各种庆典活动的策划和控制

一、各种庆典活动的策划和控制

庆典活动一般有开幕庆典、闭幕庆典、周年庆典和节庆活动。

1.庆典活动的含义

庆典活动是隆重的大型庆祝典礼活动，是组织围绕重要节日或自身重大的、值得纪念的事件而举行的庆祝活动。如开幕典礼、奠基典礼、节庆或周年纪念等。

庆典活动是一次向社会公众展示自身良好形象的机会，有助于扩大组织的知名度，提高美誉度，增强凝聚力，还能促使组织内员工广交朋友，化解积怨，增进友谊。

2.庆典活动的组织

庆典活动必须进行精心策划和组织，要办好一次庆典活动，应认真做好以下几方面的工作。

（1）精心选择对象，确定来宾

庆典活动应邀请与组织有关的领导、知名人士、社区公众代表、同行组织代表、社团代表、同行业代表、组织内部员工和新闻记者等前来参加。名单拟定后，提前7～10天发出请柬，以便被邀宾客安排时间参加庆典活动。

（2）合理安排庆典活动的程序

庆典活动的程序一般包括主持人宣布活动开始、介绍重要来宾、组织领导和重要来宾致辞或讲话。有些活动还须要安排剪彩、参观、座谈、重要来宾留言，宣传资料和纪念品也应及时散发。

（3）安排接待工作

庆典活动开始前，要安排专门的接待室或会议室，以便在正式活动开始前，让来宾休息或与组织的领导交谈，应做好一切接待准备工作。接待和服务人员要安排好，活动开始前所有有关人员应各就各位。重要来宾的接待，应由组织的核心人物亲自完成。入场、签到、剪彩、留言等活动，都要由专人指示和领位。

（4）安排致辞、剪彩人员

致辞、剪彩的主办方人员应是组织的主要负责人，致辞要言简意赅起到融洽关系的作用。致辞、剪彩的客方人员应是地位较高、有一定声望的知名人士。

（5）安排礼后活动

庆典活动基本程序结束后，可组织来宾参观工作现场、生产设施、服务设施或陈列展品，这是让社会公众了解自己、宣传自己的好机会。也可通过座谈、留言的方式广泛征求来宾意见，以期日后完善。

（6）物资准备和后勤、保安等工作

庆典活动的现场，须要有音响设备、音像设备、文具、电源等；需要剪彩的，要有彩绸带；在特殊场合还要准备鞭炮、锣鼓等。宣传品、条幅和赠送的礼品也应事前准备好，赠送的礼品要与活动有关或带有企业标志。另外，可以安排一些短小精彩的有特色的文艺节目为活动助兴，这些节目可以组织内部人员表演，也可以邀请有关文艺团队或人员表演。

3.庆典活动的注意事项

庆典活动集中展现着组织的形象。组织进行这类活动时要注意以下几点。

（1）要有计划

庆典活动应纳入组织的整体规划，应符合组织的整体目的。组织者应对活动进行全盘考虑，切忌想起一事办一事，遇到一节庆一节。

（2）要选择好时机

调查研究是组织开展公共关系活动的基础。庆典活动也应在调查的基础上抓住组织时机和市场时机，尽可能使活动与组织、市场相吻合。

（3）要注重科学性与艺术性

公共关系活动是科学地推销产品和形象的过程，但要赋予其艺术内涵，使其更具魅力，这样会有更好的宣传效果。

（4）要注重新闻性

庆典活动的策划应该具有新闻价值，吸引媒体关注，借媒体之力扩大庆典活动的宣传效果。

（5）要注重新颖性

只有新颖的策划才能吸引公众的目光，但是在追求新颖的同时，不能忽视公众的心理承受能力，否则会事与愿违。

4.几种主要的庆典活动

庆典活动一般有开幕庆典、闭幕庆典、周年庆典和节庆活动等几种类型，下面介绍几种主要的庆典活动。

（1）开幕庆典

开幕庆典又称开幕式，是指组织为首次与公众见面的、具有纪念意义的事件而举行的展现组织新风貌的各种庆典活动，包括各种博览会、展览会、运动会和各种文化节日的开幕典礼，组织或企业的开业典礼，重要工程的开工典礼或奠基典礼，重要设备及工程首次运行或运转的庆祝活动，如通邮、通车、通航等典礼活动。

开幕庆典是社会组织第一次向公众展现组织整体面貌，能体现出组织领导人的管理能力，组织公关人员的策划能力和组织能力，组织的社交水平及组织的文化内涵。这往往会成为社会公众对组织感情亲疏的重要标准。因此，开幕典礼应该精心组织和安排，主要包括以下工作程序。

①拟定邀请宾客名单，发出请柬。

②安排庆典活动程序。活动程序一般为主持人宣布典礼开始、介绍重要来宾、组织领导人致贺词、致答词、剪彩、参观、座谈或宴请招待。

③确定致辞和剪彩人员。

④做好活动接待工作。公关人员要事先确定迎宾、签到、接待、剪彩、摄影、录像、播音等有关服务人员，并在典礼前到达指定岗位。

⑤组织来宾参观。庆典活动结束后，一般可以安排来宾参观，这是让公众了解组织基本情况的好机会。

⑥广泛征求意见。通过座谈和留言等形式广泛征求意见，并尽快将意见和建议整理出来，以总结评估活动的效果。

（2）闭幕庆典

闭幕庆典是组织重要活动的闭幕式或活动结束时的庆祝仪式，包括各种博览会、运动会和文化节日的闭幕典礼，重要工程的竣工或落成典礼，学校学生的毕业典礼，组织重要活动或系列活动的总结表彰或为其圆满结束举行的各种庆祝活动等。

（3）周年庆典

组织周年庆典指组织在发展过程中的各种内容的周年纪念活动，既包括组织“生日”纪念，如工厂的厂庆、学校的校庆及大众媒介机构的刊庆或台庆等，也包括组织或企业之间友好关系周年纪念，还包括某项技术发明或某种产品问世的周年纪念和其他内容的周年纪念活动。公关人员策划和组织周年庆典活动时，应注意以下几点。

①周年庆典要体现总结过去、继往开来的内涵。

②周年庆典应强化对内部员工进行热爱组织教育和热爱本职工作教育的主题。

③周年庆典的活动方式应该新颖独特，增强活动对公众的吸引力。

（4）节庆活动

节庆活动是指组织在社会公众重要节日举行或参与的共庆活动。开展节庆活动要注意以下几点。

①要区分节庆活动类别。各国、各民族的节庆日名目繁多，大致可分为法定节日和民间节日两大类。近年来，我国有些地方还根据各自的地理文化环境、习俗、民间传统等特点举办了具有浓郁地方特色的节庆活动，如哈尔滨的冰灯节、洛阳的牡丹节、青岛的啤酒节、广东的龙舟节等活动。

②开展节庆活动，要富有传统特色。按照我国传统习惯，春节要请宾客吃“年夜饭”；中秋节要开展赏月活动，品尝月饼。云南丽江地区民族众多，具有浓郁传统特色的节日更是多姿多彩，如六月有“火把节”、七月有“朝山节”等。

③开展节庆活动要根据自身情况，因地、因人制宜，开展相应的公关活动要量力而行，讲求实效。