应用文对材料要求中最基本的标准

第三节　应用文写作的基本要求

应用文写作相比其他文体写作而言，有一个最大的特点，那就是它常常是“受命而作”，即写作的目标、要求事先已经确定，写作者必须在领悟这些目标和要求的基础上，采用恰当的形式予以表现出来，不能“随意发挥”。应用文是人们据以办事的工具，写作者必须投入较强的责任感和极大的热情去认真写作，真正发挥应用文的作用。总的说来，应用文写作的基本要求是:

一、观点正确、鲜明

观点是文章的灵魂，决定着文章的质量。观点正确，既要符合上情，符合党和国家的方针政策、国家的法律法规、上级领导机关所颁发文件的精神、领导的意图等;又要符合下情，准确地反映本地、本单位的客观实际。确保言之有理、立论有据、上下一致、辩驳不倒。

应用文的观点还必须鲜明，即基本思想、基本态度明确，要反映什么情况，解决什么问题，或者处理问题的意见、决策和结论等必须做到开卷见旨、一目了然，不能含蓄委婉、模棱两可。

二、材料真实、得当

材料是应用文的具体内容，也就是作者为了表明观点，从客观现实中搜集、提取并写入文章的一系列事实或论据，如具体的事例、数据、引语等。材料与观点的关系十分密切。观点要借助材料来体现，材料必须依据观点来组织，做到观点和材料的统一。

材料必须真实。应用文的应用性决定了其写作必须实事求是、文实相符，就是说，所使用的材料，包括数字、事例、引文都必须真实可靠、准确无误，完全符合实际。因此，要求在使用材料时，要认真查证、核实并严格选择，不唯上，不唯书，只唯实。

选用材料，还要注意得当，可以从下面三个方面去衡量:一是材料是否具有典型性;二是材料是否具有与观点和文种的统一性;三是材料是否具有新颖性。

典型材料就是具有代表性的、能反映事物的共性与特性、能够揭示事物的本质和规律的材料。观点一经形成，就要根据观点的需要来决定材料的取舍，能说明观点的材料就取，否则即舍。材料的取舍和文种的关系很大，如报告、请示、调查报告等选用的材料就要详尽些，通知、通告选用的材料就应简略些。新颖性的材料就是那些反映新事物、新情况和新思想，更符合时代特点的材料。经过鉴别可用的材料，还要认真裁剪、精心安排，做到详略得当、主次分明，这样才能有效地为表达观点服务。

三、结构完整，格式规范

应用文的结构是应用文内部的组织形式。如果把观点称作应用文的灵魂，材料称作应用文的血肉，那么结构就是应用文的骨架。应用文的结构要求完整，即要根据应用文观点表达的需要，将材料有步骤、有主次地组织起来，使全文形成一个完整、严密的有机整体，为传达发文者意图服务。

应用文结构的方式多种多样，一般来说，总体结构大致由三部分组成，即行文依据或目的、具体事情或事理、对事情或事理的态度或要求。在具体安排时，还要根据不同的文体特点安排不同的结构形态。例如，工作报告、会议纪要等陈述性文体，大多根据管理活动、管理对象的发展变化及特征来组织文章结构，要求有头有尾，连贯完整;规章制度、合同、协议书等文体，侧重说明根据、规则及措施，常使用条款式和表格式组织结构;调查报告、学术论文等说理性的文体则要运用论据对论点进行论证，其结构一般按提出问题、分析与论证问题、解决问题的次序组织。

应用文的格式是应用文的外部特征。由于种类繁多，故其具体格式各有不同要求。有的是在长期的使用中形成了约定俗成的惯用格式，有的是国家用法规规定的格式。撰写应用文必须依照规定的格式，符合规范要求，以提高办事的准确性和办事的效率。

四、语言准确、平实、简明、得体

应用文的语言运用要求，总的来说，要求述事求实、周全，说理平实、严谨，说明质朴、明快，风格庄重、朴实、自然。它以记述为特征，以实用为目的，不刻意追求语言的艺术性，也不以语言的生动为主要标准，而是把语言的准确、平实、简洁、得体作为最基本的要求。

准确，就是符合客观实际，符合逻辑，表达明白清楚，能够使人们看了就懂，并可以付诸实践。做到语言准确，就要运用正确的表达方式，多用叙述和说明，少用议论;注意句式严密，使用陈述句、祈使句而不用倒装句、感叹句和省略句;不滥用简称、省略语;正确运用各种数量的概念。

平实，就是语言实在，强调直接叙述。有什么说什么，不用或少用形容词之类的附加成分，不用或少用比喻、借代、比拟、夸张之类的修辞手法，而是实实在在地叙述事实、铺陈景物、解剖事理。

简明，就是力求言辞精练，用尽可能少的文字，浓缩大量的信息，做到不蔓不枝、干净利索地表达。为适应言简意赅的要求，应用文往往使用一些文言词语和特定用语，这些语言能为应用文增添凝重的色彩，同时也能为应用文做到用语简明创造条件。

得体，就是应用文的语言必须适应不同文种的需要，合乎行文关系，合乎阅读对象的实际，表达适度、有分寸。例如，对上级行文，要体现出下级机关对上级机关负责的精神，用语宜尊重、简要;平行机关之间行文，要体现出诚恳配合、友好协作的态度，用语宜谦和、礼貌;对下级行文，要体现出领导机关的权威与政策水平，用语宜明确、具体，分寸得当;公布性文告的用语宜通俗、明白，尽量避免生僻难懂的词语、典故及专业术语;用于社会公共服务的文书，更要注意用语平和而有礼貌，表现出热诚服务的愿望。