进销存信息管理系统设计

本章仅介绍一般进销存信息管理系统的设计，主要包括业务需求分析、业务流程图、数据流程图、E－R图和功能结构图。企业规模、经营产品、管理模式等因素都将导致不同的信息管理系统。

821 采购管理子系统

1采购管理子系统的业务需求分析和业务流程图

（1）业务需求分析。由库存部门出具请购单提交给采购部门，除了要确定需采购商品的种类和数量，还要确定具体的商品由哪一个采购员去采购，采购计划单按采购员不同分为不同的采购订单计划，每个采购员只能看到自己需要采购的部分。采购员可以根据自己掌握的信息直接选择供应商，如果价格不清楚需要向供应商确认，发给供应商所需要的物品的种类和数量，需要供应商回复具体价格，生成采购询价单。回复价格的询价单可以读入采购物品价格库。订单中详细规定了采购的物品种类、数量和金额、送货日期、送货方式、送货时间、付款方式等信息。制订完采购订单之后，供货商根据要求进行生产，在规定的时间或之前以规定的方式送货，物品到达后要进行检验，库存管理人员监督入库。在这个过程中要填写到货通知单，输入订货的编号，以确认是哪个订单的商品到货，输入到货种类、数量和金额以及合格产品的数量，由检验人员确认。对于质量不合格或者缺货的产品需要和供应商协调补货或退货。采购的流程从请购单到货单就此结束，合格的到货单生成采购入库单，转入库存管理系统。根据到货通知单的信息，企业可以据此做一些统计工作，如根据订单和到货通知单，企业可以评价供货商的价格情况、到货情况、供应的物品种类、供应商的信誉记录、按时交货情况、质量及售后服务情况。

（2）采购管理子系统业务流程图。采购部门是企业物品的重要入口部门，是物流实施的主要部门，主要业务是根据物料需求计划 （或库存法计算的物料需求）、采购提前期和采购批量，选择供应商，制定采购订单，实施入库检验，选择库存位置，并进行入库操作和账务登记。

商品采购的基本程序为：

①根据确定的采购目标，结合采购价格和市场信息选择供货方；

②签订购销合同；

③商品检验；

④商品入库和付款结算。

2采购管理子系统的总体构成

采购管理工作主要由采购部门完成，采购部门与财务部门、生产部门、仓库部门有密切的业务联系。采购管理子系统主要功能包括采购基础数据管理、采购计划管理、采购订单管理、采购收货管理和供应商评估管理。

（1）采购基础数据管理。采购基础数据管理模块主要是对采购管理中的基础数据进行管理，包括输入、查询、变更等操作。这个模块的处理逻辑并不复杂，但由于涉及采购管理业务的处理标准或规范，因此成为设计开发中的难点与重点。供应商管理模块是从基础数据管理功能中分解出来的子模块，主要进行有关供应商资料的维护与供应商的评估。受物流系统科学的影响，与供应商的关系也应从供应链的战略高度来考虑，因此，这个模块将会增加许多功能。

（2）采购订单管理。采购订单分两种情况：对于长期供应商，建立合同关系，属于战略伙伴，可获得较优惠的价格政策；对于临时供应商，建立采购订单，属于临时买卖关系。

与供应商签订合同时应考虑下列问题：

①是否超过供应商的生产能力，即供应商能否按交货时间完成合同；

②是否符合供应商的技术要求；

③是否符合供应商的最低订单批量；

④为降低采购价格，是否要多选择几家供应商。

（3）采购计划管理。采购计划管理模块功能数据流程图 （第二层数据流）和采购计划管理模块功能结构图分别如图81和图82所示。采购计划是根据物流需求计划、采购提前期制订的。物流需求计划根据销售计划，或库存情况产生。采购提前期一般根据供应商的地点和运输条件确定，因此，在选择供应商时，采购提前期也是重要的选择条件。有时也要根据供应商的价格政策，变更请购计划，以取得最佳经济利益。

图81 采购计划处理模块数据流程图 （第二层数据流）

图82 采购计划管理模块功能结构图

（4）采购收货管理。采购收获模块数据流程图 （第二层数据流）和采购收获模块功能结构图分别如图83和图84所示。该模块的主要功能是进行采购收获管理，并进行向供应商的退货和换货管理。有时为了获得某些优惠价格的物品或紧急需要某些物品，可以直接接收供货商的物品。

图83 采购收货模块数据流程图 （第二层数据流）

图84 采购收货模块功能结构图

822 销售管理子系统

1销售管理需求分析和业务流程图

销售管理直接关系到企业的生存和发展，它是从商品的销售计划开始的，主要是统计和管理企业销售的商品、供应商、客户的各种信息，并对其进行全面分析；通过对销售各个环节产生的数据进行处理，为企业提供相关的订货信息、销售目标、商品库存的信息；建立客户信息档案和历史记录，进行维护和修改更新，获取客户的最新信息，对其进行分类管理，全方位地了解客户，进行有针对性的服务；及时取得最新的市场订货信息，再结合客户资料来判断销售计划是否可行，如果可行就制订销售订单和签订销售合同，并进行销售统计分析，如果不可行，则取消销售计划；进行客户分类统计和商品统计，再根据这些统计对企业的实际销售情况进行统计。签订销售合同之后，按照交货日期、开货单，库存管理部门更新库存台账，开出商品出库单。对销售过程中出现的补货和其他质量问题进行处理和记录维护。商品的销售应首先确定销售合同，它并不是订单，而是销售部门决定是否销售，当客户的条件满足要求时，销售部门同意交易，从仓库部门中采集商品信息，生成销售订单。销售订单中的送货时间、商品价格、商品数量都根据商品的实际情况而定。

2销售管理子系统的总体构成

销售管理工作主要由销售部门完成，销售部门与财务部门、生产部门、仓库部门有密切的业务联系。主要功能包括销售基础数据管理、销售计划管理、销售订单管理、收发货管理和销售服务管理。

（1）销售基础数据管理。这个模块主要是对销售管理中的基础数据进行管理，包括输入、查询、变更等操作，如图85所示，它的处理逻辑并不复杂，但由于涉及销售业务管理的处理标准或规范，因此成为设计开发中的难点与重点。

图85 销售基础数据管理模块功能结构图

（2）销售计划管理。由于存在生产周期和采购周期，许多企业在没有接到客户订单时，就根据销售计划进行生产或采购。当然，销售计划是根据销售预测情况，或者根据库存情况制定的，这种销售管理方式将获得较高的客户服务水平，但将以库存积压为代价。销售计划管理模块数据流程图 （第二层数据流）和销售计划管理模块功能结构图分别如图86和图87所示。

图86 销售计划管理模块数据流程图（第二层数据流）

图87 销售计划管理模块功能结构图

现在许多企业为降低库存，减少企业风险，在接到客户订单后再组织生产或采购。这种销售管理方式特别适用于客户对交货周期没有严格要求的物品，如钢铁产品生产企业一般是与客户签订销售合同后再组织生产。这时销售计划直接由客户订单汇总产生，如果生产能力有富余，为保证生产的连续性和经济性，销售部门应根据销售情况增加部分虚拟客户订单，或生产部门增加工艺设备的维修时间。

（3）销售订单管理。销售订单分两种情况：对长期客户，建立合同关系，属于战略伙伴，有较优惠的价格政策；对临时客户，建立销售订单，属于临时买卖关系。对于临时客户，每次购买必须进行信用审查。销售订单管理模块功能结构图和销售订单管理模块数据流程图 （第二层数据流）分别如图88和图89所示。

图88 销售订单管理模块功能结构图

图89 销售订单管理模块数据流程图 （第二层数据流）

与客户签订合同时还应考虑下列问题：

①是否超过生产能力，即能否按客户的交货时间完成合同；

②是否有能力按客户的技术要求完成合同，即品种、规格、质量等技术条件；

③客户的最小订单批量，即生产与采购部门能接受的最小批量；

④价格优惠策略，即如何利用价格优惠策略为企业创造最大利润。

（4）销售收发货管理。销售收发货管理模块数据流程图 （第二层数据流）和销售收发货管理模块功能结构图分别如图810和811所示，该模块主要完成物品发货管理及物品的退货及换货管理。注意应根据退货与换货时的不同情况，调用差价管理子模块，计算应扣除的部分。例如，退货可分为完全退货、扣除部分损耗退货等；换货可分为完全相同的物品换货、等价格物品换货、差价物品换货等。

图810 销售收发货管理模块数据流程图 （第二层数据流）

图811 销售收发货管理模块功能结构图

（5）销售服务管理。“客户第一”是企业经营管理的核心，由销售服务模块来实现。销售服务管理模块功能结构图和销售服务模块数据流程图 （第二层数据流）分别如图812和813所示。该模块包括售前、售中和售后服务，对整个服务过程进行跟踪。

图812 销售服务管理模块功能结构图

图813 销售服务模块数据流程图 （第二层数据流）

823 库存管理子系统

1库存管理业务需求分析和业务流程图

（1）库存管理业务需求分析。商业企业库存管理的基本任务就是通过对仓库所有入出库活动的管理和控制及对库存数据进行有效的统计和分析，以保证企业生产中物流的畅通，使决策人员及早发现问题，采取相应措施，调整库存结构，缩短储备周期，加速资金周转，最大限度地降低库存占用。同时，通过周期性的仓库盘点，及时补救管理中的漏洞，使库存管理系统实时地反映企业中各个仓库的最新情况，为各类管理人员从不同的侧面提供所需信息，以便协调企业经营，收到更大效益。库存管理系统是协调企业生产经营的基础，其准确的数据、方便的查询、有效的分析是整个计算机管理系统顺利运行的关键。

销售、采购、财务等部门希望将企业所有仓库合为一个仓库进行采集。但对于库存管理来讲，应区分每个物理仓库的库存情况，它的管理重点是实际库存数量，要保证库存商品完好无损，不出差错，内部控制健全有效。库存管理的主要输入业务单包括商品入库检验单、入库单、出库单 （提货单）、客户退货单、供应商退货单。当购入商品时，供货单位将商品送到仓库，仓库人员按送货单核对，并按实际情况输入检验单。检验单输入时，仓库应及时调整商品信息，仓库中没有的商品应输入基本信息，仓库中已有的商品应合计进货数量及库存数量。销售商品时，当客户采购的商品从仓库提出后，库存管理系统应根据提货单的信息自动将销出的商品从库存中减去，保证每种商品库存信息的正确。

（2）库存管理业务流程。

①物品出入库与移动管理。对日常的物品入库、销售出库和物品库位移动等工作进行管理，产生出入和移动单据，改变库存物品的数量与库位。

②库存物品的盘点。根据物品的盘点周期对库存物品进行盘点，并按实际盘点信息调整库存逻辑信息，保证物品的实际信息与计算机内的逻辑信息一致。一般盘点方法有冻结盘点和循环盘点两种。冻结盘点是要停止进行出入库操作，而循环盘点则可以同时进行出入库管理。盘点结果产生盘点报表，经财务部门和主管领导审批后，对库存物品数量进行调整。

③库存物品分析。库存物品分析包括库存数量分析 （超出或短缺）、物品占用资金分析、物品来源与去向分析、物品分类与构成分析等。它为制订企业经营目标、库存控制策略和评价指标提供依据。

库存管理业务流程图如图814所示。

图814 库存管理业务流程图

2库存管理子系统的总体构成

库存管理工作主要由仓库部门完成，仓库部门与财务部门、生产部门、计划部门有密切的业务联系。仓库管理子系统第一层数据流程如图815所示，主要功能包括库存基础数据管理模块和库存处理模块。

图815 库存管理子系统第一层数据流程图

（1）库存基础数据管理。库存基础数据管理模块数据流程图 （第二层数据流）和库存基础数据管理模块功能结构图如图816和图817所示。库存基础数据模块主要是对库存管理中的基础数据进行管理，包括输入、查询、变更等操作。这个模块的处理逻辑并不复杂，但由于涉及库存管理业务的处理标准或规范，使其成为设计开发中的难点与重点。这些标准和规范与仓库的类型、仓库布局、库存物品的物理特性、库存数量、管理手段等因素密切相关。

图816 库存基础数据管理模块数据流程图 （第二层数据流）

图817 库存基础数据管理模块功能结构

（2）库存处理。库存处理模块数据流程图 （第二层数据流）和库存处理模块功能结构图分别如图818和图819所示。该模块主要是进行入库操作管理、出库操作管理、移动操作管理以及物品的盘点和物品损坏操作管理。它是直接进行物流作业管理的功能模块，操作简单、方便，并具有多种可靠性手段，防止数据差错影响整个系统的运作水平。

入库操作处理模块数据流程图 （第二层数据流）如图820所示，它是库存处理模块的一个重要子模块，主要进行采购物品与其他物品的入库操作。它与采购部门、生产部门、销售部门等均有密切联系，是整个系统数据的主要输入环节。出库操作处理模块数据流程图 （第二层数据流）如图821所示，它是库存处理模块的另一个重要子模块，主要进行销售物品与其他物品的出库操作。它与销售部门、生产部门和供应商等均有密切联系，也是整个系统数据的主要变动环节。

图818 库存处理模块功能结构图

图819 库存处理模块功能结构图

图820 入库操作处理模块数据流程图 （第二层数据流）

图821 出库操作处理模块数据流程图 （第二层数据流）

824 逻辑设计

1建立E－R模型

进销存系统的整体E－R模型如图822所示。

图822 进销存系统E－R模型

（1）标识实体。实体主要有：供应商，商品，销售订单细节，销售订单，客户，销售发票，应收账款，仓库，员工，采购订单，应付账款，采购发票。

（2）标识关系 （见表81）。

表81 标识关系

续表

（3）标识实体和关系的有关属性 （见表82）。

表82 标识实体和关系的有关属性

（4）确定属性域 （见表83）。

表83 属性域

续表

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（5）确定候选键、主键和备用键属性 （见表84）。

表84 候选键、主键和备用键属性

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（6）检查模型的数据冗余。检查E－R模型是否有冗余存在，并删除这些冗余。在这个步骤中有三个活动：

①重新检查一对一关系；

②删除冗余关系；

③当访问冗余时，考虑时间尺度。

（7）检查模型是否支持用户事务。有两个可能的方法来检查E－R模型是否支持所需的事务：

①通过事务的需求描述存档，检查模型中是否提供了事务所需的所有信息。

②使用事务路径，根据必需的事务使数据模型有效化，若可以在E－R模型中以图形方式直接描述每个事务的路径，则该系统支持用户事务。

2将E－R模型映射为基本表

（1）为E－R模型建立基本表表达实体、属性和约束 （见表85）。

表85 表达实体、属性和约束基本表

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（2）用规范化方法检验表的结构。这个步骤是检查基本表的列的组成。用规范化的方法检查每个表的组成来避免不必要的数据重复。

（3）检查表是否支持用户事务。这个步骤是检查基本表是否如用户需求中所要求的那样，支持用户所需求的事务。它确保局部逻辑数据模型支持所需求的事务。

（4）检查业务规则。业务规则用于防止数据库不完整、不准确或不一致。完整性约束包括需要的数据、列的数值域约束、实体完整性、多样性、参照完整性。

825 物理设计

物理设计包括以下内容：

（1）设计基本表。

（2）选择文件组织形式 （见表86）。

表86 文件组织形式

续表

（3）选择索引 （表87）。

表87 索引