办公常用文书

第三节　办公常用文书

一、概述

办公常用公文，主要包括指令、指示、决定、决议、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函件等。

二、常见办公常用文书的写作

（一）决定的写作

决定是一种对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更和撤销下级机关不适当的决定事项而使用的文书。一般可分为部署性决定、奖惩性决定和变更性决定这三种。

决定因其类型较多，内容丰富，作者广泛，所以格式上不太固定和统一。

（1）标题

决定的标题与其他通用公文的标题在构成上基本相同。高级机关制发的决定，一般采用发文机关、事由、文种三项内容齐备的完全式。基层单位所作的决定，多用“事由十文种”的格式。

（2）主送机关

大多数决定，不写明主送机关。有些指挥性、法规性决定，还是标明了主送机关的。是否写明主送机关，要视决定的内容和公文发放的范围而定。

（3）正文

通常由决定缘由、决定事项和执行要求这三部分组成。

①决定缘由是制发决定的根据或目的。在法规性决定和指挥性决定中，决定缘由部分往往写得很充分。知照性决定中的处分、表彰决定，对处分（或表彰）对象的错误行为（或优秀事迹）的介绍，实为决定缘由。而宣告事项的决定，则往往不写决定缘由。

决定缘由后，用“为此，特作如下决定”、“经会议研究决定”之类的过渡语转到决定事项。

②决定事项。在法规性、指挥性决定中，这是主干部分。要详细写明要求下级贯彻执行的具体事项。如果内容较多，可将其分条一一列出，或者采用小标题形式，分点写来。知照性决定的决定事项，一般较简单，只是一种对某一事务的决定结果，可在一段中写出。

③执行要求。在指挥性、法规性决定中，结尾一般都要写明执行的要求。这多是对贯彻执行的意义、重要性的强调以及对下级一定要贯彻执行的责令。有的还写明以前有关文件内容“与此相抵触者，一律废止”的内容。处分、表彰决定在结尾处往往立警诫，提希望。宣告事项的决定因不要求下级执行，因而无这项内容。

（4）生效标识

决定的生效标识有两种标注方法。一种是在正文右下方写明发文机关、发文时间并加盖印章。一种是以题注的形式，在标题下正中用圆括号注明“××××年××月××日”或“××大会××××年××月××日通过”，不加盖印章。

例30

广东省人民政府文件

粤府［2003］36号

关于追认邓练贤、叶欣同志为革命烈士的决定

各市、县、自治县人民政府，省府直属有关单位：

中山大学附属第三医院传染科党支部书记、主任医师邓练贤同志，省中医院士管护师、护士长叶欣同志在抗击非典型肺炎的战斗中，全力救治病人，不幸感染非典型肺炎而英勇牺牲。根据《革命烈士褒扬条例》第三条第（5）项规定的条件，省人民政府决定：追认邓练贤、叶欣同志为革命烈士。

广东省人民政府

二〇〇三年四月二十六日

主题词：民政　烈士　决定

广东省人民政府办公厅　二○○三年四月二十六日印

共印460 份

（二）通告的写作

通告是用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项的一种公文，适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。具有一定的法规性和约束力，一般通过新闻媒体或以张贴的形式对外发布，有些通告只在内部张贴。通告具有内容的广泛性、使用的普遍性、贯彻的强制性等特点，主要有周知性通告和规定性通告。

在写作时，需注意以下几点：（1）用于宣布一般性事项，有别于公告宣布重大事项。（2）通告只在国内一定范围内公布，有别于公告向国内也向国外公布。（3）通告可以由各级机关、人民团体、企业或事业单位发布，有别于公告只能由地位较高机关发布。（4）通告不写抬头，无主送单位。

通告由标题、正文、发文机关和日期等部分组成。

（1）标题

由发文机关、事由、文种构成。根据具体情况，也可使用发文机关+文种、事由+文种或只写“通告”二字。

（2）正文

由缘由和通告事项两部分组成。缘由为发布通告的原因和根据，事项为须知和遵守的内容。用“特通告如下”转承连接。通告事项是面对大众的，应简洁明了，叙述清楚，通俗易懂，便于掌握。结尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作结。有时也可不写，形式比较灵活。

（3）署名和日期

正文后签署发布通告的机关名称和日期。

例31

广州市公安局关于2007年清明节期间临时交通管制的通告

穗公［2007］89号

为确保2007年清明节期间道路交通安全畅通，根据《中华人民共和国道路交通安全法》的有关规定，我局决定在2007年3月31日，4月1日、5日、7日、8日、14日、15日，每天8时至17时对银河公墓周边路段实行临时交通管制。具体如下：

一、禁止货运汽车进入燕岭路（兴华路口至华南快速干线广汕出入口）。

二、载客前往银河公墓的出租小汽车须在省武警医院门口以西150米处下客，之后往东行驶至北环高速公路广汕收费站入口东面匝道处调头驶出该路段。

三、途经银河公墓路段的车辆须按现场临时交通标志提前绕道行驶。

四、警车、消防车、救护车、工程抢险车等特种车辆不受上述措施限制。

五、违反本通告的，由公安机关交通管理部门依法予以处理。

特此通告

二〇〇七年三月二十三日

（三）通知的写作

通知是行政机关向特定对象告知有关事项的晓谕性公文。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项、任免人员。通知可分为批示性的通知、指挥性的通知以及任免性的通知。

通知的结构一般是由标题、上款、正文、落款等几个部分组成的。

（1）标题

通知的标题多采用“发文机关名称+事由+文种名称”或“事由+文种名称”两种形式。

（2）上款

受文单位一般在标题的下一行顶格写，后加冒号。如受文单位有好几个，则在每个受文单位之间用顿号或逗号隔开。

（3）正文

正文一般分三部分写，即开头、主体、结尾。开头写发通知的原因、依据和目的；主体写通知事项，内容多的可采用条款式结尾写要求、希望等，也可因文而异，不写结尾。

（4）落款

在正文末的右下方写明发文机关、发文日期。

例32

××县人民政府关于胡××等同志职务任免的通知

各乡镇人民政府，县政府各部门：

经研究，决定：

胡××任××县物资局副局长；

游××任××县物资局副局长；

张××任××县人民政府民族宗教事务办公室主任（兼）；

张××任××县多种经营办公室副主任。

免去：

邱××的××县广福初级中学校副校长职务；

陈×的××县桂兴初级中学校校长职务；

李××的××县白马乡初级中学校长职务；

王××的××县花桥镇初级中学校长职务。

特此通知

××县人民政府办公室

××××年××月××日

（四）通报的写作

通报是为了表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况而使用的文体。通过它可以沟通情况、交流信息，使有关单位和下级认清形势，统一认识，树立全局观念，以推动全面工作。

通报主要由标题、主送单位、正文、落款组成。

（1）标题

通常由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。

（2）主送单位

一般通报有受文单位。少数普及性通报，可以不写受文单位。

（3）正文

通常包括通报缘由（主要用来表达发布通报的背景、根据、目的、意义）、通报事项、通报结语（多采用“本通报自发布之日起实施”或“特此通报”的模式化结语）。

（4）落款

写上发文机关名称及发文日期。

例33

国务院办公厅关于表彰奖励中国女子足球队的通报

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：

中国女子足球队是我国体育战线上的一支优秀队伍，长期以来，刻苦训练，锐意进取，在历次重大比赛中都获得了好的成绩，为我国体育事业的发展作出了贡献。中国女子足球队在第三届世界杯女子足球赛中，发扬为国争光、不畏强手、团结协作、顽强拼搏的精神，荣获亚军，为祖国赢得了荣誉，受到全国人民的称赞。为此，国务院决定对中国女子足球队给予表彰并予奖励。

各地区、各部门要认真学习中国女子足球队热爱祖国、无私奉献、坚忍不拔、团结拼搏的优秀品质和高尚情操，更紧密地团结在以江泽民同志为核心的党中央周围，高举邓小平理论伟大旗帜，振奋精神、开拓进取、立足本职、扎实工作，为把建设有中国特色社会主义伟大事业全面推向21世纪而努力奋斗。

国务院办公厅

一九九九年七月十二日

（五）报告的写作

报告是用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问的文书。主要作用是为上级机关提供信息，使之准确及时地了解下情，指导工作。

报告由标题、上款、正文和结尾组成。

（1）标题

通常由事由+文种构成。

（2）上款

主要是指收文机关或主管领导人。

（3）正文

结构与一般公文相同，情况报告应有情况、说明、结论三个部分；意见报告应有依据、说明、设想三个部分。

（4）结尾

可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”或“以上报告，请指示”等语。这部分需概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。

例34

关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告

国务院：

脊髓灰质炎（俗称小儿麻痹）是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下：

一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。

二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此，决定从现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。

以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。

卫生部

一九九三年十月二日

（六）请示的写作

请示是用于向上级机关请求指示、批准的一种公文。具有单一性，即“一文一事”，主送机关有一个；须事前行文；不能“先斩后奏”；具有隶属性，一般不能越级请示。

请示一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。

（1）标题

请示的标题通常用完全式标题，即事由+文种。

（2）主送机关

一般只写一个主送机关，不得多头主送，需要同时送其他机关，应当用抄送形式，不得抄送其下级机关；除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示。

（3）正文

包括请示理由；请示理由之后，一般用“为此，现就××问题请示如下”、“特作如下请示”、“为此，特请示”或“恳求……”语句过渡，引出请示事项；请示事项是请求上级机关指示或批准的具体内容，应写得明白、具体、恰当、切实、可行，坚持“一事一请”（或一文一请）的原则；请示结束语常见的有：“以上请（意见）妥否，请批示（指示）”、“以上请示（意见）当否，请指示”、“特此请示，望批准”、“以上请示（意见）如无不妥，请批准”、“以上请示（意见）如无不妥，请批转有关单位贯彻执行”等。

（4）落款

党的机关的请示可在落款处署发文机关名称，并下置成文时间；行政机关的请示，如非联合行文，则不署发文机关名称，只标成文日期。

例35

关于在全市开展侨台情况普查工作的请示

市人民政府：

根据省人民政府侨务办公室、省统计局、省财政厅《关于××省首次侨情普查的通知》精神，为进一步做好我市侨务工作和对台工作，促进我市对外开放和外向型经济的发展，现拟订在全市开展侨、台情况普查工作。现将有关工作安排请示如下：

①普查范围

凡我市的归侨、侨眷和港澳台同胞的亲属，以及他们在海外的亲属，均属于这次普查对象，要对他们的基本情况进行一次普查。其中属于动迁户的，以户口所在地为准，调查人员可与当地派出所联系，进行登记。

②调查员培训和普查登记报审

根据省侨情普查办的要求，各乡、镇、街道要根据本地普查工作量情况，培训一定人数的调查员。各县、区侨台情普查办公室对普查登记表要进行认真审核，无误后，于今年7月30日前报市侨台情普查办公室，由市侨台情普查办公室组织汇审和验收。

③普查经费来源（略）

④建立普查领导机构

加强对这次普查工作的领导，市成立侨台情普查领导小组。领导小组组长由×××副市长担任，副组长由×××秘书长担任，市侨台情普查办公室负责日常工作。各县、区政府要重视这项工作，成立相应的领导机构，抽调必要的人员，保证高质量地完成普查任务。

如不妥，请批准。

××市侨务办公室

××市台湾事务办公室

××市统计局

××市财政局

××××年××月××日

（七）函的写作

函主要用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。行政公文的函，对加强机关之间的联系有重要作用。其特点有行文的不相隶属性和使用的广泛性。

函主要由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。

（1）标题

函的标题一般有两种形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成；另一种是由事由和文种构成。

（2）主送机关

即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

（3）正文

其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

①开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。

②主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作、询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。

③结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望，或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

④结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

（4）落款

一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日，并加盖公章。

例36

××省人民政府关于请求免税进口物资的函

×政函［1992］150号

海关总署：

今年我省遭受特大干旱，大批农作物枯死，养殖水产品因缺淡水成批死亡。8月31日至9月2日又遭受了16号强热带风暴及特大海潮的袭击，仅××、××、××三市就冲毁盐田7.9万亩，虾池22万亩，冲跑对虾650万公斤，损坏渔船1 400多条；果树受灾140多万亩，农业遭受灾害面积达250多万亩，粮食减产2亿多公斤，直接经济损失达20多亿元。

灾情发生后，我省各级领导、各级有关部门以及全省人民积极行动，全力开展抗灾自救。为保护出口货源，帮助企业尽快恢复生产，我省经贸委安排进口钢材××万吨，胶合板××××立方米，木材××立方米，柴油××万吨，以发展灾后出口商品生产，确保完成今年出口××亿美元创汇任务。为此，特请海关总署减免我省经贸委统一安排进口的上述救灾物资的海关关税、产品增值税等税费。

当否，请审批。

××省人民政府

××××年××月××日