应用文专用词语的例子

这里介绍两个内容：一是应用文语言的表述要求；二是应用文专用语。

（一）应用文语言的表述要求

总的来说，应用文的语言运用要求表述准确、恰当，不能使记载与传递的信息变异、失真或导致接受者歧解，从而贻误工作。应用文的语言表述，根据不同文体，须遵循下述要求。

1．严谨庄重

应用文中的公文是代表机关发言，具有法定的权威性，其用语应当严谨庄重，以体现出公文的严肃性，因此，既不宜用口语，也不宜运用文学语言。具体要求如下。

（1）使用规范化的书面语言。规范化的书面语言词义严谨周密，正确使用它可以使读者准确理解公文、不产生歧义，从而能认真执行。

首先，不要使用口语。例如，在文件用语中，使用“商榷”而不用“商量”、使用“诞辰”而不用“生日”、使用“不日”而不用“不几天”、使用“业经”而不用“早已经过”、使用“拟”而不用“打算”等，以示庄重。

其次，不使用生造的晦涩难懂的词语、不规范的行话、方言土语或简称。例如，不能将“少女”称为“细妹子”，不能将“打击经济犯罪办公室”简称为“打经办”，不能将“计划生育办公室”称为“计生办”，不能将“爱国卫生运动”称为“爱卫运动”等。这样的要求，既有利于消除读者的费解，保证公文传递信息的功能不受影响，又有利于维护公文制发机关的尊严与文件的权威性。

（2）使用专用词语。长期以来，人们在公文中已惯于沿用一些使用频率较高的专用词语，这些词语虽非法定，却已约定俗成。尤其是公文中的专用词语，是经过历次公文改革而筛选提炼出来的，是符合现在需要的。掌握这些词语，有助于文章表述的简练。

2．恰当准确

正确地记载与传递信息是撰写应用文的基本要求，遵循这一要求，应用文的语言表述必须符合客观实际，符合逻辑，即概念准确而恰当，还要符合语法与修辞的规范。

语言的信息容量与信息的确定性是成反比例的。如果一个词语的信息容量很大，则会造成人们对该词语所含内容的认识模糊，从而影响到对文章的准确理解，乃至产生歧解。因此在撰写公文和科技文书时，要避免使用词义不确定的词语。例如，“最近他表现不好”一句，貌似表述清楚，实则让人难以准确理解。因为，“最近”是指什么时间？“表现不好”的标准是什么？令人不好把握。这就要求我们在撰写公文和科技文书表述事物状态时，宜用含义单一、意义确定的词语，避免使用多义词与不易把握“度”的词语。

3．朴实得体

应用文既是处理办理事务的工具，又是沟通信息的基本方式，因此，这就要求应用文的用语要朴实和得体。

所谓朴实，就是应用文的文风要朴实无华，语言实在，直接叙述。不追求华丽词藻，不搞形象描写，更不用含蓄、虚构的写作技巧。

所谓得体，就是应用文的语言要适应不同文体的需要，表述讲究分寸和适度。公文的撰写，其用语要符合公文的行文关系、使用范围与作者的职权范围（地位与身份）。例如，上行文公文，宜用语尊重、简要，体现出下级机关对上级机关负责的精神；平行文公文，要体现出诚恳配合、自愿协作的态度，用语谦和礼貌；下行文公文，要体现出领导机关的权威与政策水平，用语明确、具体，分寸得当；公布性文告，其用语要通俗、明白，尽量避免使用生僻难懂的词语、典故及专业术语；用于社会公共服务性的文件，更要注意使用平和而有礼貌的词语，表示出热诚服务的愿望。

4．简明生动

简明，是指应用文用语必须简明精练，即用尽可能少的文字来浓缩尽可能多的信息，做到言简意赅。这样，可以加快阅文办事的节奏而提高工作效率。

生动，是指文章的语言要生动一些，要加强文章的感染力。那些面对听众的报告稿、演说词等，应该做到“生动”，从而使报告、演说获得更佳效果。

（二）应用文专用语

1．称谓词

称谓词即表示称谓关系的词。

在应用文中，涉及机关或个人时，一般应直呼机关的全称或规范化的简称，以及对方的职务或“××同志”、“××先生”。在表示指代关系的称谓时，一般用下列专用语。

（1）第一人称：“本”、“我”，后面加上所代表的单位简称，如：部、委、办、厅、局、厂、所等。

（2）第二人称：“贵”、“你”，后面加上所代表的单位简称，如：部、委、办、厅、局、厂、所等。在应用文中，用“贵”字作第二人称，只是表示尊敬与礼貌，一般用于平行文或涉外公文。

（3）第三人称：“该”，在应用文中使用广泛，可用于指代人、单位或事物，如：该厂、该部、该同志、该产品等。“该”字在文件中正确使用，可以使应用文文字简明、语气庄重。

2．领叙词

领叙词即用于引出应用文撰写的根据、理由或应用文具体内容的词。领叙词在应用文中出现的频率较高，一般借助领叙词使应用文写得开宗明义。常用的有：根据、按照、为了、接……、前接或近接……、遵照、敬悉、惊悉、……收悉、……查、为……特……、……现……如下。

应用文的领叙词多用于文章开端，引出法律、法规以及政策，指示的根据或事实根据。也有的用于文章中间起前后过渡衔接的作用。

3．追叙词

追叙词用于引出被追叙事实的词。应用文中有时需要简要追叙一下有关事件的办理过程，为使追叙的内容出现得自然，常常要使用一些追叙的词语。常用的有：业经、前经、均经、即经、复经、迭经。

在使用时，要注意上述词语在表述次数和时态方面的差异，以便有选择地使用。

4．承转词

承转词又称过渡用语。即承接上文转入下文时使用的关联、过渡词语，用于陈述理由、事实之后引出作者的意见、方案等。这种词语不仅有利于文辞简明，而且起到前后照应的作用。常用的有：为此、据此、故此、鉴此、综上所述、总而言之、总之。

5．祈请词

祈请词又称期请词、请示词。用于向受文者表示请求与希望。常用的有：希、即希、敬希、请、望、敬请、烦请、恳请、希望、要求。

使用祈请词的目的在于营造机关之间相互敬重、和谐和协作的气氛，从而建立正常的工作联系。

6．商洽词

商洽词又称为询问词。用于征询对方意见和反应，具有探询语气。常用的有：是否可行、妥否、当否、是否妥当、是否可以、是否同意、意见如何。

这类词语一般用于公文的上行文、平行文中。在使用时要注意确有实际的针对性，即确需征询对方意见时使用。

7．受事词

受事词即向对方表示感激、感谢时使用的词语。常用的有：蒙、承蒙。

受事词属于客套语，一般用于平行文或涉外的公文。

8．命令词

命令词即表示命令或告诫语气的词语。用于增强公文的严肃性与权威性，引起受文者的高度注意。

表示命令语气的词语有：着、着令、特命、责成、令其、着即。

表示告诫语气的词语有：切切、毋违、切实执行、不得有误、严格办理。

9．目的词

目的词即直接交代行文目的的词语。人们撰写应用文尤其是公文都有明确而具体的目的，对此，需有针对性地使用简洁的词语加以表述，以便受文者正确理解并加速办理。

用于上行文、平行文的目的词，还需加上期请词，常用的有：请批复、函复、批示、告知、批转、转发。

用于下行文，常用的有：查照办理、遵照办理、参照执行。

用于知照性的文件，常用的有：周知、知照、备案、审阅。

10．表态词

表态词又称为回复用语。即针对对方的暗示、问函，表示明确意见时使用的词语，常用的有：应、应当、同意、不同意、准予备案、特此批准、请即试行、按照执行、可行、不可行、迅即办理。

在使用上述词语时应对公文中的下行文和平行文严加区别。

11．结尾词

结尾词即置于正文最后，表示正文结束的词语。

用于结束上文的词语，常用的有：此布、特此报告、通知、批复、函复、函告、特予公布、此致、谨此、此令、此复、特此。

再次明确行文的具体目的与要求，常用的有：……为要、……为盼、……是荷、……为荷。

表示敬意、谢意、希望，常用的有：敬礼、致以谢意、谨致谢忱。

使用这些词语，有助于使文章表达得简练、严谨并富有节奏感，从而赋予文章庄严、严肃的色彩。

思考与练习

1．什么是应用文？什么是写作？

2．应用文的种类有哪些？

3．应用文的特点有哪些？

4．你打算怎样提高自己的应用写作水平？

5．应用文的主旨是指什么？为什么说主旨是应用文的核心？

6．对应用文的主旨有什么要求？

7．应用文的材料是指什么？对应用文的材料有什么要求？

8．撰写应用文之前如何搜集材料？撰写之中如何使用材料？

9．应用文的结构是指什么？它有什么特点、讲究什么原则？

10．如何安排应用文的结构层次？说说衔接与照应的作用。

11．应用文的开头和结尾常用哪些形式？

12．应用文的表达方式有哪几种？说说每种表达方式的具体内容。

13．应用文在语言上有什么要求？

（本节撰稿人：张昱）