调查报告的撰写步骤

第二节　调查报告的撰写步骤

一、撰写步骤

写调查报告是一种十分艰苦的脑力劳动，必须按逻辑顺序动笔，按步骤进行，不论写哪一种类型的调查报告，都应该按照几个步骤进行。

1.确立和提炼主题

这是起决定作用的一步，抓不住主题，会前功尽弃。主题是调查报告的旗帜，是中心思想，是生命力。主题选得好就能吸引人、说服人。也就是说，主题选得好，报告的生命力就强。既然这么重要，就应在选主题上下苦工夫，选不到理想的主题决不走第二步。选主题，不是天南海北的空选，也不是东一耙子西一扫帚的乱选，而是要紧紧围绕调查得来的全部资料选。通过对资料的认真分析、思考，找出带有规律性的东西，得出正确的结论，确立报告的主题。

调查报告的主题就是调查报告所要表达的中心问题，它是整个调查报告的灵魂。明确而适当的主题的确立，是整个调查报告撰写过程顺利开展的前提，在一般情况下，调查报告的主题就是该项调查的主题，即调查报告所要反映的中心问题也就是整个调查的中心问题，二者往往是一致的。

但有些时候，由于一些原因，使得报告的主题不能与调查的主题统一起来；还有些时候，由于某些因素的影响，使得研究所得的资料和研究最初的目标之间存在一定的差距，无法说明事先预定的研究主题，这些情况常常是由于准备不充分或者出现的情况在研究者预想之外所导致的。此时也要根据实际的资料和结果重新确定研究报告的主题。

比如，在研究失地农民就业问题过程中，研究的主题是研究失地农民就业率低下的原因，将之归结于社会就业机会不足和个人能力的欠缺。但是在调查中发现失地农民未就业属于自愿不就业的情况，并不是研究中预想的被迫不就业，并且希望就业的失地农民而未就业的原因也是因为社会资本的匮乏或单一。因此，报告的主题转变为对社会资本的研究。

2.拟订提纲

主题确立后，不要马上动笔写调查报告，而应先构思好调查报告的整体框架，并进一步将这种框架转变为具体的写作提纲。如果说主题是调查报告的灵魂，那么提纲就是调查报告的骨架。

拟订提纲的主要作用是理清思路，明确调查报告内容，安排好调查报告的整体结构，为实际写作打下基础。拟订写作提纲的方法是对调查报告的主题进行分解，并将分解后的每一部分进一步具体化。

3.选择材料

调查报告所用的材料通常包括两方面的内容:一种是从调查中得到的各种数据、表格、事例等客观材料；另一种是在这些客观材料的基础上通过分析、综合、概括所形成的观点、认识、建议等主观材料。两者相互联系、相互依赖，共同构成填充调查报告“骨架”的“血肉”。

4.确定格式

就是讨论报告主体部分采用什么格式，是数字和小标题并用，还是只用小标题?若用小标题，则用什么小标题?若不用小标题，则采用何种形式处理?有经验的研究者都知道，主体部分不用小标题，一般是遇到了问题，只好采用省事的办法用数字加括号断开，或者什么都不用，按照事物的发展规律，一段一段地写。而给主体部分添加小标题则会对报告各个段落层次起画龙点睛的作用，对研究主题思想起到逐步深化的作用，使全篇文章看起来一目了然。

5.撰写调查报告

撰写报告时通常要从头到尾一气呵成，而不要经常地在一些小的环节上停下来推敲修改，以免耽误过多时间。这样做的好处是便于整个调查报告紧紧围绕所确立的主题来展开，使得调查报告在整体思想、体系结构、内容形式、行文风格等方面都前后一致，浑然一体。当调查报告初稿全文写完后，再反复地从头阅读、审查和推敲每一个部分，认真地修改好每一个细节，使调查报告不断丰富和完善。

如果是一个大型的调查报告，则还需进行分工协作。因此还需要补充以下步骤:

(1)搞好分工。主要是根据参加调查的人数、素质和报告的格式，将报告的几个部分、若干问题，落实到人或组。人多可以以组为单位定任务，人少可以按人头和素质定任务。在区分任务中，要注意两个问题:一是坚持能者多劳的原则。动员和鼓励写作能力强的人或小组多承担任务；二是在分配题目的同时，搞好事例、观点、叙述方式的分工。防止写起来，全篇报告一个模式，前后内容重复。这是一步很细致的工作，要舍得花时间和精力。主持起草报告的人，如果在这一步上图省劲，统起稿来就会费劲。

(2)分头起草。一般地说，写调查报告不比给领导写讲话稿那样要求急，时间比较充分，也比较自主，可以采取分头起草的办法。这是关键的一步，这一步搞不好，其他的那些步骤就会无济于事。因此，参加起草的每一个研究者，在这个时候，就要以一种对工作极端负责的精神，以一种主人翁的责任感，使尽全身招数，完成好自己所负担的任务。也就是说在分头起草中，要充分发挥自己的聪明才智，自己不满意，决不交稿。分头写作的质量高低，是对业务素质最实际的检验，也是最实际的学习和锻炼，每个研究者应该自觉地严格要求自己，在实践中考验自己，提高自己。

(3)集体汇审。这一步主要是在分头写出草稿的基础上，主持人把大家集中起来汇审。汇审的通常做法是，先按照报告格式前后的排列顺序，由主笔人先念一遍，使参加起草的每一个研究者，对草稿全文有一个整体概念。而后按报告格式的先后顺序，由主笔人念一个部分，大家评论一个部分，或念一段，议一段。汇审的任务，主要看分头起草的第一个部分是否反映了事物的本质，是否有新意，是否偏离了主题，是否生动感人，是否前后重复。看每一句话，每一部分，每一个问题，每一段落是否达到了理想的要求，按照这个总的要求，看哪一部分可以交稿，哪一部分还需要修改，修改什么，怎么修改，群策群力，发表具体的意见和建议。如果不需要动大手术，修改的只有一两个问题，则一般不用第二次汇审。如果大部分问题需要作较大的返工，就需要来第二次、乃至第三次汇审，达不到要求，决不放过。这样严格要求，即是对工作负责，可以保证质量，可以把集体汇审变成业务培训，不断提高业务素质。

(4)集中通稿。这一步是主持人在大家分头起草的基础上，把各部分集中起来，从头到尾进行一次过细的把关、定稿工作。任务是，取消重复的、多余的内容，调整不科学的顺序，纠正片面性，深化基本思想，润色各段文字。主持人在通稿中，有时因为时间紧，要求急，或者因分工某一题目的研究者的素质低，写起来比较吃力，主持人可以早点动手，按照既定的格式和汇审的情况，起草好一部分，就“通”一部分；写好一个问题，就修改一个问题。但大多数情况下，是等各部分起草完之后，再进行通稿，这样便于统观全局，前后照应，一气呵成。

二、撰写调查报告的形式

1.引言

又叫前言，或序，是作者对调查报告主题、动机以及调查研究经过等内容的简单介绍。它是报告的有机组成部分，对整篇报告起着总领和引导作用。引言写得如何，对激发读者兴趣，具有重要意义。它的写作方法一般有四种。

(1)主旨直述法。即在引言中着重说明调查研究的目的和宗旨。这种写法直接说明调查者的目的和意图，有利于读者具体把握调查报告的主要宗旨和基本精神，从而引起读者的重视。主旨直述法是一种应用较多的引言写作方法。

(2)情况交代法。即在引言中着重说明调查的目的、时间、地点、对象、方法以及调查工作的过程和具体情况。这种写作方法，详细介绍了调查的背景和过程，相对于“主旨直述法”能让读者了解更多关于调查研究的历史条件和具体情况，也是引言比较常用的写作方法。

(3)结论先行法。即开门见山，直接把调查的结论写在前头，使人一目了然。这种写法，观点鲜明，先将调查结论写出来，引导读者积极思索，然后在主体部分再作认证，使人容易把握报告的主体，加深对问题的认识。

(4)提问法。即开头首先提出问题，设下悬念，增强调查报告的吸引力。这种写法在引言中提出报告所要揭示的问题，给读者一定的悬念，能引起其读下去的兴趣，也是比较常用的一种手法。

调查报告引言的写作方法，形式多样，在具体的写作过程中，可根据所撰写报告的类型、目的、内容以及手头所掌握的资料和预计的篇幅等情况作适当的选择，灵活运用。

2.调查方法和结果

此部分可谓正文的正文，一般包括两个内容，即说明本调查所采用的方法，并简单介绍此次调查的结果。

说明调查方法要点出以下几方面内容:

(1)被试，说明被试具有如何特征，是怎样被确定的。

(2)取样方法，就是说明样本从何而来，怎样进行抽样的。

(3)材料与工具，首先要对研究的主要变量进行说明，它们是什么，是用哪些指标进行测量的，以及对这些指标进行评分，赋值的程序和方法，其次说明调查过程中所用的材料和应用的工具，如阅读材料、测量用的量表、调查所用的问卷等。

(4)数据处理方法，就是采用何种分析方法对调查所收集的数据进行分析，如SPSS统计软件。

介绍调查结果要从以下几方面着手:

(1)呈现结果，把调查结果展示给读者，以文字叙述或图表演示的方式均可，最好是以图表为主，辅以适当的文字说明。

(2)概括描述，对调查研究的结果进行说明，详细解释结果中每个数据、每个变量，及其所代表的含义。

(3)列出图表，进一步说明结果，如表格、条形图、饼图等，使读者有更直观的印象和理解。

(4)假设检验，就是依据科学推断方法，对总体作出的判断，看是否与研究假设相符合。

3.分析讨论

此部分是研究者对调查结果的评价或推论，凡是与课题有关的内容都可以进行分析讨论，从不同层面、不同角度展开。一般而言，分析讨论的主题涉及以下几个方面:此调查的结果作何解释；对结果作出理论上的分析和讨论；调查的不足之处及尚待解决的问题；可进一步朝哪些方面推广等。此部分与引言部分密切相关:引言里所出现的问题会在此部分再次出现。另外，要注意调查结果和结论的差别:调查结果是调查最终所获得的信息，是具体的事实；而结论则是对此信息的说明，是对所获事实的推断和解释。分析讨论之后一般要下结论，针对假设，简洁中肯，要有概括力和普遍性。或者，也可以给出作者对调查问题的某些建议，说明此调查所得到的启示，并提出改进的意见。

撰写调查报告时，应当确定一种“沙漏”的形式来撰写^[2]。这种形式的基本思路:“宽—窄—宽”。当然，这里的宽窄并不是篇幅上的多少，而是内容涉及范围的宽和窄。如果把一篇调查报告看做是一个“沙漏”，引言相当于“沙漏”的上瓶，研究方法和结果是其最狭窄的部分——瓶颈，而分析讨论部分则相当于“沙漏”的下瓶。引言的叙述由宽到窄，而分析讨论则恰恰相反，由窄到宽。

具体解释为:宽:导言要广阔，提供丰富的背景；窄:集中到专门化的领域，介绍专门研究成果；宽:研究结果讨论，向一般领域拓展、挖掘理论意义，提高研究价值。

广阔的导言可以向读者提供问题形成的背景和意义；狭窄的方法和结果可以帮助读者集中注意力在研究成果和方法上；而讨论部分的拓展，可以向读者展示研究的丰富内涵，发掘研究结果的一般意义，提高研究的价值和意义。