各类商务会议的注意事项

●各类商务会议的注意事项

会议是党政机关、企事业单位和群众团体处理重大事务、商讨问题做出决策、交流信息、总结经验、协调关系的重要工作形式。会议对于政府部门贯彻执行政策，集思广益，统一思想，有效地推动工作有着重要的意义，对于企业和公司来说，会议对于发展业务同样必需。英国英特尔计算机公司总裁安德鲁·格罗夫说：“会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段。”所以要想在商务会议中树立良好的商务形象，最好将各种常见的会议中的注意事项了解清楚。

会见中要按身份高低分接见和拜见。安排会见要订好计划，明确时间、地点、议程，双方出席人员座次要排好。主方应先于客方到达会场，在门口迎候。双方就座后，应先进行自我介绍，先主后宾，交换名片，然后双方致辞、互赠礼物、合影留念。会见结束时主人与客人握手道别。这里着重要提出的是会见时的座次顺序。相对式排列时，面门一方为上，背门一方为下，每排居中为上、右尊左卑分列；并列式排列时，主人在左，主客在右；自由式排列时多用椭圆型会议室，宾主自由就座，适用于多边会见。

晚会要事先精心安排好节目，这主要根据本地的传统文化和实际能力以及来宾的性质、身份、风俗习惯、双方的相互关系等来安排，最好选一些有本地特色的音乐、歌曲、戏剧、舞蹈，必要时可加入一两个来宾所在地的知名节目或来宾本人喜爱的节目。演出前，接待人员要在门口迎候，并专门设立休息厅，主人与来宾共同步入剧场，其他观众应起立鼓掌欢迎。来宾座位的安排要便于安全保卫，位置要最佳，在正规的剧场内观看文艺演出，通常最好的座位在第七至九排的中间。还要让宾主集中就座，来宾进场、退场要比较方便。演出时应印制专门的节目单，人手一份，对每个节目略加介绍。演出结束时，主人与来宾要一同上台，向演员献花、见面、合影，来宾退场后，观众才离开。

舞会是对外交往中高雅而又重要的交际联谊活动，一般以两小时为宜，通常安排在晚上8点至10点。组织舞会要确保男女性别相当、配备一定的礼宾、接待、安保人员和演奏、灯光、音响、服务人员及伴舞者。舞会中男士应主动请女士共舞，女士可以婉拒，但男士不得拒绝。同性不宜共舞。一般来说，只能请一位异性跳一支舞曲。一曲终了，全体跳舞者须在原地立定，面向乐队鼓掌致谢后，方可离去。舞曲要快慢交错、时间长度与规定要求大体相称，尾曲用《友谊地久天长》，使来宾知道舞会结束。

新闻发布会，简称发布会，有时亦称记者招待会。它是一种主动传播各类有关的信息，谋求新闻界对某一社会组织或某一活动、事件进行客观而公正的报道的有效沟通方式。发布会礼仪至少应当包括会议的筹备、媒体的邀请、现场的应酬、善后的事宜等四个主要方面的内容。筹备新闻发布会，要做好主题的确定、时空的选择、人员的安排、材料的准备等项具体工作。新闻发布会的主持人应该选那些仪表堂堂，年富力强，语言流畅，幽默风趣，见多识广，反应灵活，善于把握大局，长于引导提问，具有丰富的主持会议的经验的人来担任。一般应当由主办单位的公关部部长、办公室主任或秘书长担任。

材料的准备：其一，发言提纲；其二，问答提纲；其三，宣传提纲；其四，辅助材料。例如，图表、照片、录音、录像、影片、幻灯、光碟、实物、模型、沙盘等等。

善后的事宜：其一，要了解新闻界的反应；其二，要整理保存会议资料；其三，要酌情采取补救措施。在听取了与会者的意见、建议，对于失误、过错或误导，都要主动采取一些必要的对策。

面对比较有压力的商务会议，许多人常常因为没有计划好或毫无准备而搞得一团糟。不充分考虑会议对象、会议议程以及会议宗旨是不符合礼仪规范的，因此，开好一个会议，准备与筹划十分重要。

根据3M公司会议管理研究所的看法，在筹划一个正式会议或准备一次正式会议时应遵循如下几个步骤：

1．安排好会议时间。会议时间的安排是一个艺术，最好避免两个时间：周五下午——大家都在计划旅游、休息的时间，周一——大家还在从假期中调整的时间。

2．日程通知。提前通知相关人员会议的议事日程。

3．参会人员考量。会议的召集人最先需要考虑的是请谁参加会议，这个人有无出席的必要，他的到场会不会给其他人带来不便？

4．安排休息时间。充分考虑会议期间的休息时间，因为每个人的注意力都很有限。

5．座位安排。领导坐在椭圆形会议桌的一边，并且是离门最远的地方；客人和贵宾应该坐在领导的对面，即门的旁边。

6．保证会议的高效性。一个有效率的会议意味着什么呢？它意味着要规避该规避的，提倡该提倡的，保证会议的高效性。

当然在会议安排中需要避免出现一些不必要的麻烦：

1．迟到。准时到场，如果有不能避免的迟到，应尽量通知领导。迟到后，用一个最安静的办法进入会场，不要打断会议秩序。

2．开会时手机、手表的铃声，肚子的叫声等这些噪音会打扰开会的进程，开会之前注意采取一些措施来避免。

3．开会时出现争论。会议主持人要尽快判断这个争论是否需要马上在会议上解决。

4．跑题。一个成功的会议和主持人有很大的关系，他必须掌控会议的主题、走向与节奏。

一个成功的会议并不是一个很大的秘密，也不是一种科学，它在很大程度上是一种交流与掌控的艺术。如果上面的会议礼仪能得到遵守和落实，在如今时间就是金钱的时代，提倡低调节约的特殊时期，你的公司将会砍掉一大笔臃肿而低效的会议成本。