善于管理自己的时间

“不善于支配时间的人，经常感到时间不够用。”这句话相当有道理。然而，如何才算善于管理自己的时间呢？这是过去十几年来时间管理专家所试图解答的一个问题。

我们每个人可能都有过这样的感觉：有时自己体力充沛，情绪饱满、精神焕发；而有些时候却感觉身体疲乏、情绪低落、精神萎靡。这两种迥然不同的状态对我们日常工作的影响肯定也是截然不同的。这就说明：人的体力、情绪、精神状态等，也会呈现出周期性的变化。如果我们善于利用体力、情绪、精神状态较佳的时间工作，那么工作效率也一定会很高。

但是，有些人又发现：即使自己的体力、情绪和精神状态都很好，工作效率却仍然不高。这是什么原因呢？

原因很简单，就是不善于管理自己的时间。在体力和精力都处于极佳的状态时，没有先安排比较重要的工作去做；而一旦身体和精神都到了疲乏的状态时，再做比较重要的工作，自然完成起来效率就低了。而且在这种状态下，意志力也会变得薄弱，使人更容易出现拖延、懒散等表现，这又进一步降低了工作效率。

事实上，这个世界根本不存在所谓的“没时间”这回事。如果你和很多人一样，也是因为“太忙”而没时间完成自己的工作的话，那么请你记住：这个世界上有很多人比你更忙，但他们却能出色地完成更多的工作。这些人并没有比你拥有更多的时间，而只是学会了更好地利用自己的时间罢了。

有效地管理时间、利用时间，既是提高工作效率的一种技巧，也是增强意志力的一种有效途径。试想一下，如果你可以很科学地管理自己的时间，知道哪些时间该做什么，并能非常自觉地利用这些时间，完成自己应该做的事，久而久之，你的潜意识就会接受你的这一正向行为，并形成习惯，从而更好地帮助你克服拖延，使你成为真正的高效工作者。

美国《财富》杂志曾有一个报道介绍各大企业高级主管如何利用时间，其中提到前任惠普公司总裁格拉特是如何划分自己的工作时间的。格拉特把自己的时间划分得非常清楚：20%的时间与客户沟通，35%的时间用在会议上，10%的时间用在电话上，5%的时间用来看公司文件，剩下的时间则用在与公司没有直接或间接关系，但有利于公司发展的活动上。比如：接受记者采访，预备商界共同开发的技术专案，或总统召集他们参加有关贸易协商的咨询委员会，等等。当然，每天他还要留下一些空当时间来处理各种突发事件，例如临时接受新闻界的采访等。

著名的“二八原则”认为：约80%的结果是由该系统中约20%的变量产生的。例如，在企业中，通常80%的利润来自于20%的项目或重要客户；经济学家认为，20%的人掌握着80%的财富。这也等于在告诉我们：我们应该用80%的时间来做那些可以给我们带来最高回报的事情，而用20%的时间做其他事情。将这个定律融入到我们的日常工作中，对最具价值的工作投入充分的时间，就可以让自己摆脱“瞎忙”的陷阱。“分清轻重缓急，设计优先顺序”，这就是管理时间的精髓。

（1）列出一张目标清晰的工作清单

我们每天都要面临大量的工作，如何才能高效地完成这些工作？最好的办法就是列一份目标明确的工作清单，目的只有一个，就是将时间用在真正重要的事情上，最终减少我们工作的时间，获得一种轻松的生活状态。一份有效的工作清单不仅应简明扼要、主次分明、目标清晰，也要保证实施步骤简单，容易在短时间内迅速完成。

●在列工作清单前，要设置好清晰、可实现的工作目标，并将目标细化，把大目标分解成小目标，然后围绕完成目标的目的来制定工作清单。

●工作清单上应分配好完成每项工作的时间，本着先重后轻、先急后缓的原则，将每天的工作梳理清楚。

●设定好完成每项工作的起始时间和结束时间，以免自己在工作时失去自控力，拖延、浪费时间。

●在列工作清单时，也要留出一定的机动时间，应对一些突发事件。比如，突然有客户来拜访，或有上级领导突击检查需要接待，等等。

●需要注意的是：工作清单只是一种管理时间的参考，并不是僵化不变的。当事情出现变化时，要学会适度调整，吸取经验，以便以后的工作计划订立得更具有可行性。

（2）有计划地做事

工作清单列好后，接下来就是按照上面的计划投入工作了。在工作时，我们要按照工作清单上的要求，分清工作主次，有计划地做事。这样才能做到有的放矢，从容不迫，充分将时间利用起来。

●善于处理突如其来的琐事，比如突然打进来的无关紧要的电话、突然出现在桌子上的文件等小事，可以暂时放到一边，不让它们打乱自己的工作思路。

●在做一些重要而棘手的工作时，应专门设立一个时间段。在这个时段内，尽量避免他人打扰，更不要去做些不重要的其他琐事。

●不要企图一口吃成胖子，先集中精力做好一件事，再去做下一件事，这样才能时刻保持头脑清醒。

●尽量远离那些做事拖延、浪费时间的人，让自己对工作保持高度的专注，增强抵抗外界干扰的能力。如果有人想找你聊一会儿，可以直截了当地拒绝，让对方知道是工作的时候，不适合闲聊。

●有意识地提高自己的意志力。比如，可以给自己制订一个为期30天的计划。在这30天内，要求自己每天一定要完成某件事，如按时起床、每天早晨跑10公里等。意志力提高了，完成工作的效率自然也会相应地提高。