应用文的基本要求

第四节　晓畅简洁——应用文的语言

如果说文章的主题好比是灵魂，结构是骨骼，那么语言就如同身体的肌理，它构成写作者思维的载体，并直接形成文章的全貌。

曹丕在《典论·论文》中指出:“夫文本同而末异。”这里的“本同”是说文章的基本规律对于不同文体而言是共有的，而“末异”是指不同的文章体裁有不同的形式特点。的确，文学语言表述上追求潜台词的丰富，在作品的意义上讲究多义性、象征性和隐喻性。而应用文以事务性交际与传播信息为目的，它的写作或为了告知事项、或为了请求批准、或要求贯彻执行……因此，它的功能是单一、明确、具体而直接的，它的语言应该是拒绝隐喻、象征、朦胧与模糊的。那么，应用文的语言究竟具有怎样的特点，在写作过程中应该注意哪些具体问题呢，这便是本节介绍的主要内容。

一、应用文语言的特点

任何文章都需要借助语言才能得以表达，但不同的文体又受制于一定的语体形式，一般来说，文学作品、记叙文运用文艺语体;说明文运用科技语体;议论文运用政论语体;应用文运用事务语体。尽管由于交际语境的纷繁复杂，一定的语体与一定的文体并不完全形成简单的一成不变的对应关系，但是总的来说，应用性的文体对语体的要求更加严格和规范，它所遵循的语言规律和准则形成了这种文体独特的表达方式。具体来说，应用文语言的基本要求是:明确、平实、简洁、得体。

(一)明确

应用文的作用在于解决人们在实际工作和生活中出现的问题，因此，它具有很强的现实针对性，直接作用于人们的实际需要，并且它一经完成并传达，便即时对现实发生作用，即产生现实的约束力。这就要求我们在语言表达中充分遵循明白准确的原则。我们可以从以下两个方面来实现这一要求:

1.撰写应用文要具备正确的指导思想，准确把握有关的方针政策、法律法规，切实做到文章中的每一个事实、细节和数据都要准确无误。比如，在制定《2012年湖北省普通高校招生主要政策规定》时，省教育厅首先需要参照上级教育管理部门的相关政策，并在此基础上拟定条款，对招生时间、地点和办法做出详细介绍，对包括报名、考试、评卷、录取等各个环节做出明确规定，这其中的每一个款项都要做到科学、认真、细致，只有这样才能避免信息误导，有效地落实政策。

2.撰写应用文需要仔细辨析词义的性质、范围、程度和表述对象，避免语法、逻辑、文字和标点等的错误，从而做到用词准确，语意完整。在应用文撰写过程中，往往只是一字之差或是一个简单的标点符号的错误使用，就会导致严重的后果。比如，“订金”不同于“定金”，购买汽车和商品房时预付“订金”，不能写成“定金”，如果将来交易不成，“定金”就不能退还。再比如，在某供应合同中，付款条款对付款期的定义是“货到全付款”，而该供应是分批进行的。在合同执行中，供应方认为，合同解释为“货到，全付款”，即只要第一批货到，购买方即“全付款”;而购买方认为，合同解释应为“货到全，付款”，即货全到后，再付款。从字面上看，这两种解释都可以，致使双方各持己见，争执不已，终至对簿公堂。可见，应用文的明确性要求也是从每个词语的使用中开始的。

(二)简洁

简洁即要求文字要有张力，要以最经济的文字直陈语意，做到“文约而事丰”。应用文要求高效、迅速地传递信息，处理公私事务，因此，它的语言除了准确之外，还应做到简洁畅达，精练明快，以使读者能够迅速、正确地获取信息，理解主旨。为此，我们可以从以下几个方面入手:

1.句式上多使用陈述句和祈使句，以使行文严肃、简约。在说明事务，陈述事实的行文中，我们可以用陈述句来明确主旨;在表达请求、命令、禁止的语气时，我们可以用祈使句来强化主旨。比如，在科研类文书中，“多媒体技术就是把声、图、文、视频等媒体通过计算机集成在一起的技术”。运用陈述句下定义，我们可以明晰地把握多媒体技术的主要特点。在行政公文类的写作中，祈使句使用频率较高，比如“以上报告，如无不妥，请批转各地区各部门执行”、“严禁国家工作人员搞权钱交易”等。

2.句式上常用变式句，如无主句、倒装句等，从而使行文简洁有力。比如在《中共中央关于构建社会主义和谐社会若干重大问题的决定》一文中，文章对构建社会主义和谐社会提出了六项原则:“必须坚持以人为本，始终把最广大人民的根本利益作为党和国家一切工作的出发点和落脚点……必须坚持科学发展，切实抓好发展这个党执政兴国的第一要务……必须坚持改革开放，坚持社会主义市场经济的改革方向，适应社会发展要求……必须坚持民主法治，加强社会主义民主政治建设，发展社会主义民主……必须坚持正确处理改革发展稳定的关系，把改革的力度、发展的速度和社会可承受的程度统一起来……必须坚持在党的领导下全社会共同建设，坚持科学执政、民主执政、依法执政……”这六个“必须”句式都统一采取了无主句的方式，但并不影响整个语意表达的准确性，反而使行文更加庄重严肃。

3.正确使用简称和缩略语。简称和缩略语是人们在实际工作中经过多年加工提炼，约定俗成的语言。因为它随现实需要应运而生，又取得了广泛的社会认同，所以具有简便实用的功用。比如“人大”、“中共中央”、“海协会”等简称，以及“三个代表”、“入世”、“申奥”、“三农”等缩略语都经常出现在应用文中，这样也能使应用文简洁明了。

4.适当使用文言词汇。应用文的应用历史悠长，文言词汇在长期使用过程中，传承下来一些精练的语汇，比如，“以上意见妥否，请批示”、“承蒙贵公司大力支持，特表谢意”、“希予接洽为荷”等句子中的这些语汇，它们在现代写作中运用起来，既使文章更加庄重大方，又体现了应用文简洁晓畅的特点。

5.广泛使用专业性强的固定语汇。应用文在长期的社会实践中逐渐形成了一套比较稳定的专业惯用词语，这些语汇能够将相对模式化的内容表现得更加简明扼要，条理清楚，所以在写作过程中应多加使用。为方便记忆，特做如下总结:

称谓用语，用来称己方和对方。如:本、贵、该等。

领叙用语，用来引出所叙事情的依据。如:据、根据、依据、按照、本着(……的原则)、查、鉴于、据悉、为了……特、……现……如下等。

补叙用语，如另、再等。

经办用语，用来引出对事情过程的叙述和说明。如:经、业经、前经、并经等。

承转用语，用来作为过渡，或对上文进行总结，或对自己的观点进行阐述。如:为此、故此、据此、综上所述、总而言之、有鉴于此、由此可见等。

请示用语，用来提出请求或希望。如:祈请、拟请、恳请、烦、希、希冀、希予、尚祈、务盼、切盼等。

征询用语，用来征询意见或期望对方予以答复。如:妥否、当否、能否、是否可行等。

受事用语，为表示感激承受而使用。如蒙、承蒙、荷、是荷(这里表示感谢的意思)、为荷等。

感盼用语，如:深表谢意、以……为感(用于平行文)、以……为盼、切盼等。

判断用语，如:系、确系、果系、纯系等。

令知用语，如:责令、责成、务必、严禁、不得等。

告诫用语，如:不得有误、毋违、切切等。

见解用语，如:应、理应、确应、应予、应将、应以、均应、本应、准予、特予、不予、同意、不同意、我们认为、以为、可行、宜等。

时态用语，如:兹、顷、业经、嗣后、即、即日、不时、届时、值此、逾期、亟待、俟等。

目的用语，如:特此、以资鼓励、以利、以便等。

报送用语，如:呈请、呈报、呈送、呈上、报送、送达等。

颁行用语，如:颁发、公布、下达、批转、转发、执行、遵照执行、认真贯彻执行、参照执行、暂行、试行等。

核查用语，如:审核、审定、审议、核发、核销、查询、查收、备查等。

结尾用语(命令)，如:此令、毋违、以上命令由……执行、自……起施行、不得有误等。

结尾用语(决定)，如:自……起实行、特此决定等。

结尾用语(请示)，如:当否、请批复、请批复为盼、请审批等。

结尾用语(报告)，如:特此报告、请批示等。

结尾用语(函)，如:特此函告、特此函复、此复、请即见复为盼、请示复……为盼、……为荷、此致、谨致谢忱等。

(三)平实

一般来说，除了演讲稿、广告文案、书信等这些具有一定个性化特征的文体外，绝大多数应用文都追求平易近人，质朴无华的表达效果，以直接告诉人们做什么，怎么做。为此，我们应注意以下几点:

1.实事求是，不说空话，不讲大话，不滥用溢美之词。

2.直陈其意，不绕弯子，不故作艰深，不追求华丽的词藻和奇巧的形式。

3.注重论述，不随意使用描写、抒情等表达方式，不滥用夸张、拟人等修辞手法。

(四)得体

得体是指语言得当，恰如其分，即根据不同的内容、不同的目的、不同的对象选择相应的用语。譬如就行文对象而言，上行文的用词要谦和而不阿谀奉承，常用“请”、“恳请”、“拟请”、“特请”等词，结尾收束常用“当否，请指示”、“如无不当，请批转”、“如无不妥，请批准”、“特此报告”、“以上报告，请审核”等;下行文的用词要郑重严肃，要关爱下级而不简单粗暴，常用“希”、“望”、“尚望”、“请”、“希予”等词，结尾收束常用“为要”、“为宜”、“为妥”、“希遵照执行”、“特此通知”、“此复”、“现予公布”等词;平行文的用词要以诚相见，相互尊重，常用“请”、“拟请”、“特请”、“务请”、“如蒙”等词，而表示结尾收束常用“此致敬礼”、“为盼”、“为荷”、“特此函达”、“特此证明”、“尚望函复”等词语。

就不同的文种而言，语言的使用也有相应的讲究。公告、通告的语言要深入浅出;商业广告的语言则要生动活泼，灵活多变;报喜、祝捷、祝贺、感谢信、慰问信等事务和日常文书使用的语言应当热烈、欢快、真挚……因此，运用语言要因体而异，合理选择，做到恰当得体。

二、应用文的撰写规范

应用文的语言特点对其撰写提出了相应的规范性要求，尤其是一些惯用语和数字符号的使用更应符合国家统一规定的标准。为此，我们对其中两个容易出错的部分做专门的介绍:

(一)简称的规范使用

随着社会现代化和信息化的发展，人们学习、工作和生活节奏的加快，简称已经成为现代交际中不可缺少的词汇表达形式，是词汇体系的重要组成部分。上文中谈到应用文语言的简洁性要求时，我们提到简称的运用可以让行文更加简练，可正因如此，人们在日常运用中为了方便省事也容易出现无度滥用，致使行文失范的情况。其实，简称的运用是有条件的。以下几种情况可以使用简称:

1.人们普遍熟悉的名称可以用简称。如:“中等专业学校”可以简称为“中专”、“奥林匹克运动会”可以简称为“奥运会”，“普通高等学校招生全国统一考试”可以简称为“高考”，“北大西洋公约组织”可以简称为“北约”等。

2.中央领导机关规定使用简称的名称，可以简称。如“中共中央纪律检查委员会”可以简称为“中共中央纪委”，“中国文艺界联合会”可以简称为“中国文联”，“政治协商会议”可以简称为“政协”等。

3.著名的地名联写，或者著名地名与相关特色名称组合形成的普遍认同的名称可以用简称。如“北京、天津地区”可以简称为“京津地区”，“青海到西藏铁路”可以简称为“青藏铁路”等。

4.对于一篇文章中多次重复出现的名称，第一次已经注明使用简称之后，下文可以用简称。

(二)数字的规范使用

数字在应用文撰写过程中也是使用频率较高的表达方式。我国通用的数字包括汉字数字和阿拉伯数字两种。两种表示方式在运用时有不同的规范性要求。

1.阿拉伯数字的使用规范

一般来讲，凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，特别是当所表示的数字比较精确时，均应用阿拉伯数字。遇特殊情况，可以灵活变通，但全篇体例应相对统一。以下情况应当使用阿拉伯数字:

(1)统计表中的数值，如正负整数、小数、百分比、分数、比例等，必须使用阿拉伯数字。如:28、－3、0.5、20%、3/5、5∶8等。

(2)公历世纪、年代、年、月、日、时、分、秒等表时间的数字，必须使用阿拉伯数字。如:公元前10世纪、20世纪90年代、2008年5月12日14时28分等。

(3)表示长度、质量、时间、电流、热力学温度、物质的量等物理量值，必须使用阿拉伯数字。如:10千米、500克、37℃等。

(4)日常生活中使用的一般量值，通常情况下应当使用阿拉伯数字。

(5)代码、代号和序号、番号以及文件编号、证件号码和其他序号，必须使用阿拉伯数字。如:8341部队、国标GB2312－80、中发〔2011〕1号等。

2.汉字数字的使用规范

汉字数字在应用文写作中也有严格的规定:

(1)定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语作为语素的数字必须使用汉字数字。比如:四书五经、四通八达、五四运动、第一学年等。

(2)中国干支纪年，夏历月日必须使用汉字数字。如:甲子年三月、八月十五中秋节等。

(3)星期几必须采用汉字的数字，比如星期一。

(4)相邻的两个数并列连用表示概数，必须使用汉字数字，并且连用的两个数字之间不得用顿号隔开，比如一两个小时，三四次，四十五六岁。

(三)标点符号的规范使用

公文中标点符号的使用应严格按照国家技术监督局颁布的《标点符号用法》规定执行。

1.文件中独立成行的小标题末尾一般不用句号。

2.完整引文的句号应该标在双引号内侧(“……”)，部分引文的句号应该标在双引号外侧(“……”)。

3.数字和拉丁字母作序号时，后面标点符号应使用实心圆点(.)。

1.2.3.　　　(规范)

1、2、3、　　　(不规范)

加了括号的序号，不再加标点符号。

(一)(二)(三)　　　(规范)

(一)、(二)、(三)、　　　(不规范)