施与技术保管工作档案法

关于档案保管工作，《档案法》作出了“建立科学的管理制度，便于对档案利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采取先进的技术，实现档案管理的现代化”的规定，而《档案法实施办法》提出了更为具体的要求。

（一）健全档案保管制度

没有规矩，不成方圆。档案保管是档案管理中十分重要的基础性工作，必须要有制度保证。针对档案保管工作，《档案法实施办法》要求“建立科学的管理制度，逐步实现保管的规范化、标准化”。

在档案保管中建立科学的管理制度主要有两点要求：

第一，档案保管制度在结构上要齐全。加强制度建设的针对性、适用性。档案保管工作涉及文件材料归档，档案收集、整理、鉴定、统计，档案库房管理，档案利用开放等诸多环节，而且，除了档案部门、档案人员之外，还与形成、利用档案的其他部门、人员密切相关。针对这些特点，档案保管制度在构成上应该包括两个方面：一是档案保管的业务制度，主要是档案部门的内部制度，为档案人员业务操作提供依据。其内容不仅是档案保管的专项制度，还应有档案收集、整理、统计、鉴定销毁、库房管理、档案利用监管等方面的配套制度。二是将档案保管制度列为机关、企事业单位基础性管理制度的重要内容，成为一个单位全体员工的共同守则，以增强档案管理制度的制约作用和实施力度。

第二，档案保管制度的内容要协调、统一，有效促进工作的规范化、标准化。档案管理制度建设必须坚持和维护法制统一性原则。各级各类档案馆和机关、团体、企事业单位制定的档案管理制度应当遵循国家档案法律、法规和地方档案法规、规章的规定，符合档案规范性文件的有关要求，同时，贯彻档案管理的国家标准和行业标准。档案管理制度建设应适应本单位及其档案工作的特点，使各项制度既遵循国家的统一规定，又符合自身的实际需要，具有很强的针对性、可行性和操作性，对促进档案管理的规范化、标准化发挥保障作用。

（二）完善档案保管工作设施

“配置必要的设施，确保档案的安全”是《档案法》的明确要求。档案保管工作的必要设施包括库房和相关设备。

库房是档案保管的必需条件。如何配置库房，各单位情况各异，不可能统一标准。《档案法实施办法》要求“配置适宜安全保存档案的专门库房”，这是各单位落实档案库房应当普遍遵循的一条原则。这一规定的基本要求是：第一，无论单位条件如何，档案保管应当依法配置独立的档案库房，且专用于存放档案，不能兼作他用。第二，各单位配置的库房，其结构、环境等应具有良好的安全性，配置必要的设施设备，适宜并能确保完好地保存档案。

（三）加强档案保管工作的现代化建设

迅速崛起的现代化管理已遍及社会生活的各个领域，特别是突飞猛进的信息化建设正改变着生产、生活和管理方式，积极推进新形势下的档案工作发展，已成为档案部门当前工作的一大热点和重点。档案管理是信息管理，采用先进的设施与技术，对于档案信息的整合、存检、集散和保护等能够起到十分重要的作用，因而具有特殊意义。

根据档案法律、法规规定，档案现代化管理主要着眼于两个方面：

第一，从需要和可能出发，体现必要性和可行性的统一。信息化、现代化是档案事业发展的重点和趋势，但各单位形成档案的内容、特点、数量及其管理要求各异，经济、技术条件也不尽相同，档案现代化管理难以也不应强求一律，而应兼顾一般需求与实际可能，既体现必要性，又具有现实可行性。首先是考虑“需要”：改变档案管理传统、落后的方式和手段，满足提高档案管理现代化水平和工作效率、质量的需要；按照信息化条件下新型载体文件和档案，如电子文件、电子档案管理需要，配置必要的专门管理设备；采用先进技术和设施提升档案部门服务能力，满足各方面日益增长的利用档案的需要。其次是考虑“可能”，即是否有条件、有可能使档案现代化管理的需要和期望变为现实，缺乏必要的资金，档案管理现代化无从谈起；缺乏配套的技术力量和开发能力，现代化设施难以物尽其用；缺乏适用的人才，或者档案人员不具备必要的素质，现代化设施再先进也只是形同虚设。

第二，从实际出发，体现原则性和灵活性的统一。现代化是各单位档案管理普遍适用的一项原则要求，但在具体实施中，配置何种技术设备、采用什么技术方法，必须针对和适应各单位千差万别的实际情况和工作需要。盲目攀比、求大求全是不可取的，大投入、高精尖不等于现代化。况且，档案管理现代化是一个需要长期努力、不断更新技术与设施、逐步走向完善的动态和渐进的发展过程，不应一蹴而就。因此，推进档案管理现代化建设，关键是要紧密结合实际，既要适应形势发展趋向，更要从自身需要出发，灵活选用档案现代化管理的技术和设备，使之既有先进性，更具实用性。

（四）实施档案分级管理

档案分级管理是指各级国家档案馆对馆藏永久保管的档案按其不同的价值分等级进行管理的工作。这项法定措施，对加强国家重要档案的监管具有重要意义：有利于突出档案管理的重点，实现人、财、物向重要档案的必要倾斜，缓解馆藏激增与投入不足的矛盾；有利于体现重要档案的价值，准确认定和严肃查处档案违法行为，加大依法治档力度；有利于档案保管中区分轻重，提高科学性，并能有效应对突发事件，加强重要档案的抢救与保护。

依据《档案法实施办法》规定，国家档案馆馆藏永久保管的档案，分为一、二、三级，其具体分级的标准和管理办法由国家档案局制定。

长期以来，根据我国档案鉴定和进馆运作模式，各级国家档案馆的馆藏中大多为永久保管期限的档案。由于部分档案一般不再细分价值，因而导致档案馆对档案的保管在总体上不分轻重、一律对待。档案分级管理是对档案馆粗放型管理模式的一种深刻改革，即依据对档案划分的等级，在永久保管的档案中进一步确定重中之重，区分不同等级、不同价值的档案，分别采取合适的保管措施，合理安排使用档案库房和设施，重点突出和加强对高等级档案的安全保护、精心保管和科学管理，确保重要档案万无一失。