管理的基础工作与管理信息化

1.4.1 管理的基础工作

1)管理的基础工作的概念与特点

要实现管理的现代化与信息化,必须要加强管理的基础工作。 “办企业犹如修塔,如果只想往上砌砖,而忘记打牢基础,总有一天塔会倒塌。”没有管理的基础工作,就如大厦没有地基的后果一样。

(1)管理的基础工作的概念

所谓管理的基础工作是一个组织为实现组织的目标和管理职能,做好各项专业管理工作提供前提条件所必需的各项基础性保障工作。 一般包括标准化、定额工作、计量工作、信息工作、以责任制为核心的规章制度、员工的基础教育等工作。 管理标准化有利于使各项管理工作达到合理化、规范化和高效化,信息则是沟通企业内外上下左右各方面联系的重要工具,而建立健全组织内部责任制,是使组织有序有节奏地整体行动的制度保障,基础教育则

有利于通过员工素质增强组织的竞争力。

(2)管理的基础工作的特点

管理的基础工作有以下特点:

①科学性。 要体现和反映企业生产经营活动的客观规律。

②群众性。 涉及的面较广,工作量也比较大,要持之以恒,需要全员参与。

③先行性。 要为各项专业管理提供资料、准则、条件和手段,是搞好企业管理的一项先行性、前提性的工作。

2)管理的基础工作的内容

管理的基础工作包括以下内容:

(1)标准化工作

主要是针对企业技术标准、管理标准和工作标准的制订、贯彻执行和管理工作。 标准化有助于提高社会效益和企业经营效益,也通过“标准”的提供,大大减少具体的经营协调、技术协调和管理协调工作。

管理故事

和尚撞钟

有一个小和尚担任撞钟一职,半年下来,觉得无聊之极,“做一天和尚撞一天钟”而已。有一天,主持宣布调他到后院劈柴挑水,原因是他不能胜任撞钟一职。 小和尚很不服气地问:“我撞的钟难道不准时、不响亮?”老主持耐心地告诉他:“你撞的钟虽然很准时也很响亮,但钟声空泛、疲软,没有感召力。 钟声是要唤醒沉迷的众生,因此,撞出的钟声不仅要洪亮,而且要圆润、浑厚、深沉、悠远。”

•小和尚之所以不服、“撞钟”做得不好是由于主持没有提前公布工作标准造成的。 如果小和尚进入寺院的当天就明白撞钟的标准和重要性,就不会因怠工而被换岗或撤职。

(2)定额工作

定额工作主要是指各项技术经济定额的制订、执行和日常管理工作。 比如劳动定额、物资消耗定额、资金使用定额等。 定额工作是制订实施计划、考核的重要依据。

(3)计量工作

计量工作主要是指测试、检查、化验、分析等方面的计量技术、器具、规则、要求和计量管理工作。

(4)信息工作

信息工作是指为企业的经营管理需要进行的信息收集、处理、存储、分析、利用等工作。如市场信息、经营环境信息、客户信息、各种原始记录、台账、统计报表和档案工作。 信息是企业经营管理的重要资源,信息管理是企业经营决策和绩效评价的重要依据。

(5)规章制度

规章制度是企业各类责任制度、管理制度和工作制度的制订、完善、执行和考核工作。

制度约束就是“内部法治”,对规范管理过程、规范活动行为有着十分重要的作用。

(6)员工的基础教育

员工的基础教育主要是指以提高素质为目的而对全体员工进行的基础教育和基本技能培训。 之所以成为基础工作,是因为员工素质得以提高能有效促进企业经营管理工作的执行。

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管理的飞轮效应

为了使静止的飞轮转动起来,一开始你必须使很大的力气,一圈圈反复地推,每转一圈都很费力,但是每一圈的努力都不会白费,飞轮会转动得越来越快。 达到某一临界点后,飞轮的重量和冲力会成为推动力的一部分。 这时,你无须再费更大的力气,飞轮依旧会快速转动,而且会不停地转动。

•一个组织制订好了各种规章制度,做好日常管理工作,建立良好的管理运行机制,形成了好的工作习惯,就能持续有效地运行。

1.4.2 管理信息化的概念

1)管理信息化

信息化是指一个广泛利用现代信息技术,充分开发和利用组织内部或外部的,组织可能得到和利用的,并与组织业务活动有关的各种信息,以便及时把握机会,作出决策,增进运行效率,从而提高组织竞争力水平和效益或效率的过程。

从企业的角度来讲,企业管理信息化实质是将企业的生产过程、物料移动、事务处理、现金流动、客户交互等业务过程数字化,通过各种信息系统加工生产新的信息资源,提供给各层次的人们洞悉、观察各类动态业务的一切信息,以作出有利于生产要素组合优化的决策,合理配置资源,提高企业市场竞争力,提高管理的效率和经济效益。

2)企业管理信息化的内容

①合理构建企业的业务流程和管理流程,完善企业的组织结构、管理制度等。②建立企业的总体数据库。

③建立相关的各种自动化及管理系统。

④建立Intranet(局域网),达到企业内部信息的最佳配置。

⑤接通Internet(互联网),获得与企业经营有关的信息,充实自己的信息资源。

3)企业管理信息化的作用

①能提高企业经营管理信息的准确性和及时性,有助于企业决策的进一步科学化。

②能促使企业业务办事程序和管理程序更加合理,从而有助于增强企业的快速反应能力。

③能进一步促进企业资源的合理组合及利用,使其在现有资源条件下达到最佳利用效果,从而大大提高企业的生产经营效率和管理效率,能够降低经营成本,提高经济效益。

④能给企业提供一个强大、快捷的信息交流平台,有助于企业紧紧跟踪一些先进经验和成果,从而有助企业的发展,提高员工的创新能力。

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什邡卷烟厂企业信息化建设

什邡卷烟厂是国家烟草专卖局直属的38家重点企业之一,该厂从2000年开始实施财务管理信息化,把财务管理人员从日常的记账、算账、报账等机械的日常事务处理转向偏重财务管理,减轻了日常工作量的80%,财务主管有更多时间参与企业其他的经营与决策工作,财务人员工作的范围扩大、工作内容增加、工作强度下降。 企业以财务管理为中心,将物流、资金流纳入系统统一管理,财务与业务及生产数据共享,财务管理者可以通过采购订单、采购合同、生产任务单等对物流和资金流进行跟踪管理,可以根据数据采集系统对原辅材料投放及时监控,财务主管可以及时掌握各相关部门的工作进度和工作绩效。 网络技术和数据共享可以保证问题及时发现与处理,真正做到事前有预测和分析,事中有跟踪和监督,事后有考核和记录。 其财务管理信息化仅实施一年就减少库存资金占用累计2．8亿元,节省利息1700万元,产生了明显的效益。

【小思考】

同学们结合在学校内学习和生活的经历,觉得学校应该在哪些方面实现管理信息化?信息化给我们带来了哪些好处?

4)企业管理信息化应具备的条件

(1)要有企业管理信息化的需求欲望

管理信息化实施是企业的一项重大项目,首要条件是企业真正具有信息化的需求欲望,领导要有意识,管理信息化实施是“一把手工程”。 企业信息化尤其是开发管理信息系统,投资巨大,技术要求高,集成配合度高,难度很大,要求企业领导应该有开发、应用信息系统的勇气和决心及高瞻远瞩的眼光。 只有企业领导明确管理信息化的重要性,下决心加强信息化工作,从战略高度规划这项工作,加大投入,才能实现管理信息化。

(2)要有建立管理信息化的软硬条件

管理信息系统的开发、使用、维护,必须要有必要的条件:一是懂得管理信息化的人才。二是基础运行环境,包括:①基础工作规范化,要做到数据规范、业务规范化、信息处理流程规范化。 ②建立企业管理信息化的运行平台,一方面包括计算机硬件环境,这是管理系统运行的基础。 硬件的选择不限于讨论单机如何选型、如何配置,而是更侧重于计算机网络的规划和建设。 另一方面是运行管理系统的软件环境,包括操作系统、数据库管理系统等。 ③配备适用软件。 对制造行业来说,部署和应用ERP系统是较为现实的选择。

(3)要建立企业信息管理体制

企业管理信息化涉及企业生产经营全过程、各个方面,协调组织难度大,必须高度协同,高效组织,为此必须建立适当的信息管理体制。 目前世界范围内较为流行的是CIO体制,即信息主管领导体制,在决策层中设置一个信息高级主管负责信息化建设,设置专门企业信息中心负责信息建设的日常业务与管理,由技术部负责信息系统和网络管理。

(4)要搞好全员信息化培训

企业管理信息化能否实施,关键还在于全员的信息化意识普及以及日常工作信息技术的掌握,企业要对员工加以培训,以便使他们掌握不同程度的技术知识与业务知识,以实现信息系统的完美交接。