工作动态类信息特点

第二节　工作分析的方法

工作分析的方法实际上就是搜集工作信息的方法，可以分为两大类:传统工作分析方法和系统性工作分析方法。在实际工作中，企业可以根据工作分析的目的来选择一种方法，也可以将几种方法结合起来使用。

一、传统工作分析方法

传统工作分析方法大体上具有两个特征:一是收集的有关工作信息以非计量的、叙述性的巨多;二是主要目的是对与职务有关信息做书面记事性描述。由于工作分析中许多项目并不能计量化，更不易找到一个绝对客观的标准，所以传统的工作分析方法依然具有重要的作用。传统工作分析方法主要包括以下几种。

(一)观察法

观察法是一种传统的工作分析方法，是工作分析人员直接到工作现场，针对某些特定对象(一个或多个任职者)的作业活动进行观察、收集、记录有关工作的内容、工作时间的相关关系、人与工作的关系以及工作环境、条件等信息，用文字或图表形式记录下来，然后进行分析、归纳、总结的方法。

观察法的主要优点是:工作分析人员能够比较全面而深入地了解工作要求，适用于那些主要用体力活动来完成的工作。其缺点是不适用于脑力劳动为主的工作，以及处理紧急情况和危险的工作。另外，有些员工难以接受，他们觉得自己受到监视和威胁，从心理上对工作分析人员产生反感，可能造成工作动作变形，这种方法也不能得到有关任职者的资格要求的信息。

使用观察法的前提条件是:要求观察者有足够的实践操作经验;要求工作应相对稳定，在一定的时间内，工作内容、程序、对工作人员的要求不会发生明显的变化;适用于大量标准化的、周期较短的以体力活动为主的工作，不适用于脑力劳动为主的工作。

(二)访谈法

访谈法又称为面谈法，是一种应用最为广泛的工作分析方法，是指工作分析者就某一职务或职位面对面地询问任职者、主管、专家等人对工作的意见和看法。这种方法可以对任职者的工作态度和工作动机等深层次内容有详细的了解。面谈的程序可以是标准化的，也可以是非标准化的。一般情况下，应以标准化的访谈格式来记录访谈信息，目的是便于控制访谈内容，便于对同一职务不同任职者的回答相互比较。标准化面谈问题样本如表4－1所示:

表4－1　　工作分析面谈问题样本

(三)问卷调查法

问卷调查法是工作分析中最常用的一种方法，是指采用调查问卷来获取工作分析的信息，实现工作分析目的的一种方法。这种方法一般先由有关人员设计一套工作分析问卷，然后由承担工作的员工或工作分析人员填写问卷。最后，将问卷加以回收、归纳、分析，据此写出工作说明书草稿，在征求任职者的意见后，进一步补充和修改，最后形成正式的工作说明书。

问卷调查法的主要优点是费用低、速度快、节省时间，可以在工作之余填写，不致影响正常工作;调查范围广，可用于多种目的、多种用途;调查样本量很大，适用于需要对很多工作进行调查的情况;调查的资料可以数量化，由计算机进行数据处理。其缺点主要是:设计理想的调查表要花费较多的时间、人力、物力，成本费用高;在问卷使用前应进行测试，以了解员工理解问卷中问题的情况。为避免误解，还经常需要工作分析人员亲自解释和说明，降低了工作效率;填写调查表是由任职者单独进行的，缺少交流和沟通，因此，被调查者可能不积极配合，不认真填写，从而影响调查的质量。

(四)工作日志法

工作日志又称工作写实，是任职者按时间顺序，详细记录自己的工作内容与工作过程，然后经过归纳、分析，达到工作分析目的的一种方法。这种方法的优点是:信息可靠性很高，适于确定有关工作职责、工作内容、工作关系、劳动强度等方面的信息;所需费用较少，对于高水平与比较复杂的工作，显得经济有效。其缺点主要是:这种方法将注意力集中于活动过程，而不是结果;要求从事这一工作的人对工作情况与要求最清楚;适用范围较小，只适用于工作周期较短、工作状态最稳定的职位;整理信息的工作量大，归纳信息的工作繁琐;任职者的态度容易影响分析结果，在一定程度上也会影响任职者的正常工作;收集的信息有可能存在误差，需要对记录分析结果进行必要的检查。工作日志的具体填写如表4－2所示:

表4－2　　工作日志填写实例

(五)工作实践法

工作实践法也称工作参与法，它是指工作分析人员通过直接参与某项工作，从而细致、深入地体验、了解、分析工作的特点与要求。工作实践法可以避免由于员工不是很了解自己完成任务的方式或者有些员工不善于表达，难以收集到有效信息的情况。但是工作实践法也存在不足，对于许多高度专业化的工作，或需要经过大量培训才能胜任的工作，由于分析者不具备完成某项工作的知识和技能，因而就无法参与。因此，工作实践法只适用于一些比较简单的工作分析，或者是在短时间内就可以掌握其方法的工作分析，不适用于需要进行大量训练和危险性工作的分析。

(六)资料分析法

在做工作分析时，为降低工作分析的成本，应尽量利用原有资料，先对每个工作的任务、责任、权利、工作负荷、任职资格等有一个大致的了解，为进一步调查、分析工作奠定基础。资料分析法的优点是分析成本较低，工作效率较高，能够为进一步分析工作提供基础资料和信息。其主要缺点是一般收集到的信息不够全面，尤其是在中小型企业中，无法收集到有效、即时的信息。这种方法一般不能单独使用，要与其他工作分析方法结合起来使用。工作分析相关信息的来源主要有以下几种:

(1)职业分类词典:在职业分类词典中，对每个职业的职业功能与资料、人、物的关系进行标准化编码。在进行工作分析时，可以查阅职业分类词典，找到类似的岗位描述作为参考，然后结合企业的岗位实际情况进行分析，有选择的加以利用。

比较著名的通用工作数据来源是美国的职位名称词典DOT(Dictionary of Occupational Titles，也译为职名典)，它对12 000多种职位进行了描述，同时还列举了成功的任职者所需要达到的要求，DOT在公共部门和私营部门都得到了广泛应用。

但随着新经济的发展，该词典于1998年被O* NET取代，O* NET是Occupational Information Network的简写，这是一项由美国劳工部组织发起开发的工作分析系统，综合了问卷法和专家访谈法等各种工作分析方法，能够将工作信息(如工作活动、组织情境和工作特征等)和工作者特征(如知识、技能、兴趣)等统合在一起，不仅是“工作导向”的工作分析和“任职者导向”的工作分析的结合，考虑到组织情境、工作情境的要求，而且还能够体现职业的特定要求。O* NET描述的职位只有1 000种，职位的定义都比较宽泛，体现了新经济条件下工作性质的变化:技术变革，全球竞争，从稳定、固定的生产职位向更为灵活、动态和服务型的经济转变。

(2)公司文件:企业规章和制度，组织结构图、工作流程图，已有的工作分析资料、工作合同以及其他的书面材料，这些都有助于更加全面的了解职位的情况。

(3)人员信息:目标岗位的在岗员工，其直接上级、同事、客户以及在组织中相关的其他人员都是工作分析信息的重要来源。

二、系统性工作分析方法

系统性工作分析方法是指工作分析方法从实施过程、问卷量表使用、结果表达运用方面都体现出高度结构化的特征，通过量化的方式刻画工作性质、工作特征的工作分析方法。系统性工作分析方法主要有以下几种。

(一)职能工作分析法

职能工作分析(Functional Job Analysis，FJA)是一类已全面完整的描述目标职位的功能性要素为立足点的职位分析方法的总称，是一种以工作为中心的分析方法。FJA是以工作者应发挥的职能与应尽的职责为核心，对工作的每项任务要求进行详细分析，对工作内容的描述非常全面具体。该方法有两种，一种是美国劳工部(DOL)的FJA系统，另一种是范纳(Fine)的FJA系统。

DOL的FJA系统主要目的在于找到一种能够对不同工作进行量化的等级划分以及分类比较的标准化方法。这种方法假设每种工作都包括三种最基本的工作职能:数据(Data)、人员(Person)、事务(Task)，每种职能都划分出了若干难度等级，见表4－3。

表4－3　　职位承担者的基本职能

注:每一项中，0代表最高的等级。

具体实施时，首先要指出某项工作在每种职能上的难度等级，例如对于接待员这一职位，三个方面的等级分别为5、6、7;然后在对每种职能赋予一定的时间百分比，三项职能百分比之和为100%，例如还是接待员的职位，在数据方面的时间比例为50%，在人员方面的时间比例为40%，在事务方面的时间比例为10%。但是这种方法的结果主要用于工作描述，对任职资格条件是无法确定的。

范纳(Fine)的FJA系统是在劳工部方法的基础上形成的，但是它提供的信息更多，这些信息涉及工作的任务、目的以及工作对任职者的培训要求等方面。这种方法的区别主要体现在两个方面:(1)后者不仅依据信息、人员和事务对工作进行分类，还要考虑以下四个因素:在执行工作时需要得到多大程度的指导;执行工作时需要运用的推理和判断能力应该达到什么程度;完成工作所要求具备的数学能力有多高;执行工作时所要求的口头及语言表达能力如何。(2)后一种FJA还要确定工作的绩效标准及工作对任职者的培训要求。表4－4是一张对平路机操作工的工作分析明细表:

表4－4　　功能性工作分析表

(二)职位分析问卷法

职位分析问卷法(Position Analysis Questionnaire，PAQ)是一项基于计算机的、以人为基础的系统性工作分析方法。它是1972年有普渡大学教授麦考密克(E.J，McComick)开发出的结构化的工作分析问卷。它的前提是人类工作的领域有某种潜在的行为结构和程序，并且有一个有限系列的工作特点可描述这个领域。经过多年时间的验证和修正，PAQ法已成为使用较为广泛的有相当信度的职位分析方法。

职位分析问卷包含195项，表4－5列出了其中的11项。

表4－5　　职位分析问卷表格范例

这些问项代表了从各种不同的工作中概括出来的各种工作行为、工作条件以及工作本身的特点，可以分为六个方面:

(1)信息投入，员工从哪里以及如何获得完成工作所必需的信息。

(2)脑力过程，完成工作时需要完成的推理、决策、计划以及信息加工活动。

(3)体力过程，在执行工作时所发生的身体活动以及所使用的工具和设备。

(4)同他人的关系，在执行工作时同他人之间发生的关系。

(5)工作环境，执行工作过程中所处的物理环境和社会环境。

(6)其他特点，其他与工作有关的内容，比如工作时间安排、报酬等。

对某项工作进行分析时，分析者首先要确定每一个问项是否适用于被分析的工作;然后要根据六个维度来对有效问项加以评价，这六个维度是:信息使用度、耗费时间、对工作的重要性、发生的可能性、适用性、特殊计分。将这些评价结果输出到计算机中去，会产生一份报告，说明某项工作在各个维度上的得分情况。

PAQ的优点在于，它可以将工作按照上述维度的得分提供一个量化的分数顺序，这样就可以对不同的工作进行比较，这有点类似于工作评价。但是这种方法也存在一些问题，科纳琉斯等人的研究表明，PAQ只对体力劳动性质的职业适用性高，对管理性质、技术性质的职业适用性较差;伯格勒的研究指出，PAQ由于没有对职位的特殊工作活动进行描述，所以无法体现工作性质的差异，例如，警察和家庭主妇;艾吉欧则认为PAQ的可读性差，没有10～12年的教育无法理解全部的内容。

(三)管理职位分析问卷法

管理职位分析问卷法(Management Position Description Questionnaire，MPDQ)是由美国著名职位分析专家亨普希尔(Hemphill)、托诺瓦(Tornow)以及平托(Pinto)等人开发的，是一种结构化的、以工作为基础、以管理型职位为分析对象的职位分析方法，用于管理职位的工作分析。

MPDQ问卷在其发展过程中出现过多个版本，总共涉及1 500多个题目，经过众多专家的开发测试，至今已经形成了具有很高信度与效度的统一的最终版本。主要包括15个部分，274项工作行为，如表4－6所示:

表4－6　　管理人员职务描述问卷法的内容

MPDQ的优点主要体现在:适用于不同组织内管理层级以上岗位的工作分析，具有很强的针对性;通过计算机程序，MPDQ在某种程度上降低了主观因素的影响，其最终报告大量以图表形式出现，信息充足，简单易懂，提高了组织人力资源管理的效率。

当然，作为结构化的工作分析方法，MPDQ也存在成本较高、投入较大、灵活性不足的缺陷，而且这些管理分析是在对国外管理人员进行实证研究的基础上形成的，在中国需要一个本土化的修正过程，才能更好地适用于中国管理人员。

(四)关键事件法

关键事件法(Critical Incidents Technique，CIT)是一种由职位分析专家、管理者或工作人员在大量收集与工作相关信息的基础上更详细记录其中更关键事件并具体分析职位特征要求的方法。其特殊之处在于基于特定的关键行为与任务信息来描述具体工作活动。由于关键事件法能有效提供任务行为的范例，因而更频繁地用于培训需求评估与绩效考核。虽然这种方法适用范围有限，但也是一种重要的工作分析方法。

关键事件记录的主要内容包括:导致事件发生的原因;有效和无效行为的特征现象;行为的后果;工作者可以控制的范围及努力程度的评估等。

关键事件的纪录可由任职者的直接主管或其他目击者去完成，按照行为发生的顺序来纪录。为了给确定任职资格提供事实依据，往往需要大量的有效和无效的关键事件，并把它们划分成不同的类别和等级。实际操作的步骤如下:

(1)把每一关键事件打印在卡片上。

(2)让多位有经验的工作分析者对所有卡片进行分类，分类的标准可以统一，也可以不统一，对那些分类有争议的事件要讨论，直到取得一致意见。

(3)对类别予以明确的概括和定义，示例如表4－7，将所有放在一起的8个关键事件概括为“准确、整洁的质量控制能力”。

表4－7　　能力概括示例

(4)资格条件比较，从关键事件分类与概括中，可能得出数个任职资格条件，其中一些可能比另一些重要，重要程度可按下面的标度评分:“1”一点也不重要;“2”有点重要;“3”重要;“4”非常重要;“5”极其重要。然后以平均分数作为各个任职资格条件的权重值。

关键事件法的优点在于它被广泛应用于人力资源管理的许多方面，例如，甄别标准与培训需求的确定，尤其应用于绩效评估的行为锚定与行为观察中。由于对行为进行观察和衡量，故而描述工作行为、建立行为标准更加准确，能更好地确定每一行为的作用。其缺点是收集与整理关键事件需要花费大量的时间和精力，并且对中等绩效的员工关注不够。

除此之外，工作分析的方法还有很多，在实践中，往往要根据不同的目的来选择不同的方法;同时，由于每种方法都各有利弊，因此要将有关的方法结合起来使用，以保证搜集的信息准确、全面，为信息分析以及工作说明书的编写奠定良好的基础。