应收款管理系统应用

一、设置账套参数

（一）系统启用

系统启用就是激活应收管理模块。操作的步骤是：在“企业门户”窗口中选择“基础信息—基本信息”按钮，进入“基本信息”窗口，单击“系统启用”按钮，打开启用窗口，如图5−1所示。

图5−1 系统启用

选中“应收账款”复选框后，选择启用日期，并在弹出的提示对话框中单击“确定”按钮，启用应收款管理。

（二）设置账套参数

初始化设置是建立应收管理的基础数据，用于确定使用哪些单据处理应收业务，确定需要进行账龄管理的区间以及凭证科目。用户可以选择使用自己定义的单据类型进行业务的处理、统计、分析、制单，使应收业务管理更符合用户的需要。

启动用友 ERP−U8 后进入“企业门户”，选择“财务会计”|“应收款管理”|“设置”|“选项”|“账套参数设置”，如图5−2所示。

图5−2 参数设置

单击“编辑”就可以进行参数设置。在“常规”选项中，用户可以设置的主要选项如下： （1） 应收款核销方式：该系统为用户提供了两种应收款的核销方式，“按单据”和“按产品”，一般的企业，按单据核销就可以。

（2） 单据审核日期依据：系统为用户提供了两种确认单据审核日期的依据，即“单据日期”和“业务日期”，在账套使用过程中，用户可以随时将选项从按单据日期改成按业务日期。

（3） 汇兑损益方式：有“外币结清”和“月末处理”两种方式。

（4） 坏账处理方式：系统为用户提供了两种坏账处理的方式，“备抵法”和“直接转销法”，如果当年已经计提过坏账准备，则此参数可以不修改。

（5） 代垫费用类型：代垫费用类型解决从销售管理系统传递的代垫费用单在应收系统用何种单据类型进行接收的功能。

（6） 应收账款核算模型：系统提供两种应收款管理系统应用模型，用户可以选择“简单核算”和“详细核算”。用户必须选择其中一种方式。

是否自动计算现金折扣，用户可以选择自动计算现金折扣和不计算现金折扣两种方式，如果用户选择了不自动计算现金折扣，则系统不自动计算现金折扣，在账套使用过程中用户可以修改此参数，如果用户选择自动计算现金折扣，还需要通过单据核销窗口中的栏目设置。

是否进行远程应用，如果用户选择了进行远程运用，则系统在后续处理中提供远程传输付款单的功能。远程标志号必须是两位数字（01～99）。

二、基础设置

基础设置就是企业在使用销售与收款子系统时，根据企业的特点、规模和其他要求而设置的基本的信息。包括：客户档案设置、部门和职员档案的设置、客户的付款条件的设置、坏账准备的设置等。

1. 客户档案设置

客户档案是和企业有交易关系的客户的集合。客户档案设置是对销售客户档案的设置、维护和管理，并为系统中使用客户档案的各功能模块提供数据。客户初始化的主要内容包括：客户编码、客户名称、客户简称、所属分类码、税号和银行账号等。

应收管理系统是紧密围绕着客户进行的，建立完整的客户档案是进行管理的基础，建立客户档案的步骤是：从“基础档案”|“基础档案”|“客户档案”进入，如图5−3所示。

图5−3 客户档案

单击“增加”按钮，弹出“增加客户档案”对话框。输入完毕一个客户信息后，单击“保存”，保存信息。

注意：在添加客户档案时，客户编码、客户简称、所属分类和币种是必须填写项目。

2. 部门档案和职员档案设置

部门档案和职员档案设置是对涉及销售业务的企业各部门和负责销售业务的个人进行编码，以便在销售业务中明确责任单位和个人，并可以进行统计分析。前者指某个使用单位下辖的具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元体，不一定是实际中的部门。后者指主要用于记录本单位使用系统的职员列表，包括职员编号、名称、所属部门以及职员的属性等。为了保持数据的一致性和明确相应的责任，编码一旦设定并且被使用后，不允许修改和删除。部门档案界面如图5−4所示。从“基础档案”|“基础信息”进入，单击“增加”按钮进行增加。

图5−4 部门档案设置

3. 结算方式的设置

企业销售货款的结算方式主要有现金、支票、汇兑、银行汇票、商业汇票等，结算方式用收款环节，不同的结算方式管理要求不同。另外，结算方式将用于转账处理中，结算方式不同，收款信息转化为会计凭证对应的会计科目也可能不相同。结算方式设置的内容一般有以下的内容：

（1） 结算方式名称：根据企业的实际情况，必须录入所用结算方式的名称，录入数据必须是唯一的。

（2） 结算方式编码：是用来区别某个结算方式。用户必须按照结算方式编码级次的先后顺序进行录入，录入值必须是唯一的。结算方式界面如图5−5所示。从“基础信息”|“基础档案”进入，并对其进行增加。

4. 客户付款条件的设置

客户付款条件也叫作折扣优待，将决定客户在后段期间内付款所能获取的现金折扣，同时将决定每笔销售业务的最后付款日期。客户付款条件用于销售订单、销售发票等环节。企业可以根据本企业的情况设置多个条件，不同的客户使用不同的付款条件，同一个客户可以采用多个条件。

图5−5 结算方式

这种折扣通常可以表示为2/10、1/20、n/30，它的意思是在10天内偿还优待2%，在20天内优待1%，30天偿还就不优待并且为最后付款期，否则有可能还要支付违约金和利息。处理这种业务需要进行付款条件设置。付款条件模块的功能是为用户提供了定义付款条件的屏幕，将结果保存在相应的文件中，为其他有关业务提供信息。其界面如图5−6所示。从“基础信息”|“基础档案”进入，单击“增加”按钮对计量付款条件进行增加。

图5−6 付款条件

5. 应收账系统科目设置

初始设置与应收业务单据关联，可以选择自己定义的应收业务单据。基础设置和统计分析管理，可以实现对应收款和往来账龄分析及查询。进入“企业门户”，选择“财务会计”|“应收款管理”|“设置”|“初始设置”进入，如图5−7所示。

图5−7 基本科目设置

这个界面设置的科目是在总账系统中设置了末级科目的科目，而应收、预收、银行承兑、商业承兑等科目必须是在总账系统中被设置“客户往来”辅助核算的会计科目。

科目设置完成以后还可以进行“控制科目设置”、“产品科目设置”、“结算方式科目设置”等项目的操作。

6. 坏账准备的设置

坏账初始设置是指用户定义本系统内计提坏账准备比率和设置坏账准备期初余额的功能，根据企业所选择的坏账准备方式，对坏账准备期初余额、提取比率、科目进行设置，在初次使用时坏账准备的期初数是手工输入的，以后就由系统自动生成。

企业应于期末针对不包含应收票据的应收款项计提坏账准备，基本方法是销售收入百分比法、应收余额百分比法和账龄分析法等。

7. 账期内账龄区间的设置和报警级别的设置

账期内账龄区间的设置指对账期内应收账款或收款时间间隔进行定义，它的作用是便于用户根据自己定义的账款时间间隔，进行账期内应收款或收款的账龄查询和账龄分析，目的是清楚了解企业在一定时间中所发生的应收款和收款的情况。进入“企业门户”，选择“财务会计”|“应收款管理”|“设置”|“初始设置”，界面如图5−8所示。选择“账龄区间设置”，单击“增加”即可增加相应的账龄区间。

报警级别的设置与账期内账龄区间的设置类同。

8. 单据的类型设置

单据的类型设置是指企业将自己的应收账款业务与单据类型建立对应的关系，达到快速处理业务以及分类汇总、查询和分析的效果。系统在此提供了两个单据类型，“发票单据”和“应收单据”，用户可以进行选择设置。在应收款系统中发票的类型包括增值税专用发票和普通发票。

图5−8 账龄区间设置

应收单记录销售业务之外的应收情况。在本系统中，企业可以将设置应收单划分为不同的类型，以区分应收货款之外的其他应收款。应收单中的其他应收单、发票的类型为系统默认类型，不能进行删除和修改的操作。

应收单记录销售业务之外的应收款的情况。在本功能中，由用户设置应收单的不同类型，区分应收款之外的其他应收款。比如，可以将应收单分为代垫费用款、应收利息款、应收罚款等。设置时进入“企业门户”，选择“财务会计”|“应收款管理”|“设置”|“初始设置”，界面如图5−9所示，单击“增加”按钮增加新的单据类型，单击“删除”按钮就对当前的单据类型进行删除。

图5−9 单据的类型设置

9. 期初数据的录入

企业第一次启用收款管理子系统时，在建账期初必须录入尚未完成销售管理流程业务单据，以便保持手工会计信息与计算机会计信息的延续性，保证计算机会计信息系统中每笔业务的完整性。通过“期初余额”功能，用户可以将正式启用账套前的所有应收业务数据录入到系统之中，作为期初建账的数据。初次使用应收款系统时，需要将上期还没有处理完毕的单据都录入到系统中，以便在以后进行处理。而当进入第二年度时，系统则自动结转上年的数据。设置时进入“企业门户”，选择“财务会计”|“应收款管理”|“设置”|“期初余额”选项，如图5−10所示。

图5−10 期初数据−查询

输入查询条件以后，单击“确定”按钮打开“期初余额明细表”，选择“增加”按钮，进入“单据类别”对话框，如图5−11所示。选择需要增加的期初余额单据类型，单击“确认”进入相应的票据窗口，如图5−12所示。以应收单据为例，在此窗口就可以输入编号、科目、部门等信息。

图5−11 单据类别

图5−12 单据录入

输入完成后单击“期初余额明细账”中“对账”按钮，系统自动完成对账。

三、销售订单的处理

企业是通过与客户签订销售订单来确认客户对货物的需求信息的，销售订单是反映由购销双方确认的客户购货需求的单据，可以是企业销售合同中关于货物的明细内容，也可以是口头协议。在整个销售管理过程中，制定销售单是整个销售过程的第一步，企业通过销售订单的制定来组织货物来源。销售订单的内容有：业务类型、销售类型、订单日期、付款条件等。需要输入的基本数据大部分在初始化中定义，在录入可以使用系统提示参照输入信息。

1. 销售订单的输入

从“企业门户”|“供应链”|“销售管理”进入，选择“业务”|“销售订货”|“销售订单”，界面如图5−13所示，单击“增加”按钮，输入信息。

图5−13 销售订单

2. 销售订单的审核

在“销售订单”的界面中，单击“审核”按钮，如果经过审核后发现需要更改信息，可以单击“弃审”按钮。

3. 销售订单的查询

销售订单的查询主要是对订单的管理。在“销售订货”的界面中，单击“业务”按钮，进入“销售订单过滤条件”界面，如图5−14所示，可以通过输入信息来查询订单。

四、发货与退货的处理

1. 销售发货单

发货单是销售货物一方给客户的凭证，是发出货物的证明，可以是书面的，也可以是一种口头协议。根据一般销售模式处理方式的不同，发货业务可以分为先发货后开票和开票直接发货业务模式，在系统中，这两种模式可以同时存在，用户可以根据订单批量生成发货单，也可以采用手工输入的方式。从“企业门户”|“供应链”|“销售管理”进入，选择“发货”|“发货单”按钮，界面如图5−15所示。

图5−14 过滤条件

图5−15 销售发货单

2. 销售退货单

退货业务是指客户因货物质量、品种、数量等不符合规定的要求而将已购买的货物退回给销售企业的业务。退货单是发货单的反方向处理业务，是发货单的红字单据。同时退货单可以处理换货业务。从“企业门户”|“供应链”|“销售管理”进入，选择“发货”|“退货单”按钮，界面如图5−16所示，单击“增加”系统就自动弹出“选择订单”窗口，输入条件后单击“显示”按钮，返回到“销售退货单”窗口，单击数据标的第一行，选择“仓库名称”，同时输入“数量”、“报价”等信息后，单击“保存”按钮。

图5−16 销售退货单

3. 退货单生成红字发票

从“企业门户”|“供应链”|“销售管理”进入，选择“业务”|“开票”|“红字专用销售发票”按钮，界面如图5−17所示，单击“增加”按钮，系统会自动弹出“选择订单”界面，输入过滤的条件单击“显示”按钮选择相关的记录，再确认、保存和复核。

图5−17 销售专用发票

五、销售发票的输入

销售发票是在销售开票过程中企业所开具的原始销售单据，包括增值税专用发票、普通发票。销售发票是很重要的会计核算和管理单据，输入的时候应谨慎，发票的基本数据有：开票日期、发票号、客户简称及税号等内容。从“企业门户”|“供应链”|“销售管理”进入，选择“业务”|“开票”|“销售专用发票”按钮，其界面如图5−18所示。

图5−18 销售专用发票

在实际工作中，发货单与发票的客户有可能不是一致的，比如一张发货单开给一家单位，但是货款却是由另一家或多家单位来支付，这种情况下就需要开票给多家单位。

六、应收单据和收款单据的处理

单据的处理是应收系统的起点。企业同时使用应收和销售系统时，应收系统只对销售管理系统传递来的发票和费用单据进行处理，不能对其修改。应收系统所需要输入的单据仅仅是销售管理系统中没有输入的应收单。当企业单独使用应收系统时，则都在该系统中进行输入处理。

1. 增加应收款

应收单就是一张凭证，主要用于记录销售业务之外所发生的各种其他应收业务。从“企业门户”进入，选择“财务会计”|“应收款管理”|“应收单据处理”|“应收单据录入”，打开单据类别对话框，界面如图5−19所示，选择单据名称、单据类型、方向后确定，打开“应收单”窗口，如图5−20所示。输入信息以后单击“保存”按钮进行保存。

图5−19 单据类别

图5−20 应收单

2. 修改单据

选择“财务会计”|“应收款管理”|“应收单据处理”|“应收单据审核”选项，打开过滤条件窗口，输入需要的信息以后确定，进入应收单据列表窗口，如图5−21所示。

图5−21 应收单据列表

双击需要修改的单据进入相应的应收单据窗口，如图5−22所示，单击“修改”按钮进行修改。单据的名称、类型不能修改，可以删除该单据，重新增加一张新单据，审核过的和生成了凭证的单据也不能修改。

图5−22 应收单

3. 审核单据

单据的审核可以单张审核，也可以成批审核。批审的步骤：打开“应收单据处理”|“应收单据审核”选项，打开过滤条件窗口，输入需要的信息以后单击“批审”，系统根据输入的条件自动进行全部单据的一次性审核。单张审核的步骤是：进入“应收单据列表窗口”，单击需要审核的单据，进入应收单据窗口后单击“审核”按钮。已经审核的单据，在没有生成凭证之前可以取消审核，直接单击“弃审”即可。

应收单据输入审核完成以后直接制单：当应收单据审核后，系统就会弹出“是否立即制单”窗口，单击“是”则审核后的单据就在总账系统中进行制单，完毕以后，单击“保存”按钮，凭证左上角就会显示“已生成”字样。

4. 收款单据的处理

收款单是企业接收到客户偿还的货款或劳务时填制的凭证，管理的内容包括收款单的录入与审核。具体的操作步骤是：从“财务会计”|“应收款管理”|“收款单据处理”|“收款单据录入”进入，打开“收款单”窗口，如图5−23所示，单击“增加”按钮，输入信息后保存。收款单的审核与应收单的审核类同。

图5−23 结算单录入

七、核销处理

应收系统的核销处理是用户进行的收款核销应收款工作，单据的核销作用是解决收回客户应收款的问题，核销该客户的应收款。建立收款与应收款的核销记录，监督应收款即时核销，加强往来款项的管理，从而进行准确的财务分析，为管理者提供决策的依据。核销的方式有手工核销和自动核销。

1. 手工核销

手工核销是指由用户手工进行收款单和与之对应的应收单的核销工作。手工核销加强了核销的灵活性。其步骤是：从“应收款管理”|“日常处理”|“核销处理”|“手工核销”进入，弹出“核销条件”对话框，如图5−24所示，输入相关的信息后确认，进入“单据核销”界面，单击“分摊”按钮，核销完成后保存。

图5−24 核销条件

2. 自动核销

自动核销是指用户确定收款单核销与之对应的应收单的工作，自动核销可以根据查询条件选择需要核销的单据，然后系统自动核销，这就加强了往来款项核销的效率。可以对多个客户进行核销处理，核销完成以后提交自动核销报告，显示已核销的情况和未核销的原因。操作的步骤：从“应收款管理”|“日常处理”|“核销处理”|“自动核销”进入，弹出“核销条件”对话框，单击“确认”后系统就进行自动核销。结束后，系统弹出“自动核销报告”。

八、坏账处理

坏账处理是指系统提供的计提应收坏账准备处理、坏账发生后的处理、坏账收回后的处理等功能。坏账处理的作用是系统自动计提应收款的坏账准备，当坏账发生时，进行坏账核销工作，当核销坏账又收回时，进行相关的处理。其处理的结果自动生成凭证并接转到账务处理子系统中去。

企业应于期末分析各项应收款的可收回性，并预计可能产生的坏账损失。对预计可能发生的坏账损失，计提坏账准备。企业计提坏账准备的方法由企业自行确定。系统为用户提供的坏账处理方式有应收余额百分比法、销售余额百分比法、账龄分析法、直接转销法。

当被确定的坏账又被收回时，可以通过坏账收回功能进行处理，录入一张收款单，金额即为收回的坏账金额。

企业应当依据以前的经验和债务单位的实际情况制定计提坏账准备政策，明确计提坏账准备的范围和提取比例。

通过坏账查询功能可以查询一定时期的坏账处理结果。

1. 坏账的确定

系统为用户提供了确定某些应收款为坏账的操作模块，通过本模块用户可以选定发生坏账的应收业务单据，确定一定期间内应收款发生的坏账，及时用坏账准备进行冲销，以避免长期呆滞的现象。从“应收款管理”|“日常处理”|“坏账处理”|“坏账发生”进入，界面如图5−25所示，输入相关的信息后确认，进入“坏账发生单据明细”窗口，界面如图5−26所示。在“本次发生金额”中输入坏账发生的金额后单击“确认”按钮，就可以进行制单处理。

图5−25 坏账发生

图5−26 发生坏账损失

2. 坏账的收回

坏账的收回是指系统提供的对应收款已确定为坏账后又被收回的业务处理功能，可以对一定期间发生的应收账款收回业务进行处理，反映应收款的真实情况，便于对应收账款的管理。从“应收款管理”|“日常处理”|“坏账处理”|“坏账收回”进入，界面如图5−27所示，输入相关的信息后确认就可以制单。

3. 坏账的查询

系统提供的对系统内进行坏账处理过程和处理结果的查询功能。通过坏账查询功能可以查询一定期间内发生的应收账业务处理情况，以加强监督。从“应收款管理”|“日常处理”|“坏账处理”|“坏账查询”进入，界面如图5−28所示。

图5−27 坏账回收

图5−28 坏账查询

九、转账处理

企业在平常的往来业务中，由于频繁发生往来款项，对同一个往来单位既有可能是债权人，也有可能是债务人，如果不及时的处理，就有可能导致账务混乱，因此系统往往提供对冲处理功能，以便正确反映与这类企业的往来情况。

1. 应收冲应付

应收冲应付是指用客户的应收账款，冲抵某供应商的应付账款。系统通过应收冲应付功能将应收款业务在客户和供应商之间进行转账，实现应收业务的调整，解决应收债权与应付债务的冲销。从“应收账款”|“转账”|“应收冲应付”进入，其界面如图5−29所示。如果需要应收冲应付，就选中“应收冲应付”，然后单击“应收”选卡，输入信息单击“过滤”，系统将所有满足条件的单据全部列出，用户可以在“转账金额”一栏中输入每一笔应收账款的转账额，通过单击“分摊”按钮，系统自动将转账总金额按照列表上的单据顺序进行分摊处理。选择“应付”卡，输入或选择有关的项目后，单击“过滤”按钮，将该供应商所有满足条件的应付款的单据类型、编号、金额等项目列出，用户可以在“转账金额”一栏中输入每一笔应付款的转账金额，然后单击“确认”，系统自动进行对冲。

图5−29 应收冲应付

2. 应收冲应收

应收冲应收是指将一家客户的应收款转到另一家客户中，系统将应收款业务在客商之间进行转入和转出，实现应收业务的调整，解决应收款业务在不同客商间记错户或合并户的问题。

从“应收账款”|“转账”|“应收冲应收”进入，其界面如图5−30所示。输入信息后单击“过滤”，将该转出户所有满足条件的单据全部列出。输入完成后单击“确认”，系统自动进行转出、转入处理。

图5−30 应收冲应收

3. 预收冲应收

预收冲应收指通过预收冲应收处理客户的预收款和该客户应收欠款的转账核销业务。

从“应收账款”|“转账”|“预收冲应收”进入，其界面如图5−31所示。单击“自动转账”按钮，系统进行成批的预收冲抵应收款工作。

图5−31 预收冲应收

4. 红票对冲

红票对冲可以实现某客户的红字应收单与其蓝字应收单、收款单与付款单之间进行冲抵的操作。系统提供手工和自动两种方式。操作的方式与步骤和上述操作大同小异。

十、月末结账

月末结账是将每月的单据进行封存，并将当月的销售数据记入有关的账表中。月末结账的操作步骤是：从“应收账款”|“期末处理”|“其他处理”|“月末处理”|“月末结账”进入，其界面如图5−32所示。双击需要结账月份后的“结账标志”，使其变成“Y”，单击“下一步”按钮，当本月所作的各项单据全部记账和制单以后，单击“确认”按钮，月末结账完成。

注意：月末结账通常与系统中其他所有功能的操作不相容，即在月末结账前，应确定其模块已经退出。月末结账之前用户应当将数据进行备份，以免造成不必要的麻烦。结账后不能再做当前会计月份的业务，只能做下月的业务。结账前应当检查本会计月份工作是否已经完成，只有在当前会计月份所有工作已经完成的前提下，才能进行月末结账工作。除上述的月末结账外，系统也提供年度的结账功能。年度的结账功能是将上年的基础数据和各种单据的数据全部转入本年账套中。

图5−32 月末处理

十一、账表管理

1. 业务账表查询

业务账表查询功能提供对业务总账表、余额表、明细表和对账单的查询。操作步骤是：从“账表管理”|“业务账表”|“业务总账”|“应收总账表”进入，界面如图5−33所示，单击“过滤”按钮，进入如图5−34所示界面，列出了符合条件的记录。

图5−33 应收总账表

图5−34 应收总账表

2. 账龄的分析和应付对账单查询

用户可以通过账龄分析功能来分析客户、存货、业务员和部门的应收款余额的账龄区间分布。

3. 账表的输出

应收子系统的账表输出模块主要是输出各种统计报、分析报表和明细账，输出的账表有四类。第一类是统计报表，比如销售统计表、发货统计表、发票使用明细表等；第二类是销售分析报表，比如销售结构表、销售毛利表等；第三类是各种明细账输出，比如销售收入明细账、销售费用明细账等。各种输出的账表既可以在屏幕上显示，也可以打印输出，还可以以文件的形式输出。