管理与主要工作流程

5.6.3　数字信息资源集团采购的组织、管理与主要工作流程

CALIS集团采购是我国数字信息资源集团采购开展得最为成功的，下面就以CALIS集团采购的工作流程为例，对集团采购的主要工作流程进行简要论述。

CALIS管理中心根据多年引进数字信息资源的经验，于2006年制定了《CALIS引进资源集团采购管理办法》和《CALIS引进资源工作规范》，首次在国内对引进数字资源的集团采购工作进行了规范。

1.集团采购的组织与管理

目前，集团采购基本上都是以图书馆联盟为组织进行，并成为图书馆联盟重要的工作之一。图书馆联盟成为集团采购的组织者与管理者，联盟内成立有专门的集团采购工作组，负责以该联盟名义实施的集团采购。如CALIS的引进资源工作组负责以CALIS名义实施的集团采购。由该工作组负责制定集团采购的管理规范和工作流程，负责组织实施具体数字信息资源的集团采购，负责协调集团成员馆、数据库商、进出口商、代理商之间的关系。

2.主要工作流程

（1）前期调研、组织工作

由图书馆联盟集团采购工作组对存在集团采购可能性的数据库进行调研，负责组织联络可能的使用单位和进行试用，根据试用、馆藏情况确定负责采购的牵头单位。

（2）组团准备工作

对于准备开展集团采购的数据库，牵头单位应开展必要的评估工作，并将数据库的前期评估报告提交联盟工作组进行讨论。前期评估的内容应包括：① 资源的内容与数量；② 资源的价格、采购方案以及相关设施的费用；③ 资源检索系统与功能；④ 出版商服务情况；⑤ 存档与永久使用；⑥ 成员馆试用情况等几个方面。

（3）采购谈判

由牵头单位负责组织3～5个成员馆代表组成谈判小组，并经联盟集团采购工作组同意，负责采购谈判工作，并代表成员馆争取适用于高校图书馆的优惠价格，争取数据库商提供满足高校用户需要的、高质量的服务。谈判小组的主要任务包括：① 进行数据库的前期、后期评估；② 同数据库商或代理商进行谈判，达成谈判方案，该方案经集体签字后可等同于招标结束后的中标通知书使用；③ 向联盟集团采购工作组报告集团采购方案并获得审核通过；④ 审核合同；⑤ 组织集团采购；⑥ 提供集团采购售后服务。

（4）集团采购方案审核

数据库方案经联盟集团采购工作组审核通过后，即向全体成员公布；如涉及联盟或相关管理部门的经费支持或补贴，则应报联盟或相关管理部门批准。

（5）采购组团

由牵头单位发布正式订购通知和集团采购方案，组织成员馆集团采购该数据库资源。

（6）确认成员馆与通报组团

成员馆如需采购该数据库，则应向牵头单位回复由所在单位负责人签字盖章的确认函，一经确认，则表示参加集团采购，享受集团成员的利益，承担集团成员的责任。组团工作结束之后，牵头单位将组团情况向成员馆、联盟集团采购工作组通报，并报联盟管理中心备案。

（7）签署合同与付款

合同可分为集团合同和成员馆合同，两者在主要方面应保持一致。集团合同可以以集团采购协议或方案为主，由牵头单位代表大家签署；成员馆合同由各成员馆自己与数据库商签署数据库采购合同。牵头单位向成员馆发布付款通知，成员馆应在规定的时间内将款汇至合同指定收款单位。

（8）续订数据库

在合同期将满时，对于准备续订的数据库，牵头单位应开展整个集团的数据库后期评估，主要是调查前期评估内容的变化、资源使用情况和成本效益情况。评估报告要提交联盟管理中心备案，必要时需提交联盟集团采购工作组讨论。

（9）培训与售后服务

牵头单位积极引导和协调数据库商，开展各类数据库使用培训；负责提供数据库使用的日常咨询、使用统计、数据库访问过程中出现的问题处理等售后服务事项。

（10）文档保存

牵头单位应负责妥善保管数字资源集团采购的相关文档，包括谈判过程中的有关函件，如合同、集团采购方案、集团使用统计，重要往来信件等。