档案管理需要“诚信”

第一节　档案管理需要“诚信”

一、档案来自人们的社会活动,这是档案产生的源头,它需要诚信

档案是各机关、团体、企事业单位在各项工作活动中,以及个人在私人活动中产生出来并记录下来的,它的产生就已经蕴涵了真实信用的基本要求。如制造产品,从设计、开发、试验、鉴定、组织生产、市场销售、用户信息反馈等全过程形成的记录都必须是真实的,任何一点的虚假都将造成无可挽回的损失,直接影响企业的正常运作。同样,所形成的档案如果存在任何虚假就会影响档案的利用,给企业带来巨大的经济损失。

二、档案的收集、整理、归档工作是客观地记录信息,并用科学方法将其保存下来,管理起来,它需要诚信

从事档案工作的专业人员,应该是既具有档案业务知识,又具有相关技术专业知识的高素质管理人员。但是,由于档案管理部门在各单位内往往是属于次要部门,在档案人员的选择上存在一些偏差,导致存在如下普遍问题:档案人员素质没有达到应有的要求,档案人员在档案的收集过程中,缺乏专业知识而导致收集不齐全,整理不规范,归档的档案使用价值不高等问题。当业务部门的专业管理人员没有真实地将形成的档案全套完整归档时,也就是说档案产生者对归档缺乏诚信时,问题就更严重了。当这些档案实体被提供利用时,就导致档案部门缺乏诚信,难以实现档案工作为生产经营管理活动服务的宗旨,而且会由此走入恶性循环的僵局,大大影响档案管理工作的进一步开展。

三、档案的开发利用和服务工作是档案管理工作中的重要一环,是将所藏有的档案优质提供给档案利用者的服务环节,是对档案管理水平的考验,它需要诚信

档案管理的最终目的是提供利用,只有在档案被社会各阶层利用的过程中,才会将档案管理的潜在经济效益和社会效益发挥出来,并产生管理绩效。档案的利用价值也在于档案的真实、信用,如果在这个过程中缺失诚信:提供虚假档案给利用者,或者由于档案管理的混乱不能给利用者提供所需要的档案,或者服务质量缺乏诚信提供材料不齐全,或者不能及时提供档案利用延误利用者时机等,都会给利用者带来损失,给社会带来危害。

毋庸置疑,没有诚信,社会就会失去正常的秩序,但“诚信”不能作为挂在口头的漂亮门面,因为诚信要依靠制度的保障。没有好的制度,凭空让人讲“诚信”,就好像没有有效的监督机制而让官员自觉不腐败一样。信用制度建设是整个社会信用的基础,档案管理与信用制度建设是密切相关、不可分割的,信用制度的建设依托档案的真实、档案管理体现信用制度、信用制度保障档案的真实有效并实现诚信。档案诚信是对社会的义务和责任,档案诚信的缺失将使人们丧失对自己及历史的认识,也将使整个社会的发展为此而付出沉重的代价。