明晰秘书的岗位职责

任务一　明晰秘书的岗位职责

一、训练目标

（1）准确把握秘书任职必须具备的岗位要求。

（2）准确把握秘书任职必须具备的职业道德标准。

（3）了解秘书任职所需的能力和知识要求。

二、任务内容

根据案例拟定公司招聘秘书人员的招聘书。

海星（集团）有限公司是一家集家居设计、家具制作、室内外装潢于一体的大型公司，为了广泛吸纳优秀人才、加快集团公司发展、适应市场改革需求，根据实际情况拟招聘秘书类岗位人员共三人，其中董事会秘书、办公室宣传秘书及前台接待秘书各一名。假如你是办公室主任高叶，请你撰写招聘书，你准备如何完成公司的任务？

三、任务要求

请你根据对秘书职业的了解，撰写三份招聘书，重点要写出对不同秘书岗位人员的从业资格、职业素养及技能的要求。

四、训练提示

（1）实训时，全班可先分为若干个实训小组，每组4人。

（2）实训小组组长明确组员扮演的角色，对实训任务进行分工，在规定的时间内必须完成各自的任务。

（3）在实训中既要求独立操作，又要求组员之间的相互协作。

（4）在规定时间内各组上交完成的任务文本，教师集中评议。

（5）在这项训练中，你需要利用课余时间走访相关企业或访谈往届毕业生，获得企事业单位招聘秘书岗位的实际经验。

五、训练内容及成果

1.工作任务

撰写企事业单位秘书的招聘书。

2.工作过程概述

高叶接到撰写任务后，首先必须明确不同秘书岗位人员的主要职责，并据此设定秘书岗位的从业资格，然后将所撰写的招聘书交给相关部门审核再向社会发布招聘信息。

3.训练成果

1）招聘岗位：董事会秘书（1名）

（1）主要职责：

①协调、安排董事长的工作日程；

②为公司领导提供日常服务；

③起草公司领导需要的各种文件；

④筹备董事会（长）会议，并负责会议的记录工作，保管会议文件和记录；

⑤协助公司对外推介的宣传活动，协助董事会安排公关活动；

⑥协调公司进行筹备上市方面的各项工作；

⑦协调公司与行业主管部门、政府相关部门的关系；

⑧密切关注国家宏观政策、行业情况、本公司发展动态，为董事会（长）提交分析报告和决策建议；

⑨负责公司投资者关系管理和股东资料管理工作，协调公司与证劵监管机构、股东及实际控制人、证劵服务机构、媒体等之间的信息沟通等；

⑩公司上市完成后，按《公司法》《证劵法》及其他法律法规要求，负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制订公司信息披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；保证公司信息传递的及时、合法、真实和完整。

（2）资格要求。

学历为本科以上。男性，身高在1.72m以上，年龄在32岁以上；女性，身高在1.65m以上，年龄在30岁以上。外语要求为英语良好。工作经历，要求有5年以上家居行业或建筑企业董事会秘书工作经验。

2）招聘岗位：办公室宣传秘书（1名）

（1）主要职责：

①能熟练操作办公软件，实现办公自动化，有较强的文书处理能力和写作功底。

②负责企业文化的宣传和氛围营造、内部宣传稿件的撰写和审核、员工活动组织实施等管理工作。

③性格开朗，善与人交际，有一定的组织能力，有较好的团队精神，熟悉公文写作。

（2）资格要求。

学历：本科。工作经验：两年以上。年龄：25～35岁。性别：不限。外语要求：英语口语流利。

3）招聘岗位：前台接待秘书（1名）

（1）主要职责。

①端庄大方，气质佳；有良好的道德品质，忠诚敬业，上进心强；诚实稳重，工作细心负责，能承受工作压力，有工作热情。

②具有良好的沟通协调能力，能灵活妥善应对各种突发事情，协助各部门顺利开展工作，能做好领导接待工作，有相关经验者优先。

（2）资格要求。

学历：大专。性别：女。年龄：18～28岁。语言要求：英语，良好。

六、综合训练题

（1）在你所在的班级或团队中，你认为谁最适合从事秘书工作？列出至少5个特点并进行评价说明。

我认为________________最适合从事秘书工作，因为

①

②

③

④

⑤

综合来看，我认为________________。

（2）谈谈你所知道的人们对秘书工作的常见误解，并给予评价（相关信息填入表1－6中）。

表1－6　对秘书工作的常见误解和分析评价表

（3）讨论“男性更适合做秘书还是女性更适合做秘书？”（相关信息填入表1－7中）

表1－7　男性或女性适合做秘书的原因分析表

（4）采访一名秘书人员，找出秘书工作中的三个常见的难题，并找出解决的方法（相关信息填入表1－8中）。

表1－8　秘书工作中的三个常见难题及其解决的方法

（5）总经理授权秘书小蔡主持招聘新秘书的初试，要以秘书业务基本知识和能力为主，通过笔试从100名应聘者中选拔出10名进行由总经理亲自主持的复试，并强调若有疑问和难题可随时找他商量。小蔡接受任务后，决心在出这份试卷中表现出自己名牌大学毕业生的水平，出了一些管理学前沿的理论问题，并提出评分标准，亲自监考、阅卷。结果，初录的10名应聘者在总经理主持的复试中，对“秘书是干什么的？”“你将如何做好秘书”等基本问题，也不能准确回答。总经理将初试试卷调来查阅后说：小蔡代表我选人，却没有用我的尺度，只有重新选。

请思考：秘书小蔡受命主持招聘新秘书的初试，错在哪里？

（6）陈洁是一家公司的行政助理，每天事务繁杂，忙得团团转。公司的设备维护，办公物品购买，付通信费，买机票，订客房……恨不得长出八只手来，于是牢骚和抱怨成了家常便饭。

这天，刚付电话费，财务部的小李来领胶水，陈洁不高兴地说：“昨天不是刚来过吗？怎么就你事情多，今儿这个、明儿那个的？”抽屉开得噼里啪啦，翻出一瓶胶水，往桌子上一扔：“以后东西一起领。”小李有些尴尬，又不好说什么。销售部的晓蕾风风火火地冲进来，原来复印机卡纸了。陈洁脸一沉，不耐烦地挥挥手：“知道了，烦死了！跟你说一百遍了，先填保修单。”单子一甩：“填一下，我去看看。”陈洁边往外走边嘟囔：“综合部的人都死光了，什么事情都找我！”平时大家议论：陈洁人是不错，但嘴巴太厉害了。年末评先进没有陈洁的份，她觉得很委屈：我累死累活的，却没人体谅我……

请问陈洁为何会有这样的结果？从秘书应具备的角色意识作评述。

（7）荣达机械有限公司和河海职业技术学院签订了校企合作协议。这天，唐总经理会晤了河海职业技术学院的陈院长，会晤后，陈院长说，学生们想了解一下职场面试的全过程和注意事项，希望公司的专家能开个讲座，模拟一下面试。最后，唐总经理把这个任务交给了秘书尹晓雯。请问尹秘书应如何才能完成此项任务？