与供应商／服务商的协作

二、与供应商／服务商的协作

一般普通观众注意不到活动看台设施和移动公厕的提供者，注意不到节目表的印刷商、志愿者制服的制造商以及现场垃圾清理商等，而作为活动的组织者，选择好的供应商／服务商是非常重要的。

1.确定需要的产品和服务种类

如一场高尔夫球赛需要与30多类供应商／服务商打交道，包括市场设计、标志牌、礼仪策划及用车、计分系统、餐饮服务、饭店服务、发电机与空调、印刷、救援车辆、制作证件和凭证、票务及汽车通行证、各种桌椅、停车场管理、洗车服务、保安、往返交通、无线电通信等。按经验来说，为每75～100名观众设计一个食品饮料售卖点比较合适。

2.详细说明彼此的权利和义务

如对于餐饮服务商，应确认他们是否具有经营许可证，了解饮食责任保险由谁承担，要求他们提供公司简介、餐饮品种、供餐计划、标有价格的菜单样本，并提出在活动供餐多样性等方面的基本要求。

活动组织者则应为餐饮服务商提供下列条件：提供公用帐篷和与之相邻的服务区；充足的配餐工作空间和服务通道；服务人员停车证和入场证；至少两台能收到组委会频道的双向无线电步话机；工作区的安全保卫；员工休息室；赞助商提供的食品和饮料（供给运动员、演员和志愿者）。

有些定期举办的活动，组织方会和供应商签订长期协议，一般为期3～4年。签订长期协议对活动主办方和供应商来说都更能提高效率。首先，可以节省花在供应商招标上的时间和精力；其次，可以培养与供应商／服务商之间密切的协作关系，而且对于印刷、制服制作等项目，主办方通常只会选择本地服务商进行。

3.保证商品保质保量、如期到达

如活动统一制服的设计、制作和发放是活动后勤工作的重要内容，也是颇为烦琐的、具有挑战性的工作。制服的准备应提早进行，制服的款式、颜色和面料的选择都有一定的讲究，不同级别的管理／工作人员的制服在颜色和款式上应有所不同：如入场管理和问讯处工作人员可以穿蓝色，引座员则可穿红色或黄色，保安人员穿浅灰色，医务人员则可穿白色；而且服装的面料也应根据活动举行时的气温、天气状况而定。

制服尺寸、提前足够的时间订制制服、寻找愿意为活动提供制服的赞助商、有效率地发放制服、制定调换和归还制服的有关规定、为管理人员修改制服等都是管理制服事务应注意的事项，其中，保证制服能在活动前如期运到组织者手里至关重要，如果出现意外事件耽误活动期间的使用，就必然带来混乱。