约稿的技巧和感悟

约稿的技巧和感悟_中国科技期刊新挑战：第九届中国科技期刊发展论坛论文集

约稿的技巧和感悟

董燕萍

（浙江大学附属第一医院期刊中心《国际肝胆胰疾病杂志》编辑部浙江杭州310003）

作者简介：董燕萍，浙医一院期刊中心主任

摘　要：优质稿源向来都是科技期刊学术质量的命脉，等稿上门的传统组稿方式早已经跟不上现代期刊的发展需要，只有通过各种途径主动约稿才能获得质量好的稿件，从而使期刊的社会影响力、学术水平能够有质的飞跃，进而成为广受读者欢迎的学术交流平台。以《国际肝胆胰疾病杂志》为例，结合多年的约稿实践经验，期望对编辑如何做好做足约稿工作提供一些思路和感悟，起到参考和启迪作用。

关键词：约稿；技巧；感悟；困惑和对策

综观中国这个泱泱大国的几千种学术期刊中，真正反映研究领域前瞻性创新性的稿件实则是凤毛麟角，亦可称为科学软实力中的稀缺资源，因众所周知的原因，即便有，也大多外流了。稿源是一本刊物的源泉活水，巧妇难为无米之炊，没有稿源，刊物就如无源之水，无本之木，提高期刊质量也只能是纸上谈兵^［1］。在此严峻形势逼迫之下，“守株待兔”、“姜太公钓鱼”等旧模式势必已跟不上日新月异的科技发展。唯有未雨绸缪，主动出击，通过各种形式的约稿、组稿，才能获得高质量的稿件，从而扩大期刊的学术影响力和社会知名度，提高期刊的影响因子，进而吸引更多更好的稿件，最终形成杂志的良性运转^［2］，而良性运转的形成则可以让我们在与同行的竞争中脱颖而出，使期刊的质量和学术水平节节攀高。而作为科技期刊编辑的我们，无疑在约稿工作中扮演着重要的角色，只有发挥自身的主动性和积极性，勇于探索，敢于创新，不断拓展组稿途径与方式，才能为提高期刊质量奠定坚实的基础，提高期刊的影响力和竞争力^［2］。进而提高来稿量，来稿量增加后，才能让我们在选稿用稿中有更多的选择余地，提高期刊整体的学术质量和国际影响，提高自身竞争力，争做同类期刊中的精品^［3，4］。由浙江大学医学院附属第一医院主办的全英文学术期刊《国际肝胆胰疾病杂志》在过去的十年中，通过不懈的努力，积极拓宽国际稿源，约请国内外重量级权威专家为杂志撰稿，来稿量逐年增加，而来稿录用率则逐年下降，从而使期刊逐渐步入了一个良性循环，提高了自主创新能力与核心竞争力。以下将围绕笔者过去十年中通过持之以恒的约稿实践，总结和感悟而得的一些思路和方式进行阐述。

1　约稿流程

包括约稿的前期准备、约稿的措施落实、处理约稿来稿、跟踪约稿进程及致谢约稿专家等5个方面。

1.1　约稿前期准备

凡事预则立，不预则废。在约稿之前提前把功课做足很重要，只有做好缜密的准备工作，才能胸有成竹地实施约稿计划，取得成效。

1.1.1　确定约稿选题

就确定约稿选题而言，一般来说，期刊只有围绕期刊定位和特色并根据学科发展特点进行选题，不断扩大自己的影响，才能保持期刊长久的生命力^［3］。科技期刊编辑必须具备敏锐地获取、分析、利用信息的能力，准确把握最新的学术动态和方向。对于期刊的重点选题进行策划、设计、组织，以确保期刊报道的内容具有前瞻性、科学性和特色性。因此，作为一名优秀的编辑，只有加强自身素质的培养，拓宽学术视野，才能策划出在相关领域具有前沿性、富有生命力的选题，以提高期刊的编辑质量和学术水平。自从2002年2月《国际肝胆胰疾病杂志》创刊至今，笔者结合工作实际，针对性地对选题组稿工作做了一些改进和发展，探索出了一套适合本刊选题的独特思路：①根据杂志召集的执行编委定稿会议，选定每期的重点号，有的放矢地进行选题、组稿、约稿；②根据相关医学领域最新的学术动态和研究方向确定选题方向；③根据主编的意图和编委的引导：本刊主编郑树森院士现任中华医学会器官移植分会主任委员，是中国肝移植和多器官移植领域的领军人物，他的学术理念和造诣在期刊选题决策中起着至关重要的作用，其独到的见解能够对选题方向上起到很好的引导作用。本刊的热心编委也都在其擅长和主攻的学术领域给编辑部提供很多建议，均有助于杂志的选题约稿。

1.1.2　寻求约稿对象

好稿难求，对于寻求合适的约稿对象，笔者认为可以从以下三个方面入手：①本刊编委、特约审稿人作为主要约稿对象，我们应对其主要学术擅长领域和研究方向及时了解跟进，针对性进行约稿；②借助同类优秀期刊寻找约稿对象，以《国际肝胆胰疾病杂志》为例，我刊通过在Journal of Hepatobiliary－Pancreatic Surgery、Journal of the Pancreas（JOP）、Pancreatology等同类期刊上寻找优秀作者，主动联系约稿，拓展国际稿源；③参加国际会议面对面交流约稿，编辑在参加相关学术会议前，事先做好功课，了解“重量级”专家参会情况和讲课题目，以便在会场主动灵活约稿^［5］。

同时在日常工作中应创造条件、抓住机会，与约稿对象加强感情上的联络，以加深进一步合作的可能性。

1.2　约稿的措施落实

1.2.1　发挥编委的作用

科技期刊的编委老师都是科研一线的专家，能够很好地把握科技前沿热点，同时他们对期刊的发展很有热心和责任心^［6］，因此对他们进行约稿是最直接的约稿方式。在了解编委在本领域的研究方向后，有针对性地对其进行约稿，可以以主编的名义发出约稿函，然后再通过电话^［7］或Emai1及时跟进，与编委取得联系，由他们进行选题、组稿。在杂志两年一届召开的编委会上，由编辑部主任上台发言，强调编委的职责和任务，并详细统计每人在两年期间给本刊的投稿、组稿篇数，在会上表扬表现积极的编委专家，用以鼓励编委的积极性。

1.2.2　通过参加各类学术会议，了解专业动向，宣传刊物，与专家沟通、约稿

科技期刊在保证编辑出版高质量学术杂志的前提下，适时举办本学科的学术会议，可以取得良好的社会效益和经济效益^［8］。我刊编辑人员在主编郑树森院士的带领下，抓住机遇，尽可能参加各种国际性学术会议，在与会期间认真听取专家的学术报告，然后再与专家进行深入的交流和探讨，并向其约稿。通过这一举措，我刊成功地约来了众多优良的稿件，并且很好地与国内外顶尖的学者专家取得了联系，为未来的约稿工作做了很好的铺垫。譬如，就是笔者在一次学术庆典中，在负责招待香港中文大学外科系刘允怡院士期间，抓住机遇向刘教授介绍杂志，取得他的信任和认可，刘院士回港后很快撰文“Hepatoce11u1ar carcinoma：current management and recent advances”，全方位介绍肝癌的处理和研究的最新进展，编辑部开设编辑绿色通道，很快就发表在我刊第七卷第三期，文章发表之后取得了巨大的反响，从Goog1e反馈的信息来看，截至目前被引次数达到了近300次，同时Web of Science反馈的信息显示引用次数也达到了200多次。

1.2.3　依托主办单位的学术优势，陪同来医院访问、讲学的国内外专家学者参观医院、开座谈会并约稿

每年都有大量的国内外的专家学者来我院进行学术交流，而我刊依托主办单位浙江大学附属第一医院在国内外的学术优势，当专家来院时，科教科通知我刊编辑作为陪同人员，陪同专家学者参观医院，参与座谈会，找到交流机会，表明约稿的意图，并展示期刊和选题的吸引力，以说服约稿对象，确定约稿关系。在与其交流时，可以直入主题，告知约稿的目的，也可以从其他方面入手，跟专家谈论其感兴趣的话题，慢慢地引入正题^［9］。

1.2.4　间接通过赴海外学习、进修的本院医生在当地约稿

本刊主办单位浙江大学附属第一医院每年都有大量的医生赴国外知名的医院进修学习和参加国际学术会议，笔者通过医院的科教科及时了解到相关信息，在他们出发之前找到他们，让他们在行李中带上我们杂志的宣传资料和约稿通函，在国外的学习和开会期间就可以与专家进行交流，宣传杂志并表明约稿意图。同时笔者通过邮件等形式密切跟这些医生保持联系，“遥控指导”他们的约稿工作。譬如，我院一位医生去香港大学学习时，行前笔者对其进行约稿指导，到港后他积极向香港大学的一位教授介绍杂志，并转达了约稿意向，而后笔者通过邮件的形式向该教授发出了约稿函，经过1个多月的耐心等待，该教授投来了一篇关于非酒精性脂肪肝研究的综述。文章刊出后，得到了读者的积极反应，一个月后此文在我刊网站上的下载次数就已经达到了800多次。

2　约稿的感悟

2.1　事前把功课做足

事前应该做足充分的准备工作，对专家的研究领域及最近的研究方向都应该做到胸有成竹、了如指掌，这样才能与专家进行流畅而深入的沟通交流，以提高约稿的成功率。

2.2　约稿信的语句斟酌

约稿工作其实也是一项公关工作，有自身的规律和艺术，掌握这些规律和艺术，无疑能提高约稿效率^［3］。在书写约稿信时，应该注重语言表达的艺术，用语言打动对方，用语言来充分体现我们的诚意。约稿信一般都以主编的名义发出，因此应注意语句郑重言简意赅，还要注意对方与主编学术地位的关系，在表达上不能错位。此外，在撰写约稿函时要表述清楚约稿的类型、迄稿时间和投稿方式，使专家能合理安排计划，并在规定的时间内投来稿件。

2.3　人格魅力

一个具备了完美人格魅力的编辑，才会获得专家的信任和合作。人格魅力是一种人品、能力、情感的综合体现，有睿智的头脑，敏锐的洞察力，良好的语言表达能力，就容易获得专家的好感和认可。与专家交流应做到不亢不卑、有礼有节，以诚待人，以心换心；在约稿的过程中沉稳细心，用我们的亲和力、诚实可靠的人品、谦虚谨慎的态度以及细致周全的服务意识来打动、甚至感动专家，从而让专家欣然接受约稿并与编辑愉快地合作，甚至能保持长期的良好关系。

2.4　提升自身素质

编辑在约稿过程中与专家打交道，必须要掌握相关医学领域的知识，了解最新的学术动态，因此，加强相关领域专业知识的学习，以便更好地与专家进行约稿主题和内容的探讨，在平时工作中就应该注重谈吐和交流语言的训练，对任何人任何事都应该谦虚谨慎，使自己在与专家交流时，能够运筹帷幄，游刃有余。笔者相信，有志者事竟成，付出的心血和精力必定会换来丰硕的成果。

2.5　沟通交际能力

以笔者多年与专家交流的经验，掌握一定的人际交往技巧，对于提高自己的处世和办事能力非常重要。人际关系是人与人之间，在进行物质和精神交往的过程中发生、发展和建立起来的互动关系。人们生活在这个世界上，时刻都离不开与人沟通交流。只有沟通才能使人进行思想交流，才能使人们彼此取得了解、信任，建立良好的人际关系。因此，全面提升编辑的沟通能力、建立稳妥的交往方法对于实现与专家高速的沟通、建立稳固的人际关系非常重要。在与专家打交道过程中，良好的沟通能力是编辑与专家交流的铺路石，只有善于沟通才能让专家认可你，从而认可杂志，在交谈过程中要想办法赢得约稿对象的信任，以情动人，以理服人，善于启发作者，产生共鸣，思路清晰、注意细节、用大智慧、动真感情、讲求艺术效应，以达到事半功倍的效果^［10］。

2.6　掌握适当的度

在约稿的过程中，必须掌握适当的度，见机行事，通过专家对约稿的不同表现而做出不同的反应，如果专家实在没时间，或者不愿意，也不能强求，千万不能让专家感到厌烦和反感。虽然专家这次没与我们合作，但是也应该给专家留下一个好的印象，让其明白我们的真诚，知道我们期刊是很有前途的，这样或许在下一次跟其约稿时就能大大地提高约稿成功的概率。

总之，我们应该在约稿的措施实施上做到真诚真心，这样才能精诚所至、金石为开。

3　困惑和对策

在这几年的约稿历程中，我也遇到了一些困惑，但经过自己的总结思考，悟得了相应的一些对策。

3.1　对方“冷”怎么办？

有时约稿中会遇到你热得很，人家却冷冰冰的情况，遇到这种情况，首先我们要反省一下杂志的宣传是否做到位，然后通过不断沟通，用滴水穿石之精神，秉着赤诚之心和优良的敬业精神去慢慢焐热对方，使其认识到我刊是很有发展前途的，逐渐认可并接受我刊。

3.2　对方“忙”怎么办？

杂志编委往往身兼数职，或是多家杂志的编委，或是科室和研究所的管理者，在约稿时，他们或许会以“我现在太忙了，没时间写稿”来拒绝你的邀请，这时我们在与专家的交流过程中，就应该用我们的真诚态度和优良的专业素质促使对方意识到作为一名编委的责任感，使他“百忙之中”能够赐稿。

3.3　对方“拖”怎么办？

还有一种情况比较普遍，就是约稿时有的专家在会议上口头或者在邮件中回复答应给我们来稿，但是回去后却迟迟不来稿，或者这时如果你不与专家进一步联系的话，很可能就不了了之，因此在这种情况下，我们所应该做的就是锲而不舍而又恰到好处地追踪询问。在此过程中，编辑应当有专门的约稿记录，何时约的稿，专家是怎么回复的等等都应该详细记录下来。如果专家以需要再总结，或者需要作进一步深入研究容后再说等措辞予以委婉拒绝，编辑也要敏锐识别，及早应对。

4　结语

总之，刊登高水平稿件是提高刊物质量的根本保证，“一分耕耘，一分收获”，只要编辑人员培养主动约稿意识，讲究技巧，不懈努力，持之以恒，好稿件就会纷至沓来，形成良性循环，从而使我们杂志在当前对手如林的竞争环境中脱颖而出，不断向前。就如诗句“春播一粒粟，秋收万颗子”一样，我们只有及时根据学术发展动态，定时与专家沟通约稿，补充优质的稿源，并形成长效机制，才能在以后的发展中取得先机，收获成果，不断提高学术影响力和号召力。

参考文献

［1］吴洋意，田利国．医学技术类期刊组稿策略的探索与实践——以《中国实用外科》杂志为例［J］．中国科技期刊研究，2012，23（2）：310－313．

［2］罗向阳，赵群，李辉，等．科技期刊编辑如何开展约稿工作——以《机电工程》杂志为例［J］．中国科技期刊研究，2012，23（3）：449－451．

［3］彭桃英．基于情报工作的科技期刊约稿策略探讨［J］．农业图书情报学刊，2009，21（9）：179－182．

［4］余文兵，张带荣．约稿应成为科技期刊编辑的重要工作［J］．黄冈师范学院学报，2011（3）：172－173．

［5］王攀智，董燕萍，雷水英．拓展国际稿源　提高国外论文比——以《国际肝胆胰疾病杂志》（英文版）为例［J］．编辑学报，2010－08，22（4）：343－344．

［6］陈宏宇，郝丽芳，武文．科技期刊编辑如何抓住科技新闻的热点快速组织优秀稿件［J］．中国科技期刊研究，2011，22（6）：928－930．

［7］李建军，刘会强．科技期刊编辑电话约稿的特点与方法［J］．编辑学报，2010（4）：288－290．

［8］吴开宝．科技期刊举办学术会议的实践［J］．畜牧与兽医，2010，42（12）：1－4．

［9］刘亚红．学报编辑：约稿有技巧——兼谈年轻作者队伍的培育［J］．出版发行研究，2011（8）：39－41．

［10］杨文德．期刊约稿要投入智慧和情感［J］．编辑学刊，2008（2）：67－70．