有阻止住商业秘密的泄露,但法律仍然认可你的保密行为。总之,权利人在主观上要有保密的意思,在客观上要有保密的行为,只有具备了这样的前提,在商业秘密受到非法窃取和使用时,才能依法获得保护和救济。

因此,企业应当根据自己的实际情况,设立或指定专门机构并配备专职或兼职人员,负责商业秘密的管理工作;要以书面形式告知职工所要承担的保密义务,并确认职工知悉保护商业秘密的事实;在经济往来、合作研究与开发、技术转让、合资与合作、组织形式变更等经济活动中,要十分注意保护商业秘密,防止商业秘密被泄漏、窃取、失密和破密。

这里有几点建议可作为参考:

1.有关人员认同:企业应与每个和秘密有关的雇员签署一份有关保守企业秘密的协议书。要求员工保守在工作期间接触到的一切企业的商业秘密以及企业承担保密责任的其他企业的商业秘密,同时规定,员工在离开企业后的一定期间内不得对外泄漏其所知的商业秘密,不得从事与企业相竞争的工作。目前,一些企业在保护企业商业秘密,确保企业利益不受损害方面的做法是与职工签订增补有保密条款的劳动合同,这为企业商业秘密提供了法律保障。但从一些商业秘密侵权纠纷的案例来看,如果保密条款签得很笼统,缺乏明确而具体的保密范围、内容,制约的条款就要打折扣。因此保密条款必须签得具体而明确,不给泄密者以任何借口。

2.加强对某些特定区域的保卫管理工作:要划定保密区域,在保密区域内加强保卫措施,对涉及本企业商业秘密的关键部门、车间,通过严格限定非有关人员入内、加强内部保安措施、禁止参观等方式,保护企业的商业秘密。另外还可以建立来客登记制度,控制和监督复印机、电传机的使用等。

3.合作双方认同:在你的合作伙伴、客户、原料供应厂商、对方许可证持有者得知你的企业秘密前要求他们签署一份有关保守你的企业秘密的协议书。在对外签订的经济合同中,写明保密条款,要求对方保证不泄漏履行合同时掌握的企业的商业秘密,否则将承担违约和赔偿责任。

4.明确文件标识:对企业的重要文件、资料应及时确定其保密级别、加盖保密章,所有的秘密文件和材料等应醒目地标明“保密”、“绝密”等字样。这样的标识使人一目了然,知其重要性。同时应制定出企业的文件管理、借阅、复印、销毁办法,以及外发文件的审阅办法。对于那些具有高度敏感性的文件和材料,应考虑如何使其形成一个自身的系统和管理模式。例如,根据文件或材料的保密程度、性质排出类别,使用不同编码注明,使用不同颜色的封包、按类别存放等。规定秘密事项及时入档,分类分级存放,平时上锁,设专人管理,对尚未入档的秘密材料则规定职工下班前收存上锁。

5.员工教育:要不断地对员工进行主人公观念和保密的教育,使员工尤其是新来的员工明白企业的保密政策。特别重要的是必须提醒将离开企业的职员在涉及工作的保密问题上应负的法律责任。应当郑重提醒他们,只有个人的知识与能力才是工作流动的资本。如果泄露属于企业的商业秘密,将负法律责任。如果必要,则与离职人员订立保密合同,或以备忘录形式,书面告之义务。也可以与离职人员签订“竞业限制协议”,规定在一定期限内不得在与本单位有竞争业务的企业任职,不直接或间接地使用或帮助他人在与本单位竞争的领域内使用本单位的商业秘密。

(三)保护商业秘密的法律途径

商业秘密既是竞争对手悉心探索的对象,也是不正当竞争对手竭力攫取的目标。因此,在实际中,既使我们采取了非常严格的保密措施,也难完全避免商业秘密被他人窃取与侵犯。对此,企业也不必惊慌失措。除了立即采取一些弥补措施以防商业秘密进一步扩散外,应迅速通过法律途径,追究侵权者的责任,以此来保护企业的商业秘密。根据我国法律规定,商业秘密受到侵犯的权利人可通过以下三种途径追究侵权者的责任:

1.行政保护:在商业秘密受到侵害时,权利人可以向县级以上工商行政管理机关申请查处侵权行为;

2.民事保护:权利人也可以直接向人民法院起诉,要求侵权人以停止侵害行为、公开赔礼道歉、赔偿经济损失等方式承担侵权责任;

3.刑事保护:我国刑法将侵犯商业秘密给权利人造成重大损失的或特别严重后果的行为视为犯罪,权利人可以向公安机关报案,也可在刑事审判阶段以刑事附带民事诉讼的方式请求损害赔偿。

保护商业秘密,也就是保护企业的无形财产,保护企业的竞争优势。企业在增强全员商业秘密保护意识的同时,还必须提高商业秘密的保护水平,以防患未然,降低泄密风险。