应用文的特点与作用

第二节　应用文的特点与作用

一、应用文的特点

把握应用文的特点，对写作是非常必要的。这有利于把握应用文的写作目的、基本样式、内容表述和思维方式，从而提高应用文的写作水平。应用文同记叙文、说明文、议论文相比较，具有四个方面的特点:

1.应用性

应用性也称实用性，这是应用文区别于其他文体的最本质的特点。

应用文是具有直接应用价值的文书，无论哪种类型的应用文都是针对现实中需要解决的实际问题而制作和使用的。例如，为了协调人们的行动，就要制定相应的法规;为了请上级对某个问题作出指示，要写请示;为了改善企业的经营状况、适应市场需要、进行研究，要写市场调查报告、市场预测报告;为了推广科研成果、介绍方法、提高产品效益，要写科技报告、科技产品说明书;日常生活中为了互通信息、促进协作，要写各种书信。这诸多的活动，都是通过应用文来进行，并产生实际的效应。这就是说，应用文有直接的应用价值。文艺性的文体则不同，它的作用在于潜移默化，在于给人以审美愉悦之感，它可以用来陶冶人们的性情，但一般不能直接用于实际。读了与工作或生活有关的应用文，就能知道需要干什么和怎么干，有的还必须照着做;看过一部电影，很受感动，对思想感情产生影响，但不一定要具体直接地照着去做什么。

2.规范性

规范性是应用文形成过程和文面形式上的特点，具体表现为应用文具有惯用的处理程序和特定的写作格式。应用文的规范性，是人们在长期的处理具体事务、解决实际问题的过程中形成的，是由它的应用性所决定的。这是它与其他文体尤其是文学作品相比的一个重要区别。

应用文的形成都有一定的程序，特别是公文，对于处理程序的要求更为严格。公文形成时必须经过交拟、起草、审核、签发、用印等程序，否则不能据以生效;对收到的公文的处理同样要经过一系列的处理程序，没有这些程序，公文也发挥不了应有的效用。其他方面的应用文，虽然在形成时不一定有那么严格的程序，但在形成之后，总要通过一定的途径、手续，送达行文对象的手中，否则不能达到应用的目的。

应用文特别是公文，在应用的过程中为了提高效率，逐渐形成了相对固定的文体格式并不断完善和改进。这些格式体现了应用文的不同功能，反映着不同的人际关系，一旦形成，就具有行文的规范性。这种规范性为应用文的普遍通行奠定了基础。

3.简约性

这是应用文在语言文字运用上的特点。应用文的语言是严格合乎语法规律的书面语言，要求条理清晰晓畅，使人容易明白、便于执行;要求直截了当，不能让人揣测或摸不着头绪。这样才能易于理解，易于应用。

简约性还表现在应用文往往有一套相对稳定的习惯用语。如，公文就有以下习惯用语:

开端用语:鉴于、为、为了、由于、遵照、按照、根据、随着、兹有、奉、查、近来，等等。

承启用语:为此……根据，特作如下……;为此，特提出……;为了……现将……;通知如下、特作如下说明、综上所述、总之、拟作如下安排，等等。

引叙用语:前接、顷奉、欣闻、惊悉、收悉、兹就，等等。

结束用语:为要、为荷、为感、为盼、特此通知、此致、此复、此据、此告、此令，等等。

称谓用语:本(厂)、我(局)、你(部)、贵(校)、该(单位)，等等。

经办用语:经、业经、现将、责成、试行、办理、酌办、查照，等等。

祈请用语:请、希、望、盼、拟请、恳请、切请、报请、希望，等等。

批转用语:经研究、批示、审批、阅批、批转、转发、颁发，等等。

表态用语:应、应该、应以、应予、同意、不同意、批准、遵照执行、拟同意、原则上同意(批准)，等等。

征询用语:当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、如无不同意见、如无不妥，等等。

祈复用语:请批示、请批复、请指示、请复、即请函复，等等。

应用文的简约性还表现在:为了用尽可能少的语言文字来传递尽可能多的信息，常使用一些简略手法，如缩略语、文言词语、成语、熟语等表达意思。使用这些词语，可以使文章表述简练、严谨并富有节奏感，从而赋予文章庄重、严肃的色彩。

4.时效性

应用文的时效性也是其应用性所要求的。

应用文是为解决现实存在的问题而写，这就有了一个成文时间的要求。问题紧迫，成文时间就得快。公文中的急件、特急件尤其如此。有的事务虽然对解决时间的要求不那么迫切，但也不会没有一个时限，所以还得在要求解决的时限前完成。成文的时间和文章能否发挥作用或作用的大小有密切的关系。应用文的时效性还表现在对其运转时间的要求上，其处理，尤其是公文处理，不允许慢条斯理、拖拖拉拉，否则时过境迁，问题变化了，过了时的应用文就变得毫无用途，甚至没有阅读的必要。应用文一定要适应环境和时间的要求。

二、应用文的作用

在长期的发展过程中，应用文为推动社会的进步起到了不可替代的作用。如传达方针政策，发布行政法规，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验等。因而有法规准绳的作用，有领导、指导、宣传、公务联系的作用，还有凭据和记载的作用。随着现代社会的发展，人们的社会交际活动越来越频繁，应用文越来越受到人们的重视，其作用也越来越大。应用文的作用，概括起来主要表现在以下四个方面:

1.规范作用

应用文的“应用”性质，规定了它必须以告诉人们在社会生活中应该做什么和不应该做什么，应该这么做和不应该那样做为主要内容。这里的“应该”和“不应该”，就是应用文规范作用的具体表现。人们的社会行为多种多样，规范人们社会行为的应用文也是多种多样。公文和其他的行政管理应用文规范人们的行政管理行为，经济应用文规范人们的经济行为，司法文书规范人们的法律行为，科技文书规范人们科技方面的行为，礼仪文书规范人际间的礼仪行为。不同种类的应用文对人们的社会行为的规范和约束作用是不同的，有的有强制性，有的没有强制性;有的侧重于行政方面，有的侧重于法律方面，有的侧重于道德方面。这些不同，说明应用文是从不同的范围、不同的角度、不同的层次对人们的社会行为发挥着规范作用。这种作用是保障人类社会生活有序进行所必不可少的。

2.指导作用

大部分应用文“应用”性质的表现还在于，要从思想认识上和办事的方式、方法上给办事者以实在而明确的指导。如为了更好地开展工作，各级党政领导机关常常通过通知、批复、通报、意见等形式，对下级提出要求、部署任务，或尽可能及时准确地把有关情况传达下去，使人们在工作中责任明确，有章可循。又如“计划”这种事务文书，产生于某种行动之前，如果这种行动属于工作方面的，那么有关工作人员就要按照它的指导内容从事工作;如果这种行动属于学习方面，那么有关人员就要按照它的指导内容进行学习。再如“说明书”这种科技文书，如果它说明的是某种设备，那么使用者就得在它的说明指导下安装和使用设备;如果说明的是某种药品，那么使用者就得在它的说明指导下给药或服食。应用文的这种指导作用，减少了人们在工作、生产、学习、生活中的许多盲目性，能够增加科学性和自觉性。

3.沟通作用

现代社会人们的分工越来越细，交际越来越频繁、复杂。不管是整个社会还是一个单位，为了有效地开展活动，都需要沟通信息、协调关系，一方面要互相知道对方在干什么及有关情况，另一方面要知道自己在整体中的位置和应该怎样做。应用文作为一种为社会普遍使用的交际工具，在人们的社会生活中起到传递信息、相互联系和沟通的作用。公文是党政机关、各种团体、单位在管理国家与治理社会的过程中，用来沟通协调上下左右各种信息和关系的工具;经济文书、科技文书是各单位各部门之间和人与人之间用来沟通协调经济、科研、生产中信息和关系的工具等。应用文像纽带一样，将人们彼此联系在一起，为加强人际往来、提高工作效率、促进经济发展起到积极的作用。

4.凭据作用

“口说无凭，有字为证”，应用文作为一种以记录事实为主的书面语体，在记载事物发展状况和反映客观现实的同时，又对已有事实的存在和肯定的事情起到一定的证实作用，为日后查考提供了依据。比如各种法规性文件、公文都在各项事务的处理过程中具有引证和参考的价值。上级的文件是下属各部门的行动准则;下级机关的文书可以为上级制定政策、作出决定提供重要的参考;平行机关在商洽工作、协作共事时，也可以将对方的文件作为凭证。再如会议记录就是了解会议进行情况的依据;合同、协议书是确定、变更或终止签约各方相互间权利义务的一种凭证;介绍信、聘书、护照、公证书是证明使用人身份、经历的一种凭证。应用文的这种凭据作用，既使人们办事时有所遵循，也使人们对办事情况进行检查和评估时有所依据，出了问题也容易分清责任。这就可以增强人们办事的责任感，同时也为以后人们对有关历史问题的处理留下珍贵的资料。