拟订接待方案及行程安排

任务一　拟订接待方案及行程安排

一、训练目标

（1）能够确定接待规格。

（2）能够拟订接待方案。

（3）能够进行接待经费预算。

二、任务内容

重庆同声速记服务有限公司近期需要接待深圳速记服务有限公司的领导和相关人员，共同交流两地速记服务事宜，洽谈购买速录机事宜。深圳速记服务有限公司是亚伟速录机的全国总代理商，公司陈副总经理和办公室王主任、秘书郭涛前来重庆。双方已在电话里进行了沟通，本次由重庆同声速记有限公司的张总负责接待，将安排一天的时间进行交流访问、一天的时间进行会谈和签约、一天的时间进行参观考察。如果你是重庆同声速记服务有限公司王秘书，应该怎样拟订本次活动的接待方案呢？

三、任务要求

（1）概述秘书完成这项任务的步骤。

（2）制订出合理可行的接待方案并进行模拟演练。

四、训练提示

（1）以3人成立工作小组，在充分讨论的基础上，形成接待方案。

（2）每个小组派出1名成员进行接待方案汇报，汇报后选出较优的一套方案进行模拟演练。

五、训练内容及成果

1.工作任务

拟订团队接待方案。

2.工作过程概述

王秘书在接到任务后，立刻与深圳速记服务有限公司秘书取得联系，请对方将来访事宜用公函方式通过传真或电子邮件发给本公司进行确认，公函中应体现来访日期、主要事项、来访人数、职务、性别、交通工具、住宿要求、费用承担、返程票预订、禁忌及注意事项等相关内容。收到邮件后，王秘书开始拟订团队接待方案，在方案中明确了接待规格、接待日程安排、接待经费、接待事项、责任人等内容，并送交总经理审批。获得总经理批准后，王秘书开始填写客户来访通知单（邀请函），组织相关接待人员召开了接待工作动员会，在会上明确了接待人员的工作任务，并对有关人员进行接待培训。

3.训练成果

（1）接待计划表见表2－24。

表2－24　接待计划表

（2）接待日程表见表2－25。

表2－25　接待日程表

（3）接待经费预算。

资料及打印费：1000元

餐饮费：3000元

会务费：2000元

交通费：2000元

接待工作费：1000元

礼品费：2000元

其他：1000元

合计：12000元

六、综合训练题

（1）假如你是江滨市人民政府办公室的主任。本市的友好城市澳大利亚悉尼市将派代表来本市进行为期一周的友好访问。市长办公会议决定由市政府组成一个接待小组负责本次接待工作，让你担任接待小组组长。请你拟订接待方案及行程安排，以便顺利完成此次任务。

（2）上海兴达公司欲与加拿大某企业合作，加拿大以品牌、技术入股，利用上海比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。加拿大代表团一行9人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请秘书小高做好准备。假如你是小高，你怎样设计这个接待方案？

（3）这天，逸阳公司总经理办公室接到外资企业超凡公司总经理办公室打来的电话，说他们公司一行5人将于5月18日抵达本地，专程到逸阳公司商谈合作有关事宜。可就在5月17日上午，逸阳公司总经理办公室接到市政府办公室的电话，要公司赵总经理第二天参加一个全天召开的临时紧急会议。赵总经理要他的秘书小黄做好接待安排，并马上把接待方案和行程安排送他审批。

（4）“星海”手机上海专卖年度的经营颇有成效，因此12月2日至4日，集团公司将派专员一行3人来检查工作、交流经验。“星海”手机上海专卖的负责人为王主管。王主管的秘书魏小姐在接到接待任务后，到王主管办公室请示工作，王主管告诉她，检查人员中有一位是沈阳分公司总经理李×，上海人，是他的老同学，另两位分别是李×的副总项×和李×的秘书宋×，他们是沈阳人。他们受集团公司任命为检查小组，专程来上海检查三家专卖店的工作情况，12月2日他们会检查店堂布置、促销、服务等工作；12月3日，他们会代表集团公司对三家店的销售成绩进行表彰。王主管很重视这次接待工作，要求魏秘书认真拟订接待工作方案。请演示工作过程，并制订一份接待工作方案。