合同管理的主要工作流程

合同管理工作流程如图1－5所示，作为各方的合同管理人员在合同管理名各阶段的主要工作流程如下。

图1－5 合同管理工作流程

1．合同总体策划

(1)概念

合同进行总体策划是指在建筑工程项目的开始阶段首先分析解决对整个工程和合同的实施有重大影响的问题，完成对与工程相关合同的合理规划。正确的合同总体策划能够保证各个合同圆满履行，促使各合同能完善协调，最终顺利地实现工程项目的整体目标。

(2)策划内容

合同总体策划不仅仅是针对一个具体的合同而是确定以下工程合同的一些重大问题。它对工程项目的顺利实施，对项目总目标的实现有决定性作用。

①该项目可分解成几个独立的合同? 每个合同有多大的工程范围?

②采用什么样的委托方式和承包方式? 采用什么样的合同形式及条件?

③如何确定合同中一些重要条款? 如适用法律、违约责任、风险分担付款方式、奖惩措施、项目实施监控措施以及对承包人的激励措施等。

④合同签订和实施过程中有哪些重大问题? 如何决策?

⑤如何与相关各个合同在内容上、时间上、组织上、技术上进行协调?

(3)策划依据

合同双方有不同的立场和角度，但他们有相同或相似的策划研究内容。以下是合同策划主要依据。

①业主方面: 业主的资信、管理水平和能力，业主的目标和动机，对工程管理的介入深度期望值，业主对承包商的信任程度，业主对工程的质量和工期要求，等等。

②承包商方面: 承包商的能力、资信、企业规模、管理风格和水平、目标与动机、

目前经营状况、过去同类工程经验、企业经营战略等。

③工程方面: 工程的类型、规模、特点、技术复杂程度、工程技术设计准确程度和计划程度、招标时间和工期的限制、项目的营利性、工程风险程度、工程资源(如资金等)供应及限制条件等。

④环境方面: 建筑市场竞争激烈程度，物价的稳定性，地质、气候、自然、现场条件的确定性等。

(4)策划过程

合同总体策划过程如下。

①研究企业战略和项目战略，确定企业和项目对合同的要求。合同必须体现和服从企业和项目战略。

②确定合同的总体原则和目标。

③按照上述策划的依据，分层次、分对象对合同的一些重大问题进行研究，采用各种预测、决策方法，风险分析方法、技术经济分析方法，综合分析各种选择的利弊得失。

④对合同的各个重大问题做出决策和安排，提出合同更改措施。

(5)业主的合同总体策划

业主为了实现工程总目标，可能会签订许多主合同。每一个主合同都定义了许多工程活动，分别形成各自的子网络，同时它们又一起形成一个项目的总网络。因此，各种工程活动不仅应与项目计划(或主合同)的时间要求一致，各活动之间也应在执行时间上保持协调，从而形成一个有序的、有计划的主合同实施活动。例如设计图纸供应与施工，设备、材料供应与运输、土建和安装施工，工程交付与运行，等等之间应合理搭接。其合同策划主要包括以下内容。

①分标策划。

②合同种类的选择。

③招标方式的确定。

④合同条件的选择。

⑤工程合同体系中各个合同之间的协调。

(6)承包商的合同总体策划

在建筑工程市场中，业主的合同决策(如招标文件、合同条件)常常影响和决定承包商的合同策划。但承包商的合同策划又必须符合企业经营战略，达到盈利的基本目标。因此其合同策划应包括以下几个方面内容。

①投标方向的选择。影响投标方向的因素主要包括承包市场基本现状与竞争形势、工程及业主状况和承包商自身的情况。这几方面是承包商制定报价策略和合同谈判策略的基础。

②合作方式的选择。从经济和自身能力考虑，大多数承包商都不会自己独立完成全部工程。因此，在主承包合同投标前，承包商必须就合作方式做出选择，决定是否及如何与其他承包商合作，以求充分发挥各自的技术、管理、财力的优势和共同承担风险。

③确定投标报价和合同谈判基本战略。承包商如何做好所属各分包合同之间的协调? 如何确定分包合同的范围、委托方式、定价方式和主要合同条款? 选择什么报价和合同谈判策略? 这些是策划的主要内容。

④确定合同执行战略。合同执行战略是承包商执行合同的基本方针和履约管理的基础，这部分策划主要是中标后，合同管理部门的主要工作。

2．合同评审和签订工作

该阶段主要指招标、投标、评标、中标、直至合同谈判结束的一整段时间。该阶段工作主要包括业主的招标实务管理、投标方的投标实务管理、各方的合同审查和合同谈判。保证合同的有效性和争取最有利的合同条件是该阶段最主要的工作目标。

3．履约管理

该阶段主要指合同建立后到合同实施直至合同终结的一整段时间。该阶段主要工作是建立完善的合同实施体系，进行有效的合同分析与交底、合同控制、合同索赔与纠纷处理，以保证合同实施过程中的一切日常事务有序进行，最终保证各方合同目标的的实现。承包方应做好以下工作。

(1)合同分析与交底。承包商应进行完善的合同分析与交底，分解合同任务，落实到个人，督促各方以积极合作的态度完成自己的合同责任，努力做好自我监督。同时，还应督促和协助业主和工程师完成他们的合同责任，以保证工程顺利进行。

(2)合同监控与变更管理。对合同实施情况进行跟踪; 收集合同实施的信息，收集各种工程资料，并做出相应的信息处理; 将合同实施情况与合同分析资料进行对比分析，找出其中的偏离，对合同履行情况做出诊断; 向项目经理提出合同实施方面的意见、建议，甚至警告。参与变更谈判，对合同变更进行事务性处理，落实变更措施，修改变更相关的资料，检查变更措施的落实情况。

(3)日常的索赔和反索赔。这里主要指承包商与业主之间的索赔和反索赔; 承包商与分包商及其他方面之间的索赔和反索赔。该阶段的工作主要包括对于干扰事件引起的损失，向责任者提出索赔要求; 收集索赔证据和理由; 计算索赔值，起草并提出索赔报告; 审查分析对方的索赔报告; 收集反驳理由和证据; 复核索赔值，起草并提出反索赔报告; 参加索赔谈判。许多工程实践证明，如承包商不会行使合同所规定的权力，不会索赔，不敢索赔，超过索赔有效期或没有书面证据，等等，都会导致索赔无效，而使承包商权利得不到保护。

(4)处理合同纠纷。如何及时预见和防止合同问题，处理合同纠纷和避免合同争执造成的损失，这也是合同管理的重点。关键在于做好有关项目的鉴证、公证、调解、仲裁及诉讼工作。

4．工程项目合同的后评价工作

建设项目合同后评价工作是指工程项目结束后，对项目的合同策划、招投标工作、设计施工、合同履行、竣工结算等全过程进行系统评价的一种技术经济活动。它是工程建设管理的一项重要内容，也是合同管理的最后一个环节。它可使发承包双方达到总结经验、吸取教训、改进工作、不断提高项目决策和管理水平的目的。合同实施后评价工作流程如图1－6所示。

(1)合同签订情况评价包括: ①预定的合同战略和策划是否正确? 是否已经顺利实现?②招标文件分析和合同风险分析的准确程度; ③该合同环境调查、实施方案、工程预算以及报价方面的问题及经验教训; ④合同谈判中的问题及经验教训，以后签订同类合同注意点; ⑤各个相关合同之间的协调问题等。

(2)合同执行情况评价包括: ①本合同执行战略是否正确? 是否符合实际?是否达到预想的结果?②在本合同执行中出现了哪些特殊情况?已采用或应采取什么措施防止、避免或减少损失? ③合同风险控制的利弊得失; ④各个相关合同在执行中协调的问题等。

图1－6 合同实施后评价工作流程

(3)合同管理工作评价。这是对合同管理本身，如工作职能、程序、工作成果的评价，包括: ①合同管理工作对工程项目的总体贡献或影响; ②合同分析的准确程度; ③在投标标报价和工程实施中，合同管理子系统与其他职能的协调问题，需要改进的地方; ④索赔处理和纠纷处理的经验教训等。

(4)合同条款分析包括: ①本合同的具体条款，特别对本工程有重大影响的合同条款的表达和执行利弊得失; ②本合同签订和执行过程中所遇到的特殊问题的分析结果; 对具体的合同条款如何表达更为有利等。