计划说服性信息

为目标人群量身定做的说服性信息要求你仔细地计划，也就是说你应该清晰地了解自己的目的，同时还要全面分析目标人群的需求。

一、目的

说服性信息的目的是让读者同意你的观点或者做你请求他们做的事。举例来说，你想说服你上司接受一项复杂的提议，那你的目的可能是：

● 接受你的提议

● 同意对这项提议做一个初步调研

● 安排一次与上司的会面，让你有机会当面讲出自己的想法，并回答他的疑问

上述三个不同的目的意味着要采取不同的策略。同样，如果你要写一封销售信函，你必须想好你的目标是要卖出产品，还是勾起读者的兴趣，让他们想要得到更多的信息，或是你想安排一次销售拜访。再一次强调：清晰地知道自己的目的，才能采取正确的策略。

二、受众分析

你将自己的想法或者产品宣传得越符合受众的特定需求，你的信息便越具有说服力。需要牢记一点，充分了解目标受众，为他们量身定做符合他们特定需求的信息，强调对方的需求才能达成目标。如何对目标受众进行分析，你需要回答自己五个问题（见图8-1）。

1．主要受众是谁

大多数沟通任务的受众只有一人，这大大简化了你的写作任务。然而有时候你会有多个受众，这种情况下，你就需要确定谁是你的主要受众，然后确定你的次要受众。主要受众对你实现你的目的至关重要，次要受众是那些读到你信息并会受其影响的人。如果你不能两者兼顾，那就要努力满足主要受众的需要。如果可能，那同时兼顾次要受众的需要。

图8-1 受众分析五步曲

小贴士：

让主要受众成为你写作的焦点。

例如，针对你的一项提案，总经理是唯一能拍板的人，其他部门的同事只是起配合作用，那么总经理就是你的主要受众。在你准备信息的时候，内容、组织和语气就得主要满足总经理的要求。通常情况下，主要受众是你沟通对象中级别最高的人。

2．你和受众什么关系

你的受众认识你吗？如果受众不认识你，又如何能信任你并被你说服？这种情况下，你就必须首先建立你的可信度，采用理性的语调并用足够的事实支持你的观点。你的受众是组织内部的人，还是组织外部的人？如果是外面的人，那么你就通常要比给内部人士写信时更正式一些，多加入一些背景信息并减少行话术语的使用。

小贴士：

你与受众的关系决定了你沟通的语气和风格。

与受众相比，你在公司的身份是什么？与上级沟通通常需要更正式，语气上更柔和，内容的信息性更强。这类信息往往宜采用直接的组织方式，即“干货放在前面”，把主要意思在第一段就提出来。研究一下你上司写的报告，了解他喜欢的行文风格和措辞，然后对你的报告作出调整。

与下属沟通，要有礼貌而不傲慢。无论是表扬还是批评，都要对事不对人，说得具体些。通常情况下，公开表扬，私下批评。

3．受众可能会有什么反应

评估受众在听了你的消息后会有什么反应。如果读者对你的话题最初的反应可能是积极的，那你的工作就相对轻松些。你可以采用直接的方式，在开头就给出最重要的信息，然后再提供需要的细节。

如果受众的反应可能是中立的，那你需要在一开头就要引读者的兴趣，然后说服他们相信你的内容重要且合理。

假如你预料读者对你的主题或者你个人的反应会是消极的，那你最好的办法就是引用读者熟悉的人或者这方面权威专家的观点来支持你的论点。要让读者知道，他们熟悉或认可的人物也和你有着相同的观点。使用谦逊保守的语言，向读者提出建议的时候要让他们觉得既能接受又不至于显得屈服。

如果你预先知道受众会反对你的提议，你最好的策略就是提出额外的例证。平时用一个例子，现在要用两个或三个。平时只引用一个资料来源，现在要引用多个来源。在双方能达成共识的部分强调读者的利益，尽量预测和回答可能会有的异议，用逻辑分析、例证和语气来构建你见解的合理性。

小贴士：

预测对方可能的反应决定了你的沟通策略。

4．受众已经知道了什么

了解受众对你的主题的熟悉程度，对于你决定内容和写作风格非常重要。这可以帮助你确定需要多少背景信息、是否能够使用行话和术语以及内容深浅的程度。如果你有多个受众的话，你需要根据主要受众的理解水平来调整细节数量。一般来说信息多要好过信息少。

小贴士：

了解受众已经知道了什么能帮助你确定读者需要的信息量。

5．受众有什么独特之处

受众的个人喜好和背景特征里是否也有可用的信息能被你运用到沟通中呢？你应该向读者传达这样一个信息：“你很重要，所以我花了时间去了解你。”

例如，你的读者喜欢把重要信息列在最前的人吗？怎样称呼你的读者能让他感到高兴？你的读者最近工作生活中有什么好事或者不好的事情可能会影响他对你信息的接受性？

小贴士：

使内容更迎合受众，让读者觉得你很重视他。

练一练

你是办公室主任，你所在的公司正试图缩减开支。原本你们的办公室地处城市中心地区，交通便利，租金昂贵，现在你收到上司的通知，你们的办公室将搬迁至郊区。你需要将这则消息告知办公室的职员，使他们理解并接受公司的这一决定。

请用受众分析五步曲试着分析你的受众。