应用文基础知识，应用文的概念

应用文基础知识

人类在从事物质资料生产实践活动的同时，又从事着精神产品的实践活动,写作就是其中之一。所谓写作，就是人们在感受、认识客观事物的过程中，用语言符号把思维结果有选择地记录、表达出来的创造性的精神劳动。社会评价一个人的语文能力如何，主要是通过说和写来判断的，说和写是学习语文的最终归宿，“出口成章，下笔成文”是语文学习的最高境界。我们这里学习的应用文写作就是写的一个部分，也是社会评价人们语文能力的一个重要方面。

一、文章的分类及应用文的概念

（一）文章的分类

文章是指篇幅不很长的单篇作品或泛指著作。如何划分天下文章，古人和今人有不同的方法。

古人最初从文章是否押韵、对仗的角度，把天下文章分为韵文和散文，随着人类文明的进步，社会分工的细化，又把文章分为文学类和应用类。

今人对文章的分类已经很细很精确了，但也没有一个让全天下人都认同的绝对权威的分法。不过，从宏观上看，我们大致可以把天下文章分成三类。

第一类：一般文章。即记叙文、说明文和议论文。

第二类：应用文。即公文、事务文书、日常应用文书、宣传应用文书、社交礼仪文书、财经文书、法律文书及科技文书等等。

第三类：文学作品。即诗歌、散文、小说和戏剧。

（二）应用文的概念

应用文是国家机关、企事业单位、社会团体和人民群众在日常的工作、学习和生活中，办理公务、处理私事时所使用的具有一定格式的实用性文体的统称。由于其通俗易懂，实用性强，也有人把它称作实用文。

二、应用文的作用及分类

（一）应用文的作用

应用文具有较为广泛的社会功能。它在人们的交往中起着重要的作用。具体来讲，我们可以将其归纳为以下几点。

1.指导工作、规范行为的作用

例如：上级党政机关颁发的各类公文。

2.交流思想经验、互通信息、联络情感的作用

例如：家书、情书、祝贺信、感谢信、慰问信等。

3.广告宣传的作用

例如：海报、启事等。

4.凭证性的作用

例如：证明信、条据、聘书等。

5.提供和保存一些历史资料的作用

例如：各单位档案室留存的反映单位和个人种种活动的相关应用文书。

（二）应用文的分类

应用文种类繁多，按不同的标准可以划分为不同的类型。按其处理事情的性质分，有公务类应用文和私务类应用文。按其表达方式分，有记叙型应用文、说明型应用文和议论型应用文。按使用领域分，有行政类应用文、专业工作应用文和日常生活应用文等。

三、应用文的特点及写作意义

（一）应用文的特点

每一大类甚至每一种文体的应用文都有自己的特点，但就总体而言，应用文具有以下基本特点。

1.文体的实用性

实用性，是指应用文无论在处理公共事务还是私人事务中，都具有实际应用的价值。具有直接应用价值是应用文区别于其他文章的本质属性和根本特点。它决定了应用文的其他特点。实用性是判断应用文好坏的价值尺度。与此相对，文学作品和一般文章则不具备这种直接应用价值。

2.使用的广泛性

在各类文体中，应用文的使用频率最高。党政机关、企事业单位用它上传下达、办理公务；普通人用它来交流信息和思想。可以说，社会各界、各行各业，无论处理公务还是办理私事，都要使用应用文体，只不过由于具体内容、功能、对象的不同，适用的文种不同罢了。因此，应用文使用范围的广泛性是其他文体所不能比拟的。

3.格式的规范性

固定的写作格式是应用文的显著特点。它是经历史留传、人们约定俗成的，任何人不可随意违反它的固定的格式，否则就不伦不类，达不到应用文的写作目的。

应用文格式的规范性主要表现在两个方面：一是文种的规范，即办什么事用什么文种，有大体的规定，不能乱用。二是格式的规范，即每一种文种在写法上有大体的格式规范，不能随意变更。

4.内容的真实性

真实性是指内容的真实确凿，实事求是。凡文章都有真实性的要求，但文学作品要求的是艺术的真实，即所写的内容不必是现实生活中确实存在或发生过的真人真事，它可以发挥想象力，大胆进行艺术虚构，所写的内容只要是生活中可能发生的，符合生活和人物发展的逻辑，读者感到是真实的就可以。应用文则不同，应用文是管理工作的工具，要为解决现实问题，指导实际工作服务。应用文的内容真实要求的是生活真实，即它必须反映生活的本来面目，因而它完全排斥虚构和杜撰，它是用逻辑思维的方式，质朴的语言，表达作者的意图和主张，告诉人们做什么、怎么做，有一说一，有二说二，不允许虚构，以便取得直接的行动效果。虚假的应用文内容会传递假信息，人们利用假信息处理公、私事务必然会出现错误，造成工作损失。应用文中所写的数据、材料等，要真实、准确；所发布、传达的上级指示精神是确切、没有经过任何艺术加工的，否则作者将承担一定的行政和法律责任。

5.对象的明确性

文学作品的对象模糊不清，作家在写作时确立的读者对象是泛泛的，并没有特定的读者。而应用文则不同，它的对象是十分明确的，写给谁看的，行文者一清二楚。一般的书信类自不必说，就是海报启事也是以其特定的读者为写作对象的。就写作目的而言，应用文也是明确的，它就某一个事件为其主要内容，所希望达到的结果也是明确的。因此应用文写给谁、写些什么、达到怎样的效果，事先是已知的。

6.写作的时效性

应用文总是针对工作、学习或生活中所出现的具体事情而写的。往往是问题已摆在面前或即将发生，必须想办法处理或解决时才使用的。因此在写作上有明确的时间要求，必须在一定时间内完成。一旦时间过去，写作就会失去意义，过时的文书也就起不到什么作用了。同时，这种写作的时限性，同样决定于应用文的实用性。如开会要先写通知，请假要先写请假条，入党、入团要先写申请书。诉状、合同、制度和公文，一般都要标明生效或执行的具体时间等。强调这种及时性是应用文的基本特征。所以，无论是写作应用文，还是办理应用文，都要注重时效，否则，就会贻误工作，造成损失。

7.撰写的政策性

应用文具有明显的、极其重要的政策性。不但法定公文的政策性很强，其他文体也是如此。如通用公文、专用公文也必须符合党和国家的方针、政策。现阶段，中国正在进行现代化建设，任何公文都应当符合“一个中心，两个基本点”，即符合以经济建设为中心，符合四项基本原则，符合改革开放的总方针，任何违背党和国家方针、政策的公文都是不允许的。

8.语言的简明性

简明性是指应用文在语言上尽量简洁、明确。应用文是办事的，简洁才能提高办事效率；明确才能保证工作质量。为了提高应用文的实用效能，应用文崇尚简约，力戒浮华不实，以便读者准确地把握其主旨。在篇幅上要尽可能简短，文字表述要简洁精炼，不能像写散文、小说那样尽情地抒发、生动地描写。在语言上要求准确、质朴，无论是叙述、说明，还是议论，多用直笔，禁用曲笔，不允许夸张和渲染。应用文要避免使用一些不切实际的形容词和不适宜的比拟、夸张等修辞方法。只有表达得简洁明了，才能实现应用文快捷实用的功能。

（二）应用文写作的意义

应用文写作的意义主要有以下几个方面：

1.应用文写作是时代的要求

人类社会发展到今天，活动的空间越来越宽阔，世界各地之间需要互相交流、学习、借鉴的东西也就越来越多。而传播的最好媒介和途径，就是“文章”。于是，原来就有的一些应用文体也就身价倍增，并且随着科技革命的不断深入，一些新的应用文体也在不断产生并快速发展。对此，我们早日掌握应用文的写作方法势在必行。

2.应用文写作是社会的要求

就目前来说，上到管理一个国家，下到管理一个基层单位，都需要采用现代化的管理手段。那种直接管理方式越来越不适应社会发展的需要，间接管理正在越来越广泛地被采用。其中，文字管理无疑是最基本的间接管理方式。因此，具备一定的应用文写作能力无疑是社会对我们提出的合理要求。

3.应用文写作是个人发展的要求

当今社会，人们把写作能力看成是一个从业人员必须具备的基本素质，把它同谋生、职薪、生活水准紧密联系在一起，成为一种竞争手段。能否熟练地掌握应用文写作的技巧，在一定程度上已成为影响个人成败的关键因素之一。

四、应用文写作的学习方法

应用文写作的学习方法主要有以下几点：

（一）要重视应用文的写作

应用文是人们在工作、学习、生活中经常遇到的实用文体，但由于它格式较简单，有些枯燥无味而又种类繁多，所以有很多人对应用文写作并无多大兴趣，在思想上也不够重视，认为实在必要的话，临时凑合着写不会有问题。而实际上，由于应用文写作要求简洁明了，一事一写，对文字的要求极高，用较少的字表达多层意思决非易事。同时，若不重视应用文写作，在格式上闹了笑话，不仅贻笑大方，有时还会伤害他人的情感。出了问题才后悔，不如未雨绸缪、提前重视。

（二）掌握、积累有关业务知识

应用文写作广泛地运用于社会各行业，同写作者的职业、工作性质密不可分。在写作时，如果缺乏专业训练，不懂业务知识，就很难深入实际，完成好一篇专业应用文。如写法律应用文，应具有一定的法律知识；写经济应用文，应懂得相应的经济知识；写礼仪应用文，应熟悉有关礼仪知识等。

（三）掌握各类应用文的格式和写作要求

各种应用文一般均有特定的体例格式，这些体例格式，有的是千百年来群众的经验积累、约定俗成的；有的是国家行政机关或有关部门明文统一规定的；有的则是出于行文礼貌，相互尊重而约定的。许多应用文在语言表达的要求上差别不大，能否写好的关键在于是否熟悉它的格式，有些应用文的格式大体一致，但在语言表达、感情色彩上有所不同。所有这些，都要在理解内容的基础上掌握它、熟悉它，避免生搬硬套或张冠李戴。

（四）熟悉方针政策，提高理论水平

这里说的理论水平，一方面是指政治理论基础，另一方面是指应用写作理论知识。要写好应用文，必须提高自己的政策水平，了解党和政府的有关方针政策、法律法规，以此作为行文的依据和内容分析的理论根据。努力学习前人应用文写作的经验，切实掌握各类应用文写作的理论知识，用理论指导应用文写作。

（五）要不断加强自己的写作基本功

写作应用文，不只是方法问题，更重要的是语文基础知识和基本技能的问题。应用文写作的好坏是一个人语文水平的体现，只有一个人的写作基本功提高了，才会写出好的应用文来。如学写公文，尽管把公文格式要求背得滚瓜烂熟，但不会遣词造句，不懂得谋篇布局，篇章混乱，语言晦涩，也是不行的。因此，平时要注意学习一些汉语的基本知识，如语法、修辞、逻辑知识等；要训练写作的基本功，如善于提炼和归纳明确单一的主题；选材要典型适用，组材要详略得当、先后有序；结构安排要严谨、合理；格式要完整、规范；语言表达要准确、简明、朴实；标点和数据的使用要正确；文面要整洁美观等。还要注意阅读一些文学作品，并在生活中提高自己观察分析、综合表达的能力。