办公室事务

第二单元　办公室事务

办公室事务管理是办公室工作人员的本职工作，本章主要对办公室环境管理、日常安排与管理、电话管理、印信管理等内容进行训练，帮助你尽快熟悉办公室日常工作和技能，从而成为领导的得力助手。

一、办公环境布置原则

（1）整洁舒适。

（2）和谐统一。

（3）合理实用。

（4）环保安全。

二、办公室的美化

（一）办公室的视觉环境管理

1.办公家具的选用

在办公用具的选用上，除了注意其实用和安全外，应尽可能选择规格、颜色、款式等和谐统一、风格一致、整齐划一的系列产品，可以增强办公室的美观效果。

2.办公室的绿化

在办公室美化中，绿化是不可忽视的，因为绿化不但可以点缀美化环境，也可以改变办公室周围的小气候，还会产生良好的视觉效应。

3.办公室的装饰

办公室里不宜有过多的装饰品，但适当悬挂或放置一些有品位的油画及工艺品，能适当改变办公室单调的气氛，但要注意，过于鲜艳的廉价作品，如低劣的绘画、明星印烫画等，只会使办公室显得浮躁和不雅。

（二）办公室的听觉环境管理

听觉环境指办公室所处的环境中有益或有害的声音。

（1）消除噪音的来源。

（2）用吸音材料以减少噪音的影响。

（3）适量音乐的播放。

（三）办公室的空气环境管理

（1）温度，最舒适并有益于健康的工作温度是15～20℃。

（2）湿度，最适宜的湿度为40％～60％。

（3）空气流通，每人每分钟需要45m³的新鲜空气。

（4）空气的净化，包括地板的打扫、拖洗、擦净、上腊与打光等。

三、办公室的健康与安全管理

（一）健康

（1）定期健康检查。

（2）灌输卫生知识。

（3）采取疾病预防。

（4）保持环境整洁。

（5）推行健康运动。

（6）举办康乐活动。

（二）安全管理

1.树立安全意识

掌握基本的法律知识，用法律保护自己的合法劳动权益。上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、劳动保护的规定和本组织有关的规章制度；细心检查并主动识别存在于工作场所及机器设备中的隐患，并及时排除或向上司报告，尽快解决，以维护好健康安全的工作环境。

2.识别办公室安全隐患

办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及门、窗等存在的隐患，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。

办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。

办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等因堆放太多东西而有倾斜倾向等。

办公设备及其操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。

工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品、女士的长头发容易卷进有关的机器设备、复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上、在办公室里抽烟、不能识别有关的安全标志等。

消防隐患：如乱扔烟头、灭火设备已损坏或过时、灭火器上堆放物品、火灾警报失灵等。

3.进行安全检查

包括办公环境和办公设备两部分：要区分隐患记录及处理表和设备故障表的使用，前者记录的是隐患，包括办公环境和办公设备两部分，后者是记录办公设备运行中出现的故障。例如，计算机不能工作了，就应填设备故障表，如果计算机仍能操作，但屏幕被强光照射，非常刺眼，就应该填写隐患记录及处理表。

4.安全管理重点

（1）防盗。在办公大楼内应设有24小时值班的保安人员。

（2）防火。火灾首重预防，电器电线应定期检查，以防走火跑电引起火灾。

（3）防止意外伤亡。为了防止意外伤亡事故发生，组织应向职员进行防止意外事故的教育，使之平时养成安全的工作习惯。

5.通常企业办公室中安全检查的方法

（1）确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查。

（2）发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险。

（3）如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直至解决。

（4）将第（3）条中异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在本企业的隐患记录及处理表中。

四、如何管理时间

（一）ABCD工作法

现阶段时间管理理论的核心内容是根据事情的重要和紧急程度，将各种事务划为A、B、C、D四个类别，即ABCD工作法，见图2－1。

图2－1　ABCD原则

（二）时间表编制法

时间表是管理时间的一种手段，它是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格，是提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动，从而有效地管理时间，达到完成工作任务的简单方法。

（1）根据需求确定编制时间的周期。

（2）收集并列出该阶段所有的工作、活动或任务。

（3）发现活动有矛盾，主动与负责人协商，及时调整。

（4）按照时间顺序将任务排列清晰。

（5）绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目。

（6）用简明扼要的文字将信息（包括内容、地点），填入表格。

（三）日程安排的基本要求

（1）统筹兼顾。

（2）安排规范。

（3）效率原则。

（4）突出重点。

（5）留有余地。

（6）适当保密。

（7）事先同意。

（8）注意的事项：①以记叙、说明为主要表达方式；②编写要留有余地；③所有日程安排都要按领导的意思去办；④活动与活动之间要有一定的间隙时间；⑤要认真核查日程表，以提高工作效率；⑥对已处理完的工作，一般应注明结果。

（四）日志系统

日志是根据周计划表写出的一天内组织领导活动的计划，一般分为纵横两种方式。

1.日志的编制与管理

（1）手工填写的工作日志。

（2）电子工作日志。

2.手工填写的工作日志的管理

（1）对于手工填写的工作日志通常要准备两本：一本是上司使用，一本是自己使用。使用时的工作方法是：

①提前了解上司工作和活动的信息，在两份日志上填入，并于当日一早再修订和补充；

②提前在自己的日志上也清楚标出自己当日应完成的工作；

③输入或填写的信息要清楚、方便阅读，保持日志整洁，最好先用铅笔填写，确认后，再用水笔正式标明，还可以使用不同色彩的笔填写；

④输入或填写的信息要完整，要标明各项活动的时间、地点等必要信息；

⑤输入或填写的信息要准确，当日出现情况变化，应立即更新日志，并告知上司；

⑥在上司日志变化的同时，应更改自己的日志，并做好变更的善后工作；

⑦在自己的日志上要清楚标出为上司的有关活动所做的准备，并逐项予以落实；

⑧协助或提醒上司执行日志计划，在需要时能帮助上司排除干扰。

（2）工作日志的样式。秘书人员的日志内容除了包含上司的日志内容外，还需要包括：

①上司的各项活动需要秘书人员协助准备的事宜，例如，为上司某某会议准备发言稿、会议议程、订机票，为上司的某某会谈草拟合同和订餐等；

②上司交代的工作，例如，为签字仪式联系地点、媒体等准备工作；

③自己职责中应做的工作、活动，例如，撰写半年工作总结，值班等。

（3）工作日志填写的信息内容：

①对上司在单位内部参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点、内容；

②对上司在单位内部接待的来访者，要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间；

③对上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记录清楚时间、地点的确切细节、对方的联络办法等；

④在上司安排个人活动的时间，如去医院看病等，秘书人员不要在这段时间安排其他事宜；

⑤上司私人的信息，如亲属的生日，以提醒上司购买生日卡或礼物。

（4）处理工作日志的变化与调整。一般的变更包括：

①原定结束时间超时；

②追加紧急的或新添的项目；

③项目的时间调整、变更；

④项目终止或取消。

针对上述情况，秘书人员应注意：

①安排的活动之间要留有10 min左右的间隔或适当的空隙，以备活动时间的拖延或新添临时的、紧急的事情的需要；

②进行项目的时间调整、变更，仍然遵循先重、急后轻缓的原则，并将变更的情况报告上司，慎重处理；

③确定变更后，应立即做好有关善后工作，例如，通知对方，说明理由，防止误解等；

④再次检查工作日志是否已经将变更后的信息记录上，不要漏记和不做修改。